Как это произошло, что я стала причастной к организации такого события?
Вырезка из прошлой статьи:
Я спросила - а что тут будет в Новогодний период? Мне сказали - будет, хочешь взяться?
Так как я безработная, у меня много времени, я подумала - а чего бы и нет.
Свои наблюдения и выводы по организации новогодней ярмарки я опишу в другой статье.
Расскажу поэтапно, что я делала, с чем сталкивалась, и, конечно же, результаты и выводы.
Начало подготовки к ярмарке - вторая неделя ноября. То есть у меня было чуть меньше месяца на то, чтобы все организовать. Сама ярмарка планируется с 13 декабря по 11 января.
Что было в моей голове о представлении ярмарки?
Конечно же, это уютные домики-лавочки с огоньками, горячие напитки типа глинтвейна, трдельники, горячая еда, фудтраки, мастера с рукоделием, большая елка, хороводы, песни и все в лучших традициях праздника.
Сделала договор с площадкой себе как самозанятая на помощь в организации ярмарки.
Итак, стартуем:
Какая задача - 30 дней ярмарки, чтобы каждые 2 дня участники менялись, 15-20 лавочек.
Считаем 20*15 = 300. 300 участников мне нужно найти на 30 дней!! Задача максимум.
Я начала активно шерстить паблики ярмарок, которые уже проходили в Петербурге, паблики мастеров, группы в ВК, ТГ, ходила лично по ярмаркам которые уже проходили в городе, знакомилась, собирала контакты и активно приглашала к участию.
Составила договор, сделала таблицу регистрации, таблицу для ведения отчетности.
С чем столкнулась:
1. Многие мастера планируют ярмарки за пол года. В предновогодний период уже все расписано.
2. Мастера хотят быть в теплом помещении, а площадка не предоставляет обогрев мест на улице.
3. Мастера боятся приходить на новые площадки.
4. Площадка не выделяет бюджет на рекламу.
Было принято решение перенести ярмарку в помещение на первый этаж.
Даже с этим участников не набиралось, оставили ярмарку только по выходным дням и до конца декабря. На январь людей просто не набиралось нужное количество. Я приняла решение, что на январь не буду ставить три калеки. Для меня стало важным сохранить хорошие отношения с мастерами.
Что еще я делала: поиск партнеров, спонсоров, инфо-партнеров.
От продуктовых компаний, банков до радио и ТВ каналов.
Связей у меня не очень много, звонила по контактам, которые мне дали, и еще искала сама новостные паблики.
С чем столкнулась:
1. Крупные компании планируют бюджет на праздники. Конечно же, с выделением бюджета мы пролетели как фанера над Парижем.
2. Согласование может проходить от двух недель до пары месяцев, что в целом в сроки тоже не укладывается.
Не буду говорить, какие компании я привлекла к событию. Могу лишь сказать, что на будущий год АТС может смело рассчитывать на их поддержку и коллабы.
Что дальше?
А дальше параллельно поиску мастеров и спонсоров мне прилетает следующие задачи от руководства:
Найти организаторов мероприятий, чтобы поднять проходимость площадки.
Лично я не понимала, как ярмарка и мероприятия связаны, это ведь вообще другое направление. Но потом поняла, детали опустим.
Цель 1000-2000 людей в день.
Фотошколы, Диджеи, Театры, Танцевальные школы, студенческие сообщества и так далее и тому подобное.
Чтобы в день было по 5 активностей от сообществ. 5*30= 150 участников.
Я позвонила и написала порядка 500 разным школам и сообществам.
Сколько получилось пригласить в этот период новогодней суеты?
Лично мной 30 организаторов. Так же сам АТС привлекал корпоративы, другие мероприятия, фестивали. В некоторые дни было очень густо, в некоторые дни, особенно будние, было менее насыщенно.
Сказать что у меня горело все: сроки, поиск мастеров, поиск спонсоров, поиск активностей (организаторов) - это мягко говоря. В какой-то момент я хотела вообще отказаться принимать в этом всем участие, но мой договор обязывал меня довести дело до конца. Да и я не бросаю дела наполовину.
Получилось как получилось. Для меня это первый такой масштабный опыт.
До этого я организовывала локальные мероприятия - корпоративы, нетворкинг, муз лото. Поверила в себя. Сделала как смогла. Плохой ли я организатор после этого - отнюдь нет.
Ярмарка подходит к концу, осталось 4 дня.
Какие выводы я могу сделать для себя по этим двум месяцам:
1. Это опыт. Огромный опыт.
2. Готовиться к таким мероприятиям нужно минимум за пол года.
3. Для организации такого масштаба мероприятия одного человека мало.
4. Зона ответственности должна быть разделена. Сделать одному все и сразу невозможно. Я голосую за качественную работу, поэтому: кто-то отвечает за мастеров, кто-то за мероприятия, кто-то за техническое обеспечение, кто-то за рекламу и продвижение.
5. Должен быть выделен бюджет на рекламу.
6. Можно собрать много интересных контактов и знакомств, находясь в эпицентре такой движухи.
7. Площадка молодая, было бы здорово поработать не только над внешними мероприятиями, но и на приглашение постоянных резидентов.
Что могу сказать в целом про площадку - расположение в самом сердце Петербурга, огромное пятиэтажное здание, разные залы под разные цели: танцевальные, подкастные, лекционные, лаунж, барный кластер, костровая зона, смотровая площадка на крыше, галерея IZZI room и Автограф сквер.
Потенциал для развития огромный. Удивительно, но это все держится на плечах буквально четырех людей. Я не беру в расчет сотрудников гастрозоны и баров.
Желаю этому крутому креативному пространству в 2026 году:
Расширения штата, команды профессионалов, слаженности в работе.
Новых крутых резидентов.
Больших фестивалей.
Выхода на новый уровень организации мероприятий.
Много новых и постоянных гостей!
Процветания и успеха. 🍀