Разбираем основные аспекты прямого сотрудничества бизнеса с зарубежными исполнителями в части его документального оформления и проведения оплаты услуг.
Про налоги и миграционный контроль при работе с иностранцем по гражданско-правовому договору (ГПД) мы писали ранее.
Особенности документооборота в международном сотрудничестве
Основные документы — это гражданско-правовой договор (ГПД) оказания услуг / подряда с фрилансером и первичная бухгалтерская документация для подтверждения оказания услуг и обоснования для расходов компании-заказчика (акты выполненных работ, чеки, накладные и т.п.).
Поскольку стороны сотрудничества представляют разные государства, эти документы должны:
- Соответствовать требованиям законодательства РФ и страны пребывания исполнителя
- Готовиться на двух языках: русском и языке юрисдикции исполнителя (если там не предусмотрены другие правила).
Подписать ГПД можно в электронном формате, но первичная бухгалтерская документация обязательно нужна в оригинале — по законам РФ скан-копиями, фотографиями чеков, скриншотами подтвердить расходы нельзя.
Поскольку зарубежные исполнители не могут подписывать документы электронной цифровой подписью из российских сервисов электронного документооборота, необходимо наладить международную пересылку бумажных оригиналов закрывающих документов.
Платежи за границу и валютный контроль
Российская компания-заказчик — валютный резидент, а иностранные фрилансеры являются нерезидентами. Поэтому законность операций с иностранной валютой, которые между ними происходят, тщательно проверяют государство и банки.
Чтобы беспрепятственно проводить оплату исполнителю за рубеж, компании-заказчику нужно:
- Заключить с фрилансером валютный договор (может быть частью основного контракта) и зарегистрировать этот документ в банке. Если сумма вознаграждений не превысит 3 млн. руб., будет достаточно только зарегистрировать контракт в банке.
- Производить расчёты только через банк в РФ, уполномоченный проводить валютные операции
- Своевременно подавать в банк документы о соблюдении валютного законодательства.
- Отчитываться в ФНС (справки о валютных операциях, закрывающие документы).
При этом нужно учитывать, что переводы SWIFT из России по-прежнему выполняют лишь несколько банков, с ограничениями по направлениям, валюте и суммам. Прямые платежи SEPA через российские банки невозможны.
Наш сервис помогает работать с зарубежными исполнителями без географических ограничений и рисков для бизнеса:
- Выплаты в 190+ стран, в том числе на карты, расчётные счета, SWIFT/ SEPA, электронные кошельки.
- Сотрудничество с исполнителями в любом налоговом статусе без рисков переквалификации.
- Автоматизированный документооборот и первичные документы на двух языках.