Что такое Канбан: история возникновения и принципы
В своей практике я сталкивался со многими подходами к управлению проектами: кто-то предпочитает классику, кто-то выбирает гибрид, кто-то гибкость.
На ИТ-проектах обычно используют Канбан-методологию. Этот подход пришел к нам из Японии 50-х годов. Мастера одного небезызвестного завода крепили на общую доску карточки, где прописывали свои потребности в производственных мощностях. Так материалы поставлялись исключительно по требованиям, а не впрок. Благодаря чему удалось оптимизировать использование ресурсов.
Метод оказался рабочим и вышел за пределы промышленной сферы, когда бизнесмен Дэвид Андерсон приспособил Канбан к разработке и внедрению программного обеспечения.
Главные принципы:
- визуализация рабочего процесса;
- WIP-лимиты ограничение количества задач в работе;
- постоянное отслеживание основных метрик и их корректировка;
- приоритизация задач;
- регулярные командные встречи;
- непрерывная поставка ценности.
Основным визуальным инструментом Канбан-методологии является доска. Она может быть физической или цифровой. На ней размещаются столбцы, каждый из которых этап работы. Участники команды распределяют свои задачи (тикеты) по колонкам. Инструмент помогает визуализировать рабочий процесс, отслеживать прогресс и выявлять узкие места (где застревают задачи).
Пример Канбан-доски
5 главных плюсов Канбан-досок: практический опыт
Мы используем цифровые доски как основной инструмент на ИТ-проектах внедрения, в том числе масштабных: когда трудовые затраты превышают 10 тыс. часов, а численность команды начинается от 30 человек. В этом нам помогают Agile-доски от Directum Projects российской системы управления проектами. Расскажу о главных преимуществах решения:
1. Доски адаптируются под потребности команд.
Как правило, мы создаем сразу несколько визуальных пространств для задач:
- команды управления, где решаются организационные вопросы;
- команды аналитиков, где специалисты управляют процессами проектирования и работают с требованиями;
- команды разработчиков, где фиксируются задачи по доработке и настройке системы.
На каждую доску назначаются ответственные обычно это тимлид команды. Чтобы выстроить прозрачное взаимодействие между участниками команды и избежать недопониманий, правила работы с доской закрепляются в тикете.
Правила работы с доской
Доски могут быть максимально простыми, когда команда работает всего с тремя колонками ( Бэклог , В работе и Выполнено ) или посложнее: на наших проектах у аналитиков и разработчиков добавляются столбцы Сбор информации и анализ , Описание , Рецензирование , На согласовании у заказчика .
Удобно, что команды могут адаптировать доски под свои потребности:
- использовать собственные метки, чтобы быстрее ориентироваться в задачах;
- настраивать свимлайны, чтобы визуально разграничить все работы;
- добавлять свои колонки, чтобы ни один этап не остался незамеченным.
Настройка свимлайнов
Права доступа гибко разграничиваются: в нашем случае отделы не видят доски друг друга, а команда управления имеет доступ ко всей информации. Так руководители верхнеуровнево отслеживают работы и подключаются к решению проблем, если что-то идет не так.
2. Задачи визуализируются в едином цифровом пространстве.
Канбан-доска объединяет все работы в одно окно: задачи больше не теряются, участники видят актуальный статус проекта и могут планировать свою загрузку. В тикетах собрана необходимая информация например, описание задания, дедлайны, приоритет, ответственные, трудозатраты. Чтобы оценить работы конкретного участника команды, мы используем фильтры. Так видно, сколько задач было завершено, сколько находятся в работе, сколько сотрудник сможет взять на себя сверху .
Еще один инструмент контроля накопительная диаграмма потока. С ее помощью наша команда оценивает, насколько быстро проходят задачи между этапами, где появляются бутылочные горлышки и не перегружены ли участники.
Накопительная диаграмма потока
3. Можно управлять большими командами и смежными отделами.
С Канбан-досками управление командами становится проще: все данные, в том числе, ссылки на документы и итоги, закрепляются внутри тикетов. Если кто-то из участников привык работать через обычные задачи, можно отправить их напрямую с доски.
Сохранять хороший рабочий темп и не перегружать сотрудников помогут WIP-лимиты. Мы устанавливаем нормы задач для каждой колонки, кроме этапов Бэклог и Выполнено . Лимиты обсуждаем вместе с сотрудниками, которые работают с досками. Так планирование становится более эффективным. По моему опыту, количество задач на одного специалиста в среднем должно равняться 3. Так человек будет сконцентрирован на решении наиболее приоритетных вопросов.
Изменения на проекте не остаются без внимания: руководители и участники команд гибко настраивают уведомления. Например, когда на тикет назначаются ответственные или появляется комментарий к задаче, поступают оповещения на саму доску, в папку Входящие или на электронную почту.
4. Отслеживается прогресс проекта.
Еще один важный лимит, который мы используем на ИТ-проектах, количество дней, когда тикеты находятся без движения. Ограничения мы настраиваем для каждой колонки (не больше одной рабочей недели). Если тикет застрял на одном из этапов, это сигнал для руководителя: требуется дополнительное внимание.
Просроченные задачи подсвечиваются красным
На регулярных встречах мы обсуждаем выполнение проекта: где возникли проблемы, в правильном ли направлении движется команда. Такие синхронизации помогают не упустить из вида важное и фиксировать все решения по проекту на организационной доске.
5. Выстраивается сильная и мотивированная команда.
Канбан-доски создают культуру партнерства, где каждый человек может влиять на правила работы, предлагать свои решения и видеть загрузку других участников. Благодаря тому, что рабочий процесс становится полностью прозрачным, сотрудники мотивированы завершать задачи в срок, сокращаются риски, что где-то возникнет конфликт или простой.
Конечно, доски не смогут охватить полный цикл управления проектами: здесь нужна комплексная система для планирования сроков, бюджетов и ресурсов, организации документооборота и базы знаний, сбора отчетности в разных разрезах. Если вы находитесь в поиске программного решения, изучите полезный гайд Как выбрать ИСУП . Внутри собраны сравнительные таблицы и опросы. Надеюсь, что это поможет вам выбрать правильное ИТ-решение. Удачи, и да прибудет с нами сила Канбан!