В России завершился переход на электронные трудовые книжки — бизнес прошел самый сложный этап адаптации, однако у работодателей по-прежнему остается немало вопросов.
Бумажные трудовые никто не отменял, при этом электронный формат стал обязательным. В итоге многие предприниматели работают сразу с двумя системами, боясь допустить ошибки. Пора во всем разобраться!
В этой статье мы рассказываем, как работать с электронной трудовой книжкой, что учесть при переходе, и на что обратить внимание в 2026 году, чтобы вести кадровый учет безопасно.
Не забудьте нажать «лайк» и подписаться на Чёрную Бухгалтерию в Дзене, чтобы следить за другими полезными публикациями для бизнеса:
Что такое электронная трудовая книжка и почему она обязательна
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — не просто «скан» бумажной версии. Это официальные сведения о трудовой деятельности и стаже, которые передаются работодателями в Социальный фонд России (СФР) через отчет ЕФС-1.
То есть, теперь вместо привычной записи на бумажной странице в ведомство отправляют электронную запись — с такой же юридической силой.
Важно отметить, что с 2021 года:
- Все впервые трудоустраивающиеся получают только электронную книжку;
- Остальные сотрудники могут выбрать — остаться с бумажной версией или перейти на ЭТК.
Обратите внимание: работодатель обязан передавать электронные сведения по каждому работнику, независимо от формата книжки. Просто для одних сотрудников информация дублируется еще и на бумаге, а для других — нет.
Кто обязан работать с электронной трудовой книжкой в 2026 году
В 2026 году электронные трудовые книжки окончательно становятся частью обязательной отчетности. Это означает, что работать с ЭТК должны все работодатели без исключения:
- ИП с работниками, ООО, АО
- При любой форме собственности
- При любом режиме налогообложения
Отдельная категория сотрудников — те, кто устраивается впервые после 1 января 2021 года. Им уже нельзя оформить бумажную книжку, поэтому все сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде.
Какие сведения включаются в электронную трудовую книжку
Независимо от формата книжки, все сведения о работнике и его трудовой деятельности должны быть переданы в СФР. К ним относятся:
• ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН, гражданство;
• Место работы;
• Трудовая функция;
• Прием на работу;
• Переводы;
• Приостановление и возобновление договора;
• Увольнение с указанием основания;
• Иные сведения по ТК РФ и федеральным законам.
Обязанность передавать данные в СФР сохраняется в любом случае — независимо от того, ведется ли бумажная книжка. Просто в такой ситуации бумажный вариант становится дополнительным носителем информации.
Обратите внимание: вся информация, направляемая в СФР, должна совпадать с приказами и кадровыми документами. Иначе у сотрудника могут возникнуть сложности со стажем и пенсией, а у работодателя — вопросы от контролирующих органов.
Как сотруднику перейти на электронную трудовую книжку в 2026 году
Переход на электронную трудовую книжку — это всегда решение самого работника. Выбора нет только у тех, кто начал работать после 2021 года — в этом случае ЭТК оформляется сразу.
Как правило, процесс перехода выглядит так:
- Сотрудник подает заявление работодателю. Форма свободная, главное — зафиксировать дату перехода;
- В течение 3 рабочих дней в бумажную книжку вносится запись о переходе;
- Затем книжка выдается на руки — работодатель ее больше не хранит;
- В СФР передается подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с отметкой о переходе.
Обратите внимание: если заявление подается перед увольнением — работодатель все равно обязан выполнить эти действия и выдать книжку сотруднику не позднее последнего рабочего дня.
И еще один нюанс, который важно учесть:
- Выбрав бумажную версию — позже можно перейти на электронную;
- Выбрав электронную версию — вернуться к бумажной уже нельзя.
У Чёрной Бухгалтерии есть тематическая подборка статей, посвященных особенностям трудового законодательства в 2025-2026 году. Рекомендуем к прочтению всем работодателям:
Как вести электронную трудовую книжку в 2026 году
Сначала руководителю нужно издать приказ и назначить ответственного за электронные трудовые книжки — как правило, это кадровик или специалист отдела персонала. Специальной инструкции по ведению ЭТК нет — все регламенты строятся вокруг отчетности ЕФС-1.
Сам процесс выглядит так:
- При кадровом событии формируется подраздел 1.1 отчета ЕФС-1;
- Ответственное лицо передает эти сведения в СФР;
- После этого данные автоматически отражаются в ЭТК.
Таким способом данные поступают в Социальный фонд России, и на их основании формируется электронная трудовая книжка.
Отдельный журнал учета для ЭТК не нужен — его ведут только для бумажных книжек. Хотя иногда работодатели оставляют, например, журнал выдачи СТД-Р (сведений о трудовой деятельности), чтобы фиксировать обращения сотрудников и видеть историю выданных документов.
Как оформить сотрудника с электронной трудовой книжкой и без неё
В 2026 году у работодателя при приеме нового сотрудника могут быть разные сценарии. Как правило, их три:
- Если работник устраивается впервые — ему оформляется электронная трудовая книжка (ЭТК);
- Если у работника уже есть ЭТК — он предоставляет сведения СТД-Р. Приносить бумажную книжку обязанности нет;
- Если у работника бумажная книжка — его нельзя перевести на ЭТК принудительно. Работодатель лишь сообщает о приеме в СФР.
Обратите внимание: независимо от ситуации, компания обязана подать сведения о приеме в СФР. Это нужно сделать не позднее следующего рабочего дня после приказа.
Как исправить ошибку в электронной трудовой книжке
Ошибки, конечно, возможны — например, неверное указание даты или основания увольнения. В электронной трудовой это можно исправить только через корректировку отчета ЕФС-1:
- Сначала отменяется ошибочная запись — в графе 11 ставится признак отмены;
- После этого подаются правильные сведения. Основание — приказ СФР № 2281 от 17.11.2023.
Инициатором исправления может быть:
- Сам работодатель;
- Работник по заявлению;
- СФР, если обнаружил расхождения.
Обратите внимание: если ошибка затрагивает увольнение — в этом случае необходимо скорректировать и раннее выданную форму СТД-Р.
Выписка из электронной трудовой книжки: когда и как её выдавать
Каждый работник имеет право получать сведения о своей трудовой деятельности. Для этого используется форма СТД-Р.
Работодатель обязан выдать сведения о трудовой деятельности
- В течение 3 рабочих дней после заявления;
- При увольнении — в день увольнения.
Документ может быть оформлен как на бумаге — с подписью и печатью, так и в электронном виде — с электронной подписью работодателя.
Также работник может получить сведения через «Госуслуги», но такая выписка не всегда подходит работодателям — официальной считается заверенная форма.
Электронная трудовая книжка: ответственность и штрафы в 2026 году
За ошибки и нарушения при ведении ЭТК предусмотрены административные санкции. Чаще всего применяются:
- Статья 5.27 КоАП РФ — нарушение трудового законодательства;
- Статья 15.33.2 КоАП РФ — нарушение порядка сдачи индивидуальных сведений.
Как правило, бизнес наказывается штрафами за:
- Несвоевременную сдачу данных;
- Недостоверные сведения;
- Отказ выдавать СТД-Р;
- Нарушение порядка ведения трудовых документов.
Размер санкций зависит от статуса (ИП, юрлицо, должностное лицо) и повторности нарушений — поэтому ошибок лучше не допускать.
А если вы хотите развивать бизнес, не отвлекаясь на частые нововведения и проблемы с ведомствами — обратитесь к Чёрной Бухгалтерии!
Наша команда заберет на себя ведение учетов, расчет налогов и взносов, подачу отчетности, коммуникацию с ФНС и другие задачи с учетом всех изменений, чтобы вы работали без ошибок и штрафов.
Узнайте больше о компании, ознакомьтесь с услугами и оставьте заявку уже сейчас — на сайте чёрнаябухгалтерия.рф.
