В России усиливается тренд на цифровизацию документооборота

Изменение структуры

Специалисты отмечают коренные изменения в сфере документооборота, и в прошедшем году этот тренд только набрал силу. Последние несколько лет стали периодом не только импортозамещения, но и пересмотра самой системы управления данными. Если ранее электронная документация была просто заменой привычным бумажным документам, то теперь обычные учетные сервисы становятся многофункциональными платформами для работы с данными. Более того, эти платформы начинают менять саму структуру госуправления. И сегодня главным критерием для каждого из элементов становится эффективность работы в новых условиях.

В госуправлении документ как таковой больше не означает просто текстовый или графический файл – теперь это упаковка структурированных данных. При этом данные должны быть хорошо интегрированы в единую цифровую систему и доступны для анализа.

Скорость и качество

Тренд на цифровизацию и автоматизацию работы с данными продолжается. По оценкам специалистов, перевод всей документации в электронный вид позволяет сократить до 80% расходов на обслуживание оргтехники. Кроме того, значительно снижается зависимость от ручного труда и нагрузка на сотрудников ведомств. Таким образом, ресурсы перераспределяются с ручной обработки документации на решение непосредственных проблем населения. Эта тенденция характерна для большинства стран мира, и Россия здесь не просто идет в ногу со временем, но и неизменно входит в число мировых лидеров цифровизации документооборота. И такая стратегия показала свою эффективность: госуправление становится оперативнее и качественнее.

Андрей Козлов - генеральный директор ООО «ЭОС Софт»Системы документооборота тридцать лет назад и современные решения – это программные продукты совершенно разных классов, возможностей и назначения. Естественно, тогда не озвучивались повышенные требования к быстродействию таких систем, так как объемы баз данных были скромными, а число пользователей СЭД даже в крупных компаниях и органах власти редко превышало 5–10% общей численности управленческого персонала

Вероятнее всего, в ближайшие несколько лет цифровизация и автоматизация данных будет расширяться и охватит все регионы, отрасли, учреждения и службы, окончательно став ключевым способом взаимодействия как населения и власти, так и различных ведомств между собой. Возрастет спрос и на работу с неструктурированными данными – распознавание, извлечение нужных атрибутов и смысла, классификация. А значит, разработчики цифровых решений будут обеспечены стабильными заказами.

Новые решения

Система электронного документооборота – один из старейших сегментов отечественного ИТ-сектора. Но если четверть века назад эта система ограничивалась электронными копиями бумажных документов, то с введением «электронного правительства» и цифровизации госуслуг ситуация изменилась коренным образом. Электронные системы стали основным инструментом работы: электронная подпись и документы имеют такую же юридическую ценность, как и обычные. А в последние годы к этому добавился еще один критически важный критерий: совместимость с отечественным программным обеспечением.

В условиях формирования импортозамещения и технологического суверенитета в России появляются новые разработки, решающие эти задачи. В том числе в сфере автоматизации оказания госуслуг жителям и в целом взаимодействия населения и органов власти.

Государство является основным инициатором формирующейся «электронной вертикали», благодаря чему обеспечивается эффективное взаимодействие различных органов, структур и регионов. В 2025 году был введен пилот нового единого стандарта электронного документооборота (ЭД). В проекте приняли участие Минприроды, Минпромторг, Минцифры и ФНС. Перед ведомствами стояла задача выработки единых требований к системам ЭД и подготовки предложений по актуализации нормативной базы. Также велась работа и над структурированием данных, причем, согласно поставленным целям, фиксироваться должны не только сами документы, но и каждый этап работы над ними.

Востребованность своих решений

Создание единой цифровой системы – логичный шаг в цифровизации и автоматизации данных. Наличие единых стандартов позволяет обеспечить более оперативную и качественную работу. При этом не стоит забывать и об информационной безопасности, которая является одним из главных условий эффективной работы с документацией. Поэтому отечественные разработки в этой отрасли будут все более востребованы и позволят снизить зависимость от импортных решений.