Вопрос пользователя: «У нас простой учет по накладным, без сложных графиков. Как будет выглядеть отчет, если мы используем расчеты "По расчетным документам"?»
Суть проблемы
В компаниях, где не практикуются детальные плановые графики оплат по договорам или заказам, а работа ведется по факту выставленных счетов (расчетных документов), пользователи могут решить, что отчет «Состояние выполнения» для них бесполезен. Им нужен простой инструмент для контроля оплаты по конкретным накладным и учета авансов.
Что может 1С ERP?
При порядке расчетов «По расчетным документам» логика отчета существенно упрощается, но он не теряет своей полезности. Система перестает оперировать понятиями «плановая» и «фактическая» задолженность в их классическом понимании, фокусируясь на документе-основании (накладной) и движении денег по нему.
Суть подхода:
- Нет плановых графиков: Колонки «Дата (план)» и «Сумма (план)» в секции оплат заполняются данными из правил оплаты самой накладной. Это не долгосрочный план, а условия оплаты по этому конкретному документу.
- Объединение этапов: Все этапы по погашению долга по накладной, независимо от варианта контроля (до отгрузки, после, независимо), показываются под одним общим наименованием — «Оплата по графику накладной». Детализация по видам контроля теряется.
- Учет авансов: Если на накладную зачтен аванс (полный или частичный), в секции отгрузок/поставок появляется отдельный этап «Отгрузка/Поставка по графику погашения аванса». Сумма здесь — это либо зачтенный аванс, либо, что важно, переплата (если аванс больше суммы накладной). Этот остаток и будет показывать сумму, которую поставщик должен вернуть или которую можно зачесть в будущем.
- Прямая связка: Отчет строится строго по одному объекту — расчетному документу (накладной на реализацию или приобретение).
Преимущества подхода:
- Простота: Минимум колонок и этапов, только факты и условия по конкретному счету.
- Наглядность авансов и переплат: Этап погашения аванса становится центральным элементом для контроля возврата или зачета излишков.
- Акцент на документ: Идеально для ситуаций, где каждый счет — самостоятельная сделка.
Решение и рекомендации
- Не ищите сложных графиков: При этом порядке расчетов отчет — это просто расширенная статусная модель по накладной: «ожидает оплаты», «частично оплачена», «оплачена полностью», «есть переплата».
- Смотрите на «Оплату по графику накладной»: Это все, что должен контрагент по данному документу. Сравнивайте «Сумму (план)» (сколько должен) с «Оплатой (факт)» (сколько уже заплатил).
- Анализируйте этап погашения аванса: Если он есть, посмотрите на «Остаток» по нему. Остаток больше нуля — это переплата, требующая возврата или зачета.
- Используйте для контроля дебиторки/кредиторки по счетам: Быстрый способ увидеть, какие из выставленных или полученных счетов оплачены не полностью.
- Для просрочки ориентируйтесь на «Дату (план)» из накладной: Система рассчитает просрочку именно от этих дат.
Итог простыми словами
При расчетах «По документам» отчет становится не «бортовым компьютером» для сложного полета, а простым и надежным чек-листом по накладной. В чек-листе два пункта: 1) Оплатите вот по этим датам и суммам. 2) Если вы давали аванс, вот сколько из него мы зачли, а вот остаток (если он есть) — это ваша сдача. Все ясно и без лишних деталей.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Контроль оплаты по выставленному счету. Менеджер выставил счет (накладную) на 80 000 руб. с отсрочкой 14 дней. В отчете в секции оплат стоит одна строка «Оплата по графику накладной» с суммой 80 000 и плановой датой. После оплаты 50 000 руб. в колонке «Оплата (факт)» появляется сумма, а в «Остатке» остается 30 000 руб. с признаком просрочки, если дата прошла.
- Сценарий 2: Учет переплаты от клиента. Как в Примере 10: клиент перечислил 300 000 руб. по накладной на 200 000 руб. В отчете по этой накладной в секции отгрузок появится этап «Отгрузка по графику погашения аванса» на 100 000 руб. (переплата). Этот остаток — основание для решения: вернуть деньги или зачесть в следующий заказ.
- Сценарий 3: Контроль аванса поставщику. Компания перечислила поставщику аванс 100% (200 000 руб.) под будущую поставку. После того как поставщик отгрузил товар на 150 000 руб. и оформил накладную, в отчете по этой накладной в секции поставок будет этап «Поставка по графику погашения аванса» с остатком 50 000 руб. — это сумма, которую поставщик должен либо допоставить, либо вернуть.