🚛 Как правильно вести документацию по техобслуживанию автопарка

🚛 Как правильно вести документацию по техобслуживанию автопарка?

Если у вас в подчинении автопарк — даже небольшой — без четкой системы документов не обойтись. Она делится на три блока:

🔹 1. Планово-нормативные документы

Они задают правила игры.

✅ Положение о ТО и ремонте — ваш внутренний «закон»: кто за что отвечает, как планируете, как списываете запчасти.

✅ Регламент ТО — когда и как часто техосмотр: «Газель Next — ТО-1 каждые 15 000 км или 12 месяцев».

✅ Перечень работ — что именно делают на каждом ТО (например, диагностика тормозов, замена масла).

✅ Нормы времени — сколько часов уходит на каждую операцию (для расчета зарплаты механикам).

✅ Нормы расхода — сколько масла, фильтров, колодок уходит на 1000 км пробега.

📝 2. Учетно-исполнительные документы

Фиксируют, что реально сделано.

📄 Путевой лист — основа для расчета пробега и расхода топлива.

📄 Заявка на ТО/ремонт — «заказ» на работу от водителя или механика.

📄 Акт выполненных работ — главный финансовый документ: что сделано, сколько запчастей использовано, итоговая сумма.

📄 Ведомость движения запчастей — контроль того, что списано и на какую машину.

📊 3. Отчетно-аналитические документы

Помогают управлять парком и снижать затраты.

📈 План-график ТО — видите нагрузку на механиков и знаете, какие запчасти закупать.

📈 Отчет о выполнении плана — проверяете, не «прогуливают» ли ТО.

📈 Отчет по затратам и простоям — сколько реально стоит содержание каждой машины.

📈 Анализ надежности — какие модели ломаются чаще, а какие — «рабочие лошадки».

_____________

От 50+ авто — забудьте Excel и бумажки.

Используйте специализированные системы: 1С:Автопарк и др.

Они связывают данные в единую цепочку:

пробег → напоминание о ТО → заказ-наряд → акт → отчет по затратам — автоматически!

📌 Минимум для малого бизнеса:

🔹Карточка учета ТС (Excel)

🔹Папка с актами выполненных работ

🔹Простой календарь с напоминаниями о ТО

🔹Чеки на запчасти — подшиты к актам

А у вас как организована документация по техобслуживанию автопарка?

Пользуетесь Excel, специализированными программами или доверяете памяти механиков? 😊

Делитесь своим опытом в комментариях — кому-то ваш лайфхак может сильно помочь!

👣 Зайти в транспортный отдел