Вопрос пользователя: «Обязательно ли вести забалансовый учет спецодежды, если ее стоимость уже списана?»
Суть проблемы:
Согласно ФСБУ 5, компания должна обеспечивать контроль за наличием и движением запасов, переданных в эксплуатацию. Но если их стоимость уже списана на расходы и в основном балансовом учете они не фигурируют, зачем их еще где-то учитывать? Не дублирует ли это работу? Многие бухгалтеры сомневаются в необходимости вести такой дополнительный, забалансовый учет, считая его излишним.
Что может 1С ERP?
Система предлагает гибкий подход: вести количественный учет выданных ТМЦ можно либо на специальных забалансовых счетах (МЦ.02, МЦ.03, МЦ.04), либо во внутреннем остаточном регистре «ТМЦ в эксплуатации». Это не дублирование, а инструмент оперативного контроля. Даже после списания стоимости система помнит, что, например, 15 курток числятся за цехом №1, 3 из них — за конкретными работниками, и у 2-х истек срок носки. Это основа для инвентаризации, списания и предъявления претензий при утере.
Решение и рекомендации:
- Оцените риски: Если у вас дорогостоящий инструмент или строгий контроль за обеспечением сотрудников СИЗ, забалансовый учет необходим для защиты активов компании.
- Настройте в учетной политике: Включите соответствующую настройку в параметрах учетной политики, чтобы движения ТМЦ отражались на забалансовых счетах.
- Используйте для контроля: Отчет «Остатки ТМЦ в эксплуатации» по забалансовым счетам даст четкую картину: что, где и у кого находится в любой момент времени.
- Помните про списание: Истечение срока службы не приводит к автоматическому списанию с забалансового учета. Физическое списание оформляется отдельным документом «Списание из эксплуатации», и только тогда запись уйдет со счета.
Итог простыми словами:
Бухгалтерия уже «закрыла» вопрос стоимости. А забалансовый учет в 1С — это, по сути, цифровой журнал выдачи имущества, который ведет начальник цеха или кладовщик. Он нужен, чтобы не потерять физические предметы. Если работник увольняется, вы можете проверить, что он сдал всю спецодежду. Если приходит проверка по охране труда — быстро показать, что все обеспечены. Это учет не для налоговой, а для внутреннего порядка и контроля.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Увольнение сотрудника. При увольнении сотрудника из цеха кадровик или бухгалтер запрашивает у начальника подразделения справку о наличии за ним имущества. Тот формирует отчет по остаткам ТМЦ в эксплуатации по этому сотруднику и видит: числится 2 комплекта спецодежды, инструмент. Без такого учета принять имущество было бы сложнее.
- Сценарий 2: Проверка сроков носки. Специалист по охране труда перед плановой проверкой формирует отчет по ТМЦ с истекшим сроком эксплуатации. Он получает список сотрудников, которым нужно заменить спецодежду, и формирует заявку на закупку новой.