Как упростить контроль договоров и сертификатов оборудования

Почему контроль договоров и сертификатов ломается

1. Разрозненность данных
   В компаниях сроки договоров и сертификатов часто «расползаются» по почте, сетевым папкам, личным Excel и мессенджерам. В итоге нет единого списка ключевых дат: чтобы понять, что и когда заканчивается, сотрудникам приходится вручную собирать данные из разных источников. Это забирает время и повышает вероятность пропустить важный срок.
2. Отсутствие единой картины по объекту
   Проблема усиливается, когда договоры, сертификаты и оборудование не связаны между собой. Нет единой карточки объекта, где видно: какая техника задействована, какие документы к ней относятся и какие сроки близки к завершению. В результате контроль становится «кусочным», а риски всплывают неожиданно.
3. Нет системного подхода к сигналам
   Если напоминания не регламентированы, всё держится на памяти людей. Часто задачи по продлению всплывают в последнюю неделю, когда времени на согласования уже мало. Практика показывает, что предсигналы должны быть настроены заранее и по единому правилу — например, за 90, 30 и 7 дней до окончания.
4. Последствия
   Когда контроль сроков непредсказуем, растут простои и финансовые потери. Просрочка сертификата может привести к приостановке работы оборудования и срывам графика. Плюс возникают риски штрафов: КоАП РФ предусматривает штрафы до 40 тыс. руб. на ответственных лиц и до 300 тыс. руб. на компанию за реализацию продукции с просроченным сертификатом. Дополнительно возможны конфискация оборудования и временное прекращение деятельности при серьёзных нарушениях. А «пожарный» режим продления в последний момент повышает нагрузку на согласования и ухудшает условия пролонгации.

Мини-чек-лист самодиагностики

• Где фактически лежат договоры и сертификаты: одно место или почта/папки/личные файлы?
• Назначены ли ответственные по каждому документу и зафиксировано ли это в правилах?
• Есть ли общий календарь сигналов (например, −90/−30/−7 дней)?
• Ведётся ли единый реестр с ключевыми полями (номер, даты, стороны, оборудование)?
• Были ли случаи, когда срок «обнулился» без предупреждения — какие документы пострадали?

Как выстроить предсказуемый контроль сроков

1. Данные и единый источник правды
Первый шаг — собрать договоры и сертификаты в единый реестр и договориться, что именно он является «источником правды». Формат может быть разным (Excel, 1С, SharePoint или другая система), но принцип один: все ключевые поля и сроки должны жить в одном месте. При расхождениях важно сверять версии и обновлять запись.

2. Правила сигналов как стандарт
Сделайте единое правило уведомлений для всех сроков. Например: 90, 60, 30, 7 и 1 день до окончания. Многоступенчатые сигналы дают запас времени на подготовку и согласование. Каналы можно комбинировать (почта, мессенджер, уведомления внутри системы), чтобы снизить зависимость от человеческого фактора.

3. Логика ответственности
У каждого срока должен быть владелец: конкретный сотрудник или подразделение. В карточке договора/сертификата фиксируется ответственный — именно ему приходят предсигналы, и он запускает процедуру продления. Так исчезает «ничья зона», и понятно, кто доводит задачу до результата.

4. Регламент продления

Опишите порядок действий по типам документов. Пример логики:

• за 60 дней — сбор пакета (акты, приложения, уточнения) и внутренние проверки,
• за 30 дней — согласование условий с контрагентом/исполнителем,
• за 7 дней — финальное оформление и фиксация продления в реестре.
  Регламент должен включать критерии полноты пакета и сроки подготовки финальной версии.

5. Контроль версий и истории
Фиксируйте изменения: кто и когда менял срок, обновлял документ или переводил его в архив. Старые версии сохраняются как архивные — это помогает не потерять историю и снижает риск работать по устаревшей копии.

Короткий чек-лист внедрения

• аудит источников (почта/папки/Excel),
• единый стандарт полей и названий,
• связи «договор ↔ сертификаты ↔ оборудование»,
• общий шаблон сигналов,
• распределение ролей и ответственности,
• пилот на одном контуре → масштабирование.

Контур «Договоры»

Важные атрибуты договора

В реестр договоров внесите минимум, без которого контроль не работает:

• номер и дата,
• контрагент,
• предмет,
• срок действия,
• условия пролонгации/расторжения,
• ссылки на приложения (акты, спецификации),
• связанный объект (оборудование/проект), если применимо.

Предсигналы и окно на действия

Сроки уведомлений должны учитывать реальное «окно» на переговоры и согласования. Если есть автоматическая пролонгация, это фиксируется отдельным полем, и добавляется сигнал до момента «автопродления» (например, за 30 дней).

Типовые риски в договорной работе

• «Ничья» ответственность. Нет владельца — нет продления.
• Дубликаты и разнобой версий. Один договор в нескольких копиях у разных людей.
• Несинхронные изменения. Условия и сроки обновили, а в реестре не отразили.
• «Автопродление по умолчанию». Договор продлился автоматически, а бизнес этого не ожидал.

Практические советы по договорам

Регулярно просматривайте список договоров с близкими сроками, чтобы не собирать «ком проблем» в последнюю неделю. Назначайте ответственного сразу при заведении договора и заранее собирайте комплект документов к продлению.

Контур «Сертификаты оборудования»

Связь «оборудование ↔ сертификаты»
Для каждой единицы техники нужна карточка (или запись в реестре), где видно, какие сертификаты, поверки и сервисные документы к ней относятся. Это позволяет быстро проверять комплектность и видеть сроки по конкретному объекту.

Предсигналы под сервисные окна
Сертификации и переосвидетельствования часто удобнее планировать под ТО и простои. Поэтому предсигналы лучше учитывать вместе с производственным календарём — так сроки не «съедаются» в периоды пиков.

Причины просрочек сертификатов

• документы лежат отдельно и не сводятся в один список,
• нет привязки к конкретному оборудованию,
• сроки «сходятся» в один период, а подготовка не начата заранее.

Практические советы по сертификатам
Проводите регулярную сверку по выборке оборудования: есть ли обязательные документы и актуальны ли сроки. Фиксируйте ключевые действия по продлению (заявка, поверка, оформление), чтобы видеть узкие места процесса.

Таблица 1 — «Ручной учёт/Excel vs Централизованный контроль сроков»

Таблица 2 — «Сценарий → Что контролируем → Как организовать → Эффект → Метрика»

KPI: как измерять эффект порядка

• Доля просроченных договоров и сертификатов до/после внедрения (%).
• Количество объектов без срока и/или без ответственного (должно стремиться к нулю).
• Среднее время подготовки продления (lead time): от первого сигнала до продления.
• Доля продлений, сделанных до «красной зоны» (например, до −7 дней).
• Доля «полных комплектов» документов по проверенным объектам.

Пример расчёта: (Просрочки_до − Просрочки_после) / Просрочки_до.

Риски и как их снижать

• «Ничья» ответственность. Решение: владелец срока обязателен в карточке документа.
• «Шумные» напоминания. Решение: единый стандарт сигналов и регулярные обзоры по графику.
• Несогласованные версии. Решение: упорядоченное хранилище + фиксация версии при продлении.
• Пиковые периоды (аудиты/сезонность). Решение: заранее готовить пакеты и учитывать сервисные окна.

Пошаговый план внедрения

1. Инвентаризируйте источники: почта, сетевые папки, Excel, внутренние базы.
2. Нормализуйте данные: единые поля, единые названия, устранение дублей.
3. Свяжите сущности: договор ↔ сертификаты ↔ оборудование.
4. Утвердите сетку сигналов (например, −90/−30/−7 дней) и правила обзоров.
5. Распределите роли: кто инициирует, кто согласует, кто фиксирует продление.
6. Запустите пилот на одном контуре и измерьте KPI.
7. Масштабируйте на остальные категории и закрепите регламентом.

Наши решения

Модуль ABIE SYSTEM — «Контроль сроков» объединяет сроки предприятия в одном контуре и помогает системно реагировать на приближающиеся даты. Система выделяет критичные сроки и поддерживает управляемый процесс продления или выполнения действий. Подход применим к договорам, сертификатам и другим документам, а также к пропускам/допускам, техобслуживанию оборудования и транспорта, зданиям и сооружениям, медосмотрам, обучению и инструктажам, товарным остаткам. В результате формируется единый реестр сроков и снижается риск пропусков.

Узнать подробнее → https://abiesystem.ru/products/kontrol-srokov

Часто задаваемые вопросы

1. Как начать, если документы разбросаны по папкам и Excel?
   Начните с аудита источников и заведите единый реестр. Соберите список действующих договоров и сертификатов с датами — так сразу станет видно, где пробелы, дубли и просрочки. Затем уточните ответственных и включите предсигналы.
2. Что учесть при настройке сигналов?
   Нужны несколько уровней напоминаний: часто используют 60–90 дней, затем 30 дней и 7–1 день до срока. Интервалы стоит подстроить под внутренние согласования: если цепочка длинная, первый сигнал должен приходить раньше.
3. Как организационно связать договоры и сертификаты с конкретным оборудованием?
   Через реестр активов или карточку оборудования: каждой единице присваивается идентификатор, а к нему прикрепляются номера и сроки сертификатов и договоров. Тогда по карточке сразу видно, какие документы влияют на работу объекта.
4. Как избежать «ничьей» ответственности?
   Правило простое: у каждого документа в реестре есть ответственный. Это может быть менеджер проекта, юрист или техслужба — важно, чтобы владелец срока был назначен и получал предсигналы.
5. Как подготовиться к сезонным пикам и аудитам?
   Планируйте заранее: распределяйте продления по «окнам» и запускайте сбор пакетов заблаговременно. В пиковые периоды предсигналы должны приходить раньше, а процедура — быть уже отработанной.
6. Как мерить эффект порядка?
   Фиксируйте базовые показатели, затем сравнивайте их после внедрения: долю просрочек, время на продление, долю продлений до «красной зоны», полноту комплектов. Для просрочек используйте формулу: (Просрочки_до − Просрочки_после) / Просрочки_до.
7. Что делать с архивом и старыми версиями?
   Организуйте «Историю/Архив»: старые версии сохраняются, но не участвуют в ежедневном контроле. В активном списке остаются только актуальные документы, чтобы не путаться в датах.
8. Как уменьшить «шум» от напоминаний и не терять важное?
   Не увеличивайте количество сообщений без правил. Лучше держать единый набор ключевых сигналов и добавлять регулярный сводный обзор (например, еженедельно). Тогда уведомления остаются заметными и управляемыми.