Как автоматизировать бухгалтерию с нетиповыми процессами: почему универсальные решения для них не работают

Сегодня компании все чаще сталкиваются с необходимостью автоматизации бухгалтерии. Типовые решения, такие как 1С, хорошо работают в стандартных условиях, но когда бизнес выходит за рамки обычных процессов, начинают возникать проблемы. Сложности с настройками, неправильное выполнение операций и ошибки в расчетах — все это встречается, когда типовая система не подходит для уникальных бизнес-процессов. В таких ситуациях кастомные ИИ-агенты, настроенные под специфические задачи, становятся лучшим решением. В новой статье от команды проекта 42Clouds объясняем, как правильно настроить автоматизацию, чтобы упростить учет и сэкономить время сотрудников на рутинные операции.

Почему типовые бухгалтерские системы не справляются с нестандартными процессами

Типичные системы бухгалтерии, такие как облачные решения или 1С, прекрасно справляются с массовыми запросами и стандартными задачами, но при возникновении уникальных ситуаций система перестает удовлетворять нужды бизнеса. Вот какие проблемы могут возникнуть:

• Сложности с настройкой системы под уникальные процессы.
• Невозможность автоматизировать операции, которые не предусмотрены стандартным функционалом.
• Постоянные требования к разработке обходных путей и вручную исправленным ошибкам.
• Изменения в бизнесе ломают систему.
• Невозможность учесть все исключения и нестандартные договоры.

Когда система не может гибко подстраиваться под бизнес, начинают использовать Excel-таблицы, дополнительные файлы и скрипты для обработки данных, что приводит к потерям времени и ошибок.

Когда бизнесу нужен кастомный ИИ-Агент

В некоторых случаях типовые решения просто не могут справиться с задачами, и здесь на помощь приходит кастомизация. Вот в каких ситуациях бизнесу особенно необходим ИИ-агент:

1. Когда компания работает с несколькими юридическими лицами, валютами и моделями учета, а стандартная система не может гибко объединить все данные.
2. Когда операции, которые постоянно происходят в компании, являются уникальными. Например, это могут быть комбинированные договоры, уникальные условия по проектам или особые цепочки согласования.
3. Когда важна безопасность и контроль за данными, и невозможно использовать облачные сервисы (например, когда требуется решение с собственными серверами).
4. Когда бухгалтерия работает с 5 и более системами (например, CRM, 1С, банковские системы) и никто не хочет столкнуться с хаосом из множества интеграций.

Как ИИ-Агент решает нетиповые проблемы бухгалтерии

Проблема 1: Сложные проводки и уникальные условия учета

В многих компаниях бухгалтерия не ограничивается стандартным набором операций. На практике часто встречаются сложные цепочки документооборота, где проводки зависят от множества критериев: типов услуг, условий договоров и прочего. В таких случаях стандартная система не справляется.

Пример: Компания работает с подрядчиками, и их договора включают авансы, частичные поставки и корректировки НДС. В типовой системе такие цепочки не описываются, и бухгалтеры вынуждены вручную делать расчеты, что забирает много времени.

Решение с кастомным ИИ-Агентом:

1. ИИ анализирует условия договора, тип акта, валюту и исключения.
2. ИИ выбирает правильный сценарий проводки.
3. Автоматически создаются проводки, система валидирует их и проверяет на наличие ошибок.
4. Система загружает результаты в учетную систему.

Эффект: Время на выполнение операции сокращается с 60 минут до 1-2 минут, все проводки становятся стандартизированными и почти полностью исключаются ошибки.

Проблема 2: Необходимость сводить данные из множества источников

В реальной жизни данные поступают из разных источников, и их нужно собрать в единый формат для учета: CRM, склады, маркетплейсы, банки, внутренние формы. Никакая типовая система не может автоматизировать этот процесс без ошибок.

Пример: Компания получает данные о продажах из CRM, маркетплейсов, склада и банков. Бухгалтеру нужно вручную их свести в один формат для учета. Это занимает 6–8 часов в день.

Решение с кастомным ИИ-Агентом:

1. ИИ подключается ко всем источникам данных и может работать с файлами, API и email-вложениями.
2. ИИ нормализует данные: приводит их к единому формату, очищает от дублей и заполняет недостающие значения.
3. ИИ связывает данные между собой, например, связывает платежи из банка с заказами в CRM и накладными.
4. Результат передается бухгалтеру в виде структурированных данных.

Эффект: Бухгалтер экономит 4–7 часов рабочего времени ежедневно, ошибки в данных исчезают, и больше не требуется работать с хаосом в Excel.

Проблема 3: Множество исключений, с которыми не справляются стандартные системы

В компании могут быть исключения, которые сложно стандартизировать. Например, у разных клиентов могут быть свои правила: некоторые требуют автоматического дробления платежей, другие — особого начисления НДС. Типовые системы не могут справиться с таким количеством вариаций.

Пример: У компании есть 40 крупных клиентов, у каждого свои уникальные условия, например, особые сроки признания выручки или методики расчета себестоимости. Это делает процесс сложным и трудоемким для бухгалтеров.

Решение с кастомным ИИ-Агентом:

1. ИИ обучается на бизнес-правилах компании, включая все исключения.
2. ИИ автоматически применяет нужную логику для каждого случая.
3. ИИ фиксирует все решения и предлагает варианты, если возникает конфликт правил.

Эффект: 100%-ное соблюдение внутренних правил, исключения больше не ломают процесс, и новый сотрудник может быстро начать работать без ошибок.

Проблема 4: Необходимость в повышенной безопасности и отказ от облачных решений

Для некоторых компаний, таких как банки или производственные предприятия, безопасность данных критична. В таких случаях использование облачных решений невозможно, и приходится искать решения, которые работают на локальных серверах.

Пример: Крупная компания не может использовать облачные сервисы из-за внутренних регламентов и нуждается в автоматизации бухгалтерии. Однако все процессы должны работать внутри локальной сети.

Решение с кастомным ИИ-Агентом:

1. ИИ развертывается полностью on-prem, работает только в локальной сети компании.
2. ИИ использует модели, совместимые с корпоративными политиками безопасности.
3. ИИ интегрируется с внутренними системами, такими как 1С, ERP, банковские шлюзы.

Эффект: Компания получает ИИ-решение, которое полностью соответствует требованиям безопасности, ускоряет процессы на 25% и минимизирует ошибки.

Типовые решения хороши, когда процессы стандартны

Как только бизнес выходит за пределы типовых процессов, типовые системы начинают сталкиваться с проблемами. В таких ситуациях кастомные ИИ-Агенты становятся критически важными, так как они адаптируются под бизнес-правила компании и обеспечивают гибкость в работе.

Почему Нейро42 подходит компаниям с нестандартными процессами

Компания Нейро42 создает кастомных ИИ-Агентов, которые подстраиваются под уникальные бизнес-процессы и обеспечивают гибкость в работе с данными и задачами. Наши решения:

1. Обеспечивают интеграцию с любыми корпоративными системами.
2. Разворачиваются полностью on-prem, без передачи данных в облако.
3. Учитывают все особенности вашего бизнеса.

Готовы узнать, как ИИ-Агенты могут помочь автоматизировать нетиповые процессы в вашей бухгалтерии? Оставьте заявку, и наша команда разработает кастомное решение для вашего бизнеса.