Пересортица на складе появляется, когда фактический ассортимент не совпадает с данными учётной системы. При этом одна позиция числится в избытке, а другая оказывается недоукомплектованной. При сохранении общего количества единиц по приходу и расходу складских регистров нарушается соответствие по артикулам или сортам. Так, например, система показывает синие ручки под кодом 001, а сотрудник видит на том же лоте чёрные ручки с кодом 002. Такая рассогласованность приводит к задержкам в отгрузках, путанице в документах, потерям в бюджете.
Почему появляется пересортица
главная причина расхождений - человеческий фактор. На этапе приёмки работник может неверно считать штрих-код или спутать упаковки, если маркировка выглядит похоже. При размещении товара на полки и в ячейки происходят ошибки, когда складские ячейки не разграничены чётко, и одна партия оказывается на месте другой. При формировании заказов под давлением сроков сборщики порой не проверяют двойной скан, перепутывая близкие по характеристикам позиции. Иногда вина поставщика, приславшего товар с неправильными этикетками, добавляет путаницы: сотрудники склада регистрируют то, что указано на коробке, хотя внутри оказывается совсем другой артикул. Недостаточное обучение персонала и отсутствие регламентов по адресному хранению усугубляют проблему, особенно если на складе сотни нюансов сортировки и упаковки по цвету, размеру или конфигурации продукта.
Профилактические меры
Избежать пересортицы помогает выстроенный процесс приёмки и размещения товаров. На этапе приёмки каждая единица подтверждается одновременно визуальным осмотром и сканированием штрих-кода в системе. Это исключает опечатки при вводе. Все ячейки и стеллажи помечают однозначными метками, а для каждого артикула резервируется своя «адресная» ячейка, недоступная для других позиций. Использование терминалов сбора данных (ТСД) с обязательным сканированием при перемещении товара снижает вероятность пропуска неправильного кода. Регулярные тренинги кладовщиков и выборочные мини-ревизии по «проблемным» секциям помогают выявлять и устранять рассинхронизацию до проведения масштабной инвентаризации.
Порядок фиксации пересортицы
Как только обнаружено несоответствие, оно оформляется актом пересортицы. В одном документе фиксируется излишек и недостача конкретных артикулов с указанием их наименований, кодов и количества. Документ подписывают все члены комиссии и материально ответственное лицо. После вносят уточнения в складскую и бухгалтерскую учётные системы. При этом важно отметить в проводках именно «пересортицу», а не два отдельных события «недостача» и «излишек». Так при анализе финансовых результатов и расчёте налогов операции не восприняли как разрозненные потери и доходы.
Учёт в бухгалтерии и налогах
Если излишки и недостачи по количеству и стоимости совпадают и относятся к одному ответственному лицу в одном ревизионном периоде, организация имеет право зачесть их друг против друга. В этом случае бухгалтерскую запись оформляют как списание недостающей позиции за счёт излишков с одного счёта товарных запасов на другой. В остальных случаях недостача отражается как расход на счёте «94 – Потери и недостачи». Излишек учитывается как прочий доход на счёте «91.1». При налоговом учёте недостача принимается внереализационным расходом только после утверждения результатов ревизии и при условии невозможности взыскания с виновного, а неучтённый излишек, не зачтённый и не возвращённый, признаётся в составе внереализационных доходов.
Документы при пересортице
Акт о пересортице и объяснительная записка материально ответственного лица - главные документы. Акт составляется по собственному шаблону организации или на основе прежней формы ИНВ-3. Он содержит реквизиты комиссии, список ошибок и данные об обнаруженных позициях. Объяснительная от сотрудника фиксирует обстоятельства инцидента: например, спешка на погрузке или нечёткая маркировка коробок. Это документы - доказательная база для претензий к поставщику и взысканий с персонала.
Взаимозачёт
Взаимозачёт излишков и недостач происходит только в случае их строгого совпадения по количеству, стоимости и ответственному лицу, а также при одновременном выявлении в пределах одного ревизионного периода. Любое отклонение от этих условий — разный артикул, разная цена, исполнители или периоды — делает зачёт невозможным. Тогда излишки идут в доходы, а недостача автоматически списывается на расходы или взыскивается с виновного.
Роль современного WMS-решения
Автоматизация складских операций в платформе «Складолог» снижает риск пересортицы. При приёмке каждая коробка сверяется со штрих-кодом в накладной, а система указывает на любые расхождения артикула или количества. При размещении терминал подсказывает кладовщику точное место для товара, исключая смешение партий. Во время отбора заказа приложение требует двойного сканирования — сначала ячейки, потом продукции — и не позволяет продолжить сбор до устранения несоответствия. Контрольные инвентаризации по зонам или категориям запускаются за пару кликов, а результаты моментально отражаются в учёте. «Складолог» помогает предотвратить ошибки, экономит время на оформление актов и сводит потери от пересортицы к минимуму.