Знакомая ситуация: штат компании растет, а эффективность падает? Задачи, поставленные лично генеральным директором, тонут в рутине, хотя все сотрудники выглядят предельно занятыми? Если да, то эта статья для вас.
Вы нанимаете новых людей, ожидая прорыва, но вместо этого получаете лишь увеличение расходов на заработную плату и традиционные ритуалы чаепития и перекуров. Задачи не выполняются в срок, а на вопрос "почему?" вы слышите лишь невнятные оправдания. Кажется, что все при деле, но результат стремится к нулю. Кто же пожирает время ваших сотрудников?
Ответ прост: ваша система. Точнее, ее отсутствие или неверная настройка.
Цифровой срез рабочего дня: куда на самом деле уходят часы?
Давайте на мгновение остановимся и проведем мысленный эксперимент. Сделаем "цифровой срез" рабочего дня среднего сотрудника в торгово-производственной компании. Сколько времени уходит на:
o Бесконечные совещания и оперативки? Была ли у них четкая повестка? Каков итог? Что было улучшено или решено? Сколько жизненной энергии было потрачено впустую?
o Ведение записей в блокнотах? Как часто эти записи теряются или оказываются недоступны для коллег?
o Копирование и пересылку файлов? Сколько версий одного и того же документа с разными названиями хранится на компьютерах сотрудников?
o Ручное сопровождение процессов? Сколько раз приходится звонить и уточнять статус задачи?
o Ввод новых сотрудников в курс дела? Может ли новичок после инструктажа самостоятельно найти ответы на все свои вопросы?
o Переключение между десятками окон операционной системы?
o Сбор данных для заполнения договора или карточки клиента?
o Ожидание, пока "система виснет"?
Этот список можно продолжать бесконечно. Рутина, как трясина, засасывает ваших людей, не оставляя времени на самое главное.
Важные вопросы, которые вы должны себе задать
А теперь давайте посмотрим на ситуацию с другой стороны. Сколько времени ваша команда тратит на:
o Улучшение продукта или услуги?
o Повышение качества клиентского сервиса?
o Активные продажи?
o Автоматизацию рутинных операций?
o Развитие и оптимизацию бизнес-процессов?
Статистика, увы, печальна. Чем хуже у вас упакован продукт, чем хаотичнее ведутся базы данных, чем хуже описана логика бизнес-процессов, тем больше времени уходит на внутренние коммуникации и интерференцию. И тем ниже ваша операционная эффективность.
Ключ к операционной эффективности
Я вывел для себя постулат, который считаю ключом к решению этой проблемы:
Правильно собранная информация с минимальными трудозатратами, удобно сохраненная и доступная в нужное время нужному исполнителю, который знает, где ее найти и как использовать, - вот ключ к операционной эффективности!
Представьте, что точная информация сама подтягивается в нужный документ, а сотруднику остается только нажать кнопку. Фантастика? Нет, реальность, доступная благодаря современным ИТ-решениям.
Цифровой срез на практике
Однажды я провел эксперимент: мы получили доступы ко всем корпоративным почтовым ящикам, чатам и CRM-системе (в данном случае это был Битрикс24). Затем мы написали алгоритм, который отслеживал путь прохождения заявки от клиента до ее полного закрытия.
Результаты были шокирующими. Алгоритм визуализировал огромное количество дублирующих циклов, застревающих на самых ранних этапах. Менеджеры делали десятки запросов, собирая информацию по крупицам, как пазл, причем в этом участвовали почти все сотрудники. Волосы вставали дыбом от увиденной картины! Но для рядовых сотрудников это было нормой - они так работали всегда.
Что делать?
Внедрение автоматизации - это не просто покупка модной CRM-системы. Это, в первую очередь, полный и честный аудит ваших бизнес-процессов. Тот самый "цифровой срез", о котором я говорил.
Необходимо безжалостно выявить все узкие места, дублирующие операции и пожирателей времени. И только после этого реализовывать автоматизацию в системах управления и учета, таких как Битрикс24.
Перестаньте мириться с иллюзией занятости. Начните строить систему, которая будет работать на вас, а не против вас. И тогда вы увидите, как высвобождается время ваших сотрудников для действительно важных задач, а бизнес выходит на новый уровень эффективности.
