Почему именно сейчас стоит проверить первичные документы в компании
Письмо от контролёров — это не приговор, но это сигнал к действию, который нельзя игнорировать.
Здравствуйте, я Маргарита Кирилловна Бескровная, эксперт по налоговому учёту и бухгалтерскому сопровождению бизнеса.
В последние полгода мы видим рост камеральных запросов и блокировок по формальным поводам: трещат не столько бизнес-процессы, сколько документы, которые должны были их прикрывать.
Как малый бизнес попадает в зону риска
Предприниматель понимает: оборот есть, а отчётность подведёт мостик к штрафам. И чаще всего причина — неправильная первичная документация: нет реквизитов, подписи не те, исправления выполнены «на коленке». Это знакомая картина для многих ниш с наличкой и частыми операциями: общепит, автосервисы, салоны.
Что именно проверяют первыми
ФНС в первую очередь берёт на прицел документы, которые подтверждают экономическую сущность операций. Среди них — счёт-фактура, ТТН, акты и кассовые ордера. Если вы читаете это и думаете «а у нас так», — это повод остановиться и проверить.
Типичная история: бухгалтер уходит, приходит новый — и через год приходит требование. Всё кажется «по форме», но в документе не хватает измерителей, подписей уполномоченных лиц или есть неправомерные исправления. Результат — доначисления и штрафы, которые можно было бы предотвратить.
Многие компании всё ещё рассчитывают на чудо: «если бумага есть — значит порядок». Но контролёры уже давно смотрят глубже: соответствие договорной базе, раздельный учёт расходов, корректность УПД и платёжек. Как итог — ссылка на практический разбор, где мы показываем, как кофейня избежала убытков при доначислении: читайте кейс.
Через пять минут после того, как вы проверите этот текст, вы сможете понять, какие документы в вашей компании надо смотреть в первую очередь. Это не занимает недели — иногда хватает часа, чтобы обнаружить критическую «дыру». И именно этот час экономит месяцы и сотни тысяч в будущем.
Баннер: Хотите убрать риск доначислений? Получите быстрый аудит первичных документов.
Что именно контролируют в первичных документах и почему это важно
ФНС оценивает первичную документацию не как набор бумажек, а как доказательную базу экономической операции: если база слабая — риск доначислений растёт.
Счёт-фактура и НДС: куда смотрят проверяющие
Счёт-фактура остаётся ключевым документом для НДС. Проверяют дату, наименование, цену, ставку и соответствие объёма поставки с ТТН. Отсутствие одного из реквизитов — повод для вопросов и возможного исключения расходов или вычета.
Товарно-транспортная накладная как подтверждение передачи
ТТН доказывает факт передачи товара. Контролёры смотрят цепочку: договор — ТТН — платёжное поручение. Нарушение кассовой дисциплины или несостыковки в ТТН с суммами оплаты — классический триггер для проверок.
Исправления и подписи — детали, которые дорого стоят
Неправомерные исправления, подчистки, подписи людей, не уполномоченных в учётной политике компании — всё это ведёт к тому, что документ признают недействительным. И тогда в дело идут формальные основания для доначислений.
Эта часть — не паника, а карта: зная, куда обычно смотрит инспектор, вы можете выстроить контроль и защиту. Убедитесь, что у вас есть юридически корректная первичка, архив документов и понятные правила подписи. Это и есть документальная безопасность, которая защищает ваш бизнес.
После этого блока — ещё один важный момент: подробный разбор процессов и внутренних регламентов, которые минимизируют риск. Ниже — анализ и практические шаги.
Глубокий разбор: где чаще всего теряются деньги и как это исправить
Когда мы говорим о «переплате по налогам» и «утечке прибыли», это почти всегда история про неправильный учёт и недокументированные расходы.
Ошибки в первичных документах, которые приводят к лишним выплатам
Частые промахи — отсутствие измерителей в актах, некорректные платёжные поручения, отсутствие договоров с контрагентами. Эти недочёты переводят допустимые расходы в «сомнительные» и увеличивают налоговую нагрузку.
Кадровые выплаты и платёжные ведомости: почему это боль
Платежные ведомости и расчёт зарплаты требуют соблюдения правил — неверное отражение начислений, отсутствие табеля рабочего времени, ошибки в оформлении ГПХ приводят к доплатам страховых взносов и штрафам. Это риск для бизнеса с большим персоналом.
Технический инсайт: как мы на практике наводим порядок
Наш подход — не просто исправлять документы, а строить систему контроля: учётная политика, раздельный учёт по проектам, стандартные шаблоны актов и УПД, регламент подписей. Это сокращает число «опасных операций» и повышает устойчивость перед проверкой.
В одном из кейсов мы обнаружили, что в течение года компания теряла до 7% прибыли из-за неверно оформленной первички и отсутствия раздельного учёта. Исправив учёт и внедрив документальную политику, клиент сократил налоговую нагрузку и закрыл окно для доначислений.
Если хотите понять, какие ошибки сидят в ваших процессах — посмотрите разбор по аутсорсингу и скрытым ошибкам: читайте анализ.
Баннер: Готовы к глубокому аудиту? Запуск программы через 48 часов.
Пять конкретных рекомендаций, которые реально работают
Ниже — практическая последовательность действий, адаптированная под уровень знаний собственника малого и среднего бизнеса.
- Упорядочите реквизиты в первичных документах
Убедитесь, что каждая счёт-фактура, акт и ТТН содержит дату, наименование операции, измерители в натуральном и денежном выражении, подписи уполномоченных лиц. - Внедрите шаблоны документов
Унифицируйте акт, счёт и УПД — это снизит риск ошибок и упростит внутренний аудит. - Отработайте процедуру исправлений
Объясните сотрудникам, как правильно делать корректировки: красное сторно или корректурный способ, читаемый текст и подписи. - Назначьте ответственных и зафиксируйте их в регламенте
Подписи должны ставить уполномоченные лица согласно внутренним документам — это уменьшит вопросы о подлинности. - Проводите регулярный внутренний аудит
Нельзя полагаться на «случайную проверку» — цикл аудита каждую квартал выявит проблемы до того, как их заметит ФНС.
Эти шаги включают элементы налогового планирования и документальной безопасности: понятная учётная политика и раздельный учёт помогают сформировать корректный налоговый профиль компании и снизить налоговую нагрузку законно.
Дополнительно: подробные советы по оптимизации и рискам в сельхоз и логистике — смотрите аналитический материал: обзор по секторам.
Где полезные материалы и чек-листы для дальнейшей работы
Продолжите изучение темы, опираясь на проверенные ресурсы и наши рубрики.
Как начать прямо сейчас и не потерять время
Действуйте системно — это дешевле и спокойнее, чем исправлять последствия.
Начните с трёх простых шагов:
- Проведите быстрый внутренний аудит ключевых документов: счёт-фактуры, ТТН, акты и платёжки — проверьте реквизиты и подписи.
- Внедрите шаблоны и регламент: учётная политика, порядок исправлений и список уполномоченных лиц.
- Закажите комплексное сопровождение: регулярная законная оптимизация и подготовка к проверке минимизируют риски и экономят деньги.
Налоговый иммунитет: Защитите бизнес от 99% рисков за 21 день. Запуск программы через 48 часов!
Инвестируйте в спокойствие бизнеса — закажите комплексное бухгалтерское сопровождение