Улучшение процессов: анализ, результаты и выводы

В начале календарного года всегда проходит анализ результатов, в том числе, по улучшениям процессов. Это важно для:

• Выводов. Оценивается, что получилось или не получилось и почему, какой получен опыт, как транслирован;
• Новых задач. Например, при недостижении результатов за прошлый год обсуждается, стоит ли повторять задачу или лучше от нее отказаться.
• Правильного планирования ресурсов в следующем периоде. Новые задачи требуют ресурсов, причины невыполнения плановых показателей также могут быть связаны с ресурсами.

Предпосылки

Важное условие: если компания приняла решение заниматься улучшением процессов, то важно сразу внедрять культуру работы с несоответствиями. Это позволит обсуждать объективные, а не фальсифицированные результаты. В конечном итоге позволит говорить о реальных улучшениях процессов, развитии компетенций команды руководителей и т.д.

Культура работы с несоответствиями означает:

• Оперативное обсуждение ошибок на регулярных совещаниях;
• Обсуждение несоответствий в формате: «ошибка» - «причина»- «предложение по дальнейшим действиям»;
• Планирование ресурсов на улучшение процессов с учетом допускаемых ошибок.

Пример демонстрируем на фрагменте Отчета по улучшению процесса производственного цеха.

Фрагмент отчета по улучшению процесса

Руководитель отчитывается осторожно о выполнении цели по уменьшению потерь. Демонстрирует процент выполнения задачи - 30%. Фактически улучшение процесса не реализовано. Анализ результатов должен отображать:

• признание ошибки,
• причины ошибки, например, недостаточную проверку проекта, ошибку в расчете мощности или в коммуникации между службами,
• предложения по дальнейшим действиям, а именно, будет ли экономический эффект целесообразен, если на проект потребует дополнительных ресурсов на увеличение мощности.

Как проводить анализ, демонстрировать данные и формировать выводы правильно?

1. Инвестиционные проекты. От проектов по улучшению процессов обычно ожидают «презентационных результатов, чтобы можно было наглядно продемонстрировать разницу в показателях процесса ДО мероприятий и ПОСЛЕ.

В нашем следующем примере приведены четкие данные по улучшениям после проведенной автоматизации.

Результаты улучшения процессов

2. Улучшение процессов на участках- согласованные показатели.

Для демонстрации улучшений на участках используются также показатели. Достижение или недостижение улучшений процесса подтверждается данными. Данные должны также демонстрировать объективные достижения.

Показываем следующий пример с показателями по браку, несоответствиям продукции как результат улучшения процессов ОТК. Приведены обоснования, благодаря чему достигнуты или даже перевыполнены плановые показатели.

Улучшения процессов руководителем ОТК

Насколько однозначно пример демонстрирует улучшения?

С позиции руководителя технического контроля такая демонстрация улучшений достаточная. От руководства компании могут последовать вопросы, насколько экономически правильное мероприятие на минимизацию рекламаций было внедрено. Двойной контроль специалистами ОТК – это двойные затраты. Мероприятие потребовало увеличение оплаты труда? Есть риск, что введение двойного контроля просто перераспределило затраты, а не сократило (затраты на обработку рекламаций «перетекли» в зарплатный фонд ОТК)?

Этот пример хорошо демонстрирует, что показатели улучшения процессов и ресурсы на улучшения необходимо заранее согласовывать. В компаниях могут реализоваться проекты по улучшению, где речь не идет об уменьшении затрат, но это должно быть именно так и спланировано.

В качестве выводов рекомендуем всегда планировать проекты по улучшению процессов через четкий план действий:

• Показатели / ситуация / ресурсы процесса сейчас – планируемые показатели / ситуация/ ресурсы процесса;

Показываем еще один пример.

Нормирование в результате улучшений

Проведен проект по повышению эффективности, где было внедрено нормирование для операций по техническому обслуживанию, но нормирование неполное. В результате проекта установлены только часы на проведение работ, а ресурсы, каким количеством механиков проводить работы, не определено.

• Целевой период достижения новых показателей (где-то требуются экстренные действия);
• · Ресурсы на реализацию улучшений и, конечно,
• · Ответственные лица.

ОРЕКС

Анализ и улучшение процессов

expert@orexpro.com