Торговля на маркетплейсах требует постоянного мониторинга складских запасов. Промахи с учётом приводит к штрафам, отменённым заказам и упущенной выручке. Оптимальный способ избежать этих рисков — внедрить автоматизированную систему управления остатками. Ниже разберём, какие задачи она решает, какие варианты есть в 2025 году и как быстро настроить обмен данными с площадками.
Зачем переходить на автоматический учёт запасов
Когда продавец вручную корректирует количество товаров, неизбежны задержки и неточности. Если покупатель оформит заказ на позицию, которую уже продали, площадка отменит продажу и выпишет штраф, а рейтинг селлера снизится. К тому же каждый час простоя популярных товаров означает недополученные доходы. При этом сотрудники занимаются рутиной — обновляют по одной карточке в личном кабинете, переносят цифры из Excel-файлов, что отнимает часы рабочего времени и чревато опечатками. Автоматизированная система синхронизирует остатки мгновенно, освобождая команду от рутинных операций и исключая продажу «в минус». Она также упрощает добавление новых SKU и снятие устаревших позиций, помогая держать ассортимент в актуальном состоянии и быстро реагировать на изменения спроса.
Выбор инструмента для синхронизации остатков
Подход к автоматизации зависит от бюджета и технических возможностей компании. Некоторые продавцы предпочитают создавать собственное решение «под ключ»: разрабатывают внутренний скрипт обмена данными или дорабатывают API своей учётной системы. Это даёт максимальную гибкость и контроль за информацией, но требует высококвалифицированных разработчиков, значительных инвестиций на запуск и поддержку, а также времени на доводку до стабильного состояния. Альтернатива — облачные веб-сервисы. Они уже имеют интеграции с основными маркетплейсами, работают через браузер без развёртывания серверов, автоматически обновляются и часто предоставляют гибкие тарифы. Для пользователей 1С доступны готовые модули-коннекторы, связывающие «Управление торговлей» или «Бухгалтерию» с Ozon, Wildberries, Яндекс.Маркет. Они глубоко интегрируются в знакомую среду, но требуют настройки и поддержки специалистами, знакомыми с платформой.
Контроль запасов на примере Ozon
На Ozon есть две базовые модели: FBS, когда вы храните товар у себя и сами выполняете заказы, и FBO, при котором вы отправляете партию на склады маркетплейса, а дальше «фулфилмент» берёт на себя Ozon. В схеме FBS вы сами решаете, когда корректировать остаток: вручную через веб-кабинет, путём загрузки Excel-шаблона, с помощью мобильного приложения или через API. Первый вариант годится для редких правок, второй удобен при умеренном ассортименте, но порождает задержки при большом числе SKU. Использование API обеспечивает мгновенное обновление и минимизирует ошибки, а мобильный клиент подходит лишь для экстренных исправлений на ходу. При модели FBO остатки автоматически меняются после приёмки на склад Ozon, а снизить доступное количество можно, лишь запросив возврат или распродав весь запас.
Одной из ключевых задач при FBS является вычисление точки заказа — минимального порога, при котором следует собрать новую партию. Ошибки в этом расчёте приводят либо к дефициту, либо к избыточным остаткам. Современные системы анализируют историю продаж, сезонные колебания и скорость отгрузок, чтобы автоматически подсказывать оптимальный уровень запаса и рассылать уведомления о необходимости пополнения.
Как правильно обнулять остатки
Чтобы полностью снять товар с витрины, достаточно выставить остаток в ноль любым доступным способом — вручную, через Excel или API. После обновления позиция исчезнет из выдачи. Важно помнить, что при модели FBO нулевая доступность блокирует новые заказы, но не возвращает фактически находящиеся на складе коробки; для их возврата придётся оформить отдельную процедуру на портале Ozon.
Типичные ошибки в обновлении запасов
Даже при автоматизации возможны сбои: неправильно указанные штрихкоды в прайс-листе, путаница между товарами в пути и свободными остатками, несвоевременный запуск синхронизации, а также смешение алгоритмов расчёта для FBS и FBO. Ошибки при заполнении Excel-шаблонов или задержка с передачей обновлённого файла порождают рассогласование между системой и реальным складом. Чтобы не допускать подобных ситуаций, разумно выбирать решение с валидацией форматов, проверкой уникальности артикулов и уведомлениями о сбое обмена.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Обмен данными стоит запускать как можно чаще — идеально в реальном времени, но при активных продажах достаточно настроить выгрузку несколько раз в сутки. Если вы заметили рассогласование, скорректируйте остаток немедленно: при появлении заказа на отсутствующий товар свяжитесь с покупателем и службой поддержки площадки, чтобы минимизировать недовольство и штрафы. Ручной режим может работать для малого количества позиций (до 10–20 SKU), но с ростом ассортимента автоматизация становится жизненно необходимой. По стоимости облачные сервисы обычно обходятся в несколько тысяч рублей в месяц, а разработка собственного решения — во множество раз дороже.
Как WMS упрощает задачи
Облачная платформа WMS берёт на себя всю рутину: она автоматически получает данные об остатках из вашей программы учёта, мгновенно передаёт их на Ozon, Wildberries, Яндекс.Маркет и другие площадки, формирует накладные и акты для бухгалтерии. Встроенный модуль прогнозирования подсказывает оптимальную точку заказа, а система уведомлений следит за критическими запасами и может автоматически отправлять запросы поставщикам. Мобильное приложение WMS позволяет выполнять инвентаризацию отдельных зон без остановки работы склада, а аналитика выявляет неликвиды и рекомендует выводить их из ассортимента. За счёт этого избавляетесь от ручного ввода, снижаете риски перепродажи и упрощаете контроль над объёмом запасов.
Подводя итоги
Автоматизация управления остатками — залог стабильного роста на маркетплейсах. Прежде чем внедрять любую систему, оцените масштабы бизнеса: решите, нужна ли глубокая интеграция с 1С или хватит облачного сервиса, определите избранную модель — FBS или FBO, и настройте регулярный обмен через API или готовый модуль. Платформы WMS обеспечивают быстрый эффект без сложного внедрения, снимают с команды рутину и позволяют сосредоточиться на развитии ассортимента и маркетинговых активностях.