Почти в каждой компании, где внедрён Битрикс24, рано или поздно возникает один и тот же парадокс. Контактные данные сотрудников вроде бы есть: телефоны, должности, подразделения, почты. Но когда кому-то срочно нужно найти номер коллеги или понять, в каком отделе он работает, начинается суета, звонки «по цепочке» и сообщения в чатах.
Формально Битрикс24 тут ни при чём — вся информация хранится в карточках пользователей. Проблема в другом: карточки не предназначены для быстрого просмотра и поиска. Чтобы узнать телефон или кабинет, нужно открыть профиль конкретного сотрудника, пролистать поля, иногда — догадаться, где именно это поле вообще заполняется. Для разовой задачи это ещё терпимо, но в повседневной работе такой подход неудобен.
Ситуация усугубляется тем, что далеко не все сотрудники активно работают в портале. Производство, склад, бухгалтерия, юристы, технический персонал — многие из них заходят в Битрикс24 редко или не заходят вовсе. Но при этом именно им чаще всего нужны телефоны и контакты коллег. В итоге данные есть, а удобного способа получить к ним доступ — нет.
Ещё одна типичная проблема — актуальность информации. В компаниях с ротацией кадров всё меняется быстро: кто-то ушёл, кто-то пришёл, кого-то перевели в другой отдел. Старые списки, файлы и таблички моментально устаревают. Даже HR или администратор портала не всегда могут в моменте сказать, где сейчас работает сотрудник и какой у него внутренний номер.
В таких условиях сотрудники начинают придумывать свои костыли. Кто-то сохраняет телефоны в личных заметках, кто-то фотографирует список на стене, кто-то просит «скинуть актуальную табличку в чат». Эти решения работают ровно до первого изменения в штате, после чего снова превращаются в источник путаницы.
Именно из этой боли на практике и рождается необходимость отдельного, компактного справочника. Не сложного портального интерфейса, не набора карточек, а простой таблицы, где сразу видно: кто есть кто, в каком отделе, как связаться. Так, чтобы можно было открыть, пролистать, распечатать или отправить коллегам без лишних объяснений.
В этом месте логично появляется приложение «Справочник компании». Оно не дублирует функционал Битрикс24, а решает конкретную прикладную задачу — быстрый доступ к данным сотрудников в удобном формате. Таблица собирается напрямую из карточек пользователей, поэтому портальная версия всегда остаётся актуальной и не требует ручного обновления.
Когда такой справочник появляется в компании, меняется повседневная коммуникация. Сотрудники перестают спрашивать «а у кого телефон», HR реже сталкивается с одними и теми же вопросами, а новые люди быстрее ориентируются в структуре компании. И что важно — справочник становится полезен даже тем, кто вообще не работает в портале Битрикс24.
По сути, «Справочник компании» закрывает разрыв между «данные есть» и «данными удобно пользоваться». Это тот самый случай, когда небольшое по функционалу решение снимает системную проблему, которая годами воспринималась как «ну так у всех».
Также по теме:
- Телефонный справочник компании для печати и PDF: зачем он до сих пор нужен бизнесу
- Онбординг новых сотрудников в Битрикс24: как справочник компании экономит время HR и руководителей
- Высокая ротация кадров и актуальные контакты: как не потерять порядок в Битрикс24
- Реальные кейсы: как компании используют «Справочник компании» в повседневной работе
- Почему сотрудники не могут быстро найти телефоны и контакты коллег в Битрикс24
- Корпоративный справочник сотрудников: зачем он нужен, если у вас есть Битрикс24
- Лендинг приложения
- Текстовая версия видеопрезентации