Как хранить документы дома и ничего не терять

Если поиск нужного документа каждый раз превращается в мучение, мы поможем организовать хранение.

Вот пять советов.

Перед тем как раскладывать документы по папкам, стоит понять, что действительно нужно хранить, а что можно выбросить.

Систематизировать документы

Критерии для систематизации зависят от количества документов и размера семьи. Приведу примеры возможных схем.

По службам. Например, по газу, электричеству, водопроводу. Такая система подойдет для частного дома, где бывает много документов на коммуникации.

По объектам недвижимости. Отдельно хранят документы на дом, квартиру, дачный участок и так далее.

По членам семьи. Для взрослых, детей и даже животных, если они у вас есть.

По степени востребованности. Например, так:

• архивные документы, которые хранятся вечно и нужны редко: договор купли-продажи квартиры или дарственная;
• базовые документы, которые нужны более-менее регулярно: выписка из ЕГРН или техпаспорт;
• активные, которые «в работе». Это, например, неоплаченные квитанции за ЖКУ или договор на обслуживание газового оборудования, который надо перезаключить в ближайшее время.

В частном доме обычно несколько документов для каждого вида инженерных коммуникаций. Чтобы не путаться, лучше хранить их в отдельных папках

Придерживаться системы хранения

Варианты хранения зависят от объема документов и доступного места. Вот некоторые:

• отдельные папки для каждой группы;
• папки на кольцах подойдут, если документов много;
• картонные или пластиковые коробки. Удобнее вертикальные — в таких быстрее найти нужный документ, чем в стопке;
• файлы внутри выдвижного ящика. Папки складываем вертикально, а сверху наклеиваем стикеры, чтобы быстро вытаскивать важное;
• портфель и кейсы — для самых важных документов. Портфель быстрее забрать в случае пожара.

Готовый органайзер с разделителями. Если на такой наклеить стикеры, будет еще удобнее

Выбрать место

В идеале важные документы хранить в сейфе, но хороший офисный сейф стоит от 10 000 ₽ и не всем захочется тратить такие деньги.

Самый простой вариант хранения — поставить коробки и органайзеры на открытые полки, но так документы окажутся у всех на виду. Такой вариант безопасен в кабинете или спальне, где обычно бывают только свои.

В целом сгодится любое недоступное для маленьких детей и домашних животных место, например выдвижной ящик стола или шкафа.

Прятать коробки с бумагами на антресолях не стоит — будет неудобно лазить за ними.

Ящики удобнее для хранения, чем полки: не нужно вытаскивать каждую папку, чтобы найти нужную

Сделать электронные копии

Это удобно, если вы часто уезжаете из дома. В любой момент есть доступ к важным файлам и не нужно просить родных что-то искать.

Нет смысла сканировать все подряд — достаточно перевести в цифру только важные документы, которыми вы пользуетесь чаще всего.

Проще всего использовать формат PDF: он всегда читается, качество не ухудшается, а открывается в любом браузере. Конвертировать из других форматов в PDF удобно с помощью сервисов-конвертеров.

Электронные файлы можно собирать по папкам или объединять для собственного удобства.

Но с этим способом нужно не забывать про безопасность. Например, если храните в облачных хранилищах, следует устанавливать надежный пароль и регулярно его менять, а также внимательно следить за правами доступа.

Пример хранения на компьютере всего, что связано со страховками

Как безопасно хранить электронные документы?