ИП Фомичева работает в оптовых поставках продуктов питания: пищевые продукты, напитки, табачные изделия, а также консервы из мяса и мяса птицы. Внутри такого бизнеса есть одна реальность: документы по госконтрактам не заканчиваются. Они идут потоком.
И вот тут ЕИС проверяет систему не “на удобство”, а на устойчивость: когда в день уходят сотни накладных, любая ручная неопределенность превращается в потерю времени и нервов.
Когда документов много, “просто выгрузить” уже не работает
В компании объем доходил до 300 накладных в день. При таких цифрах даже небольшие задержки начинают масштабироваться: документ отправился не туда, завис, “не прицепился” контракт, вылезла ошибка, а где именно — непонятно.
По словам директора Ирины Николаевны, раньше случалось, что одна накладная могла загружаться по 5–10 минут. В итоге вместо нормальной работы получалось “ждем, проверяем, перепроверяем” — и так по кругу.
Что нужно было на самом деле
Запрос был не про “еще один инструмент”, а про понятный сценарий работы:
- чтобы выгружать и подписывать быстрее и без ручных обходных путей;
- чтобы процесс был цельным: подготовили → отправили → подписали;
- чтобы в любой момент было видно: что ушло, что не ушло, почему;
- чтобы ошибки не превращались в квест “угадай причину”.
Ирина Николаевна формулирует это просто:
«Нужно было, чтобы выгружалось и подписывалось быстро».
Как выглядит “после”: все понятно и без хаоса
После внедрения появилось главное — контроль, который не требует “сидеть рядом” и гадать.
Что поменялось в работе:
- документы идут по единому сценарию, без лишних ручных шагов;
- у каждого документа есть статус, и понятно, на каком он этапе;
- ошибки и проблемные места видны сразу — в том числе благодаря визуальным отметкам;
- если что-то непонятно, поддержка помогает быстро и по делу: “куда зайти, что нажать, как исправить”.
Результат в цифрах:
До изменений большой пакет документов мог занимать около 50 минут (а если начинались зависания — еще дольше).
После:
- около 10 минут на выгрузку,
- и еще около 10 минут на подписание.
То есть типовая операция стала занимать примерно 20 минут — ускорение около в 2,5 раза.
И это тот случай, когда важна не только скорость. Важнее, что процесс стал предсказуемым: видно, что происходит, и где именно надо вмешаться.