ИТ-документация часто воспринимается как формальность, которая «когда-нибудь понадобится». На практике именно отсутствие актуальной документации становится причиной простоев, потери данных, конфликтов с подрядчиками и зависимости от конкретных сотрудников. Независимо от размера бизнеса, минимальный набор ИТ-документации должен быть в любой компании.
Зачем компании ИТ-документация
Грамотно оформленная ИТ-документация позволяет:
- быстро восстанавливать работу при сбоях;
- передавать знания между сотрудниками и подрядчиками;
- снижать риски при увольнениях и отпусках;
- упрощать аудит, масштабирование и аутсорсинг;
- контролировать ИТ-инфраструктуру, а не «держать её в голове».
1. Схема ИТ-инфраструктуры
Документ должен отражать:
- серверы (физические и виртуальные);
- сетевые устройства и сегменты;
- облачные сервисы;
- основные сервисы и зависимости между ними.
Схема не обязана быть сложной — главное, чтобы она отражала реальное состояние и регулярно обновлялась.
2. Описание серверов и сервисов
Минимально необходимо зафиксировать:
- назначение каждого сервера;
- операционную систему и версии ПО;
- владельца сервиса (ответственного);
- уровень критичности.
Это позволяет быстро оценить последствия инцидентов и расставить приоритеты при восстановлении.
3. Учёт доступов и учётных записей
Документ должен содержать:
- список административных учётных записей;
- доступы подрядчиков;
- принципы выдачи и отзыва прав;
- используемые методы аутентификации.
Отсутствие учёта доступов — одна из самых частых причин инцидентов информационной безопасности.
4. Резервное копирование и восстановление
Важно зафиксировать:
- что именно резервируется;
- где хранятся копии;
- как часто выполняются бэкапы;
- порядок восстановления и ответственных.
Документация по резервному копированию должна быть проверена на практике, а не существовать только «на бумаге».
5. Контакты и ответственность
В одном месте должны быть собраны:
- контакты ИТ-специалистов и подрядчиков;
- зоны ответственности;
- условия поддержки и SLA;
- экстренные каналы связи.
В критической ситуации время на поиск контактов недопустимо.
6. Регламенты и инструкции
Минимальный набор:
- порядок работы с инцидентами;
- процесс изменения инфраструктуры;
- базовые инструкции для типовых задач;
- действия в аварийных ситуациях.
Регламенты не должны быть объёмными — они должны быть понятными и применимыми.
7. Лицензии и договоры
Рекомендуется вести учёт:
- лицензий программного обеспечения;
- сроков действия;
- договоров с провайдерами и вендорами;
- условий продления и поддержки.
Это снижает юридические и финансовые риски.
Типичные ошибки при ведении ИТ-документации
- документация устаревает и не обновляется;
- доступ к документам есть только у одного человека;
- данные хранятся в разных местах;
- документация создаётся «для галочки».
Вывод
Минимальный набор ИТ-документации — это основа управляемой, безопасной и устойчивой ИТ-инфраструктуры. Даже простые, но актуальные документы значительно снижают риски и повышают надёжность бизнеса. Гораздо дешевле поддерживать документацию, чем восстанавливать систему «вслепую» после инцидента.