При подготовке документов к уничтожению у бухгалтеров и специалистов по делопроизводству часто возникает практический вопрос: нужно ли подробно перечислять каждый документ в акте или достаточно общей формулировки — например, «товарные накладные за 2018 год, 1 папка»?
Разберёмся, что требуют действующие правила архивного дела и какие решения организация может принимать самостоятельно.
📌 Нормативная база: на что опираться
Порядок оформления акта о выделении документов к уничтожению установлен:
- п. 26 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.
Именно этот документ определяет, как должен выглядеть акт и какие сведения в нём отражаются.
🧾 Что обязательно указывать в акте
🔹 Единица учёта — дело (папка)
Согласно Правилам:
- проект акта готовит работник службы делопроизводства или ответственное лицо;
- рекомендуемая форма акта приведена в Приложении № 3 к Правилам;
- единицей хранения признаётся дело (папка), а не отдельный документ.
👉 Это означает, что в акте не требуется детально расписывать каждый документ.
Достаточно указать:
«Товарные накладные за 2018 год, 1 папка».
Такой формулировки достаточно для соблюдения требований Росархива.
📑 Нужна ли опись или реестр уничтожаемых документов
🔹 Экспертиза — обязательна, форма — нет
Перед уничтожением документов организация обязана:
- провести экспертизу ценности документов (п. 21, 23 Правил);
- подготовить предложения для включения в акт.
При этом Правила не уточняют, в каком виде должны быть оформлены такие предложения.
🔹 Опись — право, а не обязанность
Из этого следует важный вывод:
- организация может оформить опись (реестр) уничтожаемых документов как приложение к акту;
- но обязанности составлять такую опись нет.
📌 Решение принимается самой организацией — исходя из внутренних регламентов, объёма документов и требований внутреннего контроля.
🧠 Вывод
- В акте о выделении документов к уничтожению достаточно указать наименование дела (папки) и период, без детальной расшифровки.
- Составление описи или реестра — необязательное требование.
- Организация вправе либо ограничиться актом, либо дополнить его приложением для собственного удобства и контроля.
💬 Совет нашего эксперта 1С
Екатерина, ведущий консультант компании «Инфоком»:
«На практике удобнее, когда данные об уничтожаемых документах зафиксированы не только на бумаге, но и в учётной системе. В 1С можно корректно отразить сроки хранения, контролировать архив и формировать внутренние реестры — даже если они не обязательны по закону. Это снижает риски при проверках и упрощает работу бухгалтерии».
🔧 Нужна помощь с 1С и документооборотом?
🟦 Сопровождение 1С и порядок в документах — наша специализация
Компания «Инфоком»:
- сопровождает программы 1С;
- помогает настраивать процессы в 1С под требования законодательства;
- работает с организациями по всей России.
Если вы хотите, чтобы учёт в 1С не вызывали вопросов у проверяющих — обращайтесь к нам. Мы подскажем оптимальное решение именно для вашей ситуации.
🔔 Следите за новостями в нашем ТГ канале "Первый бухгалтерский". Клик сюда.
🔔 Подписывайтесь на наш канал в ВК. Клик сюда.
Поставьте, пожалуйста, лайк, если статья понравилась и была полезной, чтобы другие тоже смогли её увидеть.
Подпишитесь на наш канал.
ИНФОКОМ | IT-услуги для Вашего бизнеса
Работайте эффективно в 1С.