Статья для тех, кто хочет автоматизировать корпоративные поездки
Если сотрудники компании периодически ездят в командировки, менеджеры получают дополнительные задачи. Нужно забронировать жильё, транспорт, спланировать бюджет на поездку, а по итогам командировки — сформировать отчётность. Автоматизировать эти действия может единый портал, например Яндекс Командировки. В статье показываем лайфхаки об этом сервисе, которые помогут планировать корпоративные поездки и экономить бюджет компании.
Лайфхак №1. Найдите специальный сервис, чтобы бронировать всё в одном окне
Перед поездкой нужно спланировать много деталей: найти билеты, отель, транспорт в новом городе. Обычно приходится искать билеты и жильё на разных агрегаторах и переключаться между вкладками, а это не всегда удобно.
Яндекс Командировки объединяют сразу несколько привычных сервисов в одном интерфейсе. С их помощью бизнес может:
- найти билет на самолёт или поезд;
- забронировать отель или апартаменты;
- заказать такси;
- найти каршеринг;
- заказать готовую еду или продукты с доставкой.
За пару кликов на Яндекс Командировках можно найти всё, что нужно для поездки. Это особенно ценно в компаниях, где приходится планировать сразу несколько путешествий. Сервис позволяет экономить время на организации, а сотрудники получают готовый маршрут, который можно не дополнять.
Сервис Яндекс Командировки работает бесплатно. Чтобы начать, зарегистрируйте свою компанию и пополните баланс. После этого вы сможете оплачивать командировки с корпоративного счёта.
Лайфхак №2. Настройте тревел-политику, чтобы не беспокоиться о перерасходах
Командировки в компании могут бронировать тревел-менеджеры или сами сотрудники. Бывает, что работники по незнанию перерасходуют бюджет, например выбирают отель за 6000 рублей, хотя лимит 5000 рублей.
В Яндекс Командировках сотрудникам можно назначать роли и устанавливать свои права доступа и ограничения. Например, если работник платит за поездку на месте, установите для него нужный бюджет, например 30 тысяч рублей на неделю.
А ещё через сервис можно задать подходящие параметры поиска: установить категорию отеля, класс перелёта и авиакомпании. Сотруднику и тревел-менеджеру будет проще найти подходящий вариант и соблюсти тревел-политику компании.
Лайфхак №3. Экономьте заранее: выбирайте сервисы, которые предлагают спецтарифы на бронь и отсрочки платежа
Деловые поездки обходятся в десятки тысяч рублей, поэтому хорошо, когда получается сэкономить. На многих агрегаторах бывают скидки, но их приходится мониторить и тратить время.
Яндекс Командировки предлагают специальные тарифы на отели и апартаменты, которые действуют только для бизнеса. Скидки достигают 30% — это выгодно для компаний, которые часто отправляют сотрудников в поездки.
А ещё на Яндекс Командировках действует отсрочка платежа. Можно забронировать отели и билеты, а оплатить их позже — с задержкой до 15 дней. Это особенно важно для малого бизнеса, у которого прямо сейчас может не быть свободных средств на оплату поездки.
Лайфхак №4. Автоматизируйте отчётность — бухгалтерия скажет спасибо
Когда по командировкам нет автоматической отчётности, сотрудникам нужно собирать чеки по всем покупкам в поездке, а бухгалтерам — вручную сверять документы. На это уходят часы рабочего времени, которые можно потратить на другие задачи.
В Яндекс Командировках все билеты и брони сохраняются в одном месте, а акты и счета-фактуры формируются автоматически. Сотрудникам больше не нужно собирать чеки в поездке, а бухгалтерам — напоминать сдать отчётность. Закрывающие документы придут на электронную почту в начале месяца, который следует за месяцем поездки. Нужные отчёты также хранятся в личном кабинете в разделе «Финансовые документы» — оттуда их можно скачать в любой момент.
Подключить сервис Яндекс Командировки можно самостоятельно. Достаточно заполнить форму на сайте за пару минут. После этого откроется доступ к личному кабинету — останется заполнить реквизиты и пополнить счёт.
Если возникнут вопросы по работе сервиса, их можно задать сотрудникам поддержки. Менеджеры всегда на связи по телефону и в чате, даже ночью и в выходные.
Листайте дальше, чтобы перейти на сайт и оставить заявку на подключение к сервису Яндекс Командировки.