Часто у сотрудников кадровых служб огромное количество времени уходит на оформление новых сотрудников. С переводом процессов в цифру с помощью кадрового электронного документооборота (КЭДО), казалось, все бюрократические проблемы должны были остаться позади. Документы создаются, подписываются, используются и хранятся в электронном виде, а значит, время сотрудников на обработку документации сокращается. Как результат, повышаются производительность кадровиков и контроль за процессами.
Сложность в том, что даже с КЭДО бумажные документы остаются в ходу, ведь, по закону, они должны храниться у работодателя в течение пяти лет, а отдельные категории — до десяти. При найме в КЭДО новый сотрудник предоставляет как минимум копии паспорта (включая разворот с пропиской, зачастую рукописной), СНИЛС и ИНН. Поэтому ощутимый эффект от цифровизации HR-процессов возможен лишь при одном условии — если внесение документов в систему КЭДО автоматизировано.
Почему это важно? В процессе найма HR-специалист тратит на перенос данных одного сотрудника в систему КЭДО до часа рабочего времени. Соответственно, при массовом найме это занимает бесчисленное количество часов и даже дней: на обработку документов сотни человек может уйти порядка 12-ти. В этом случае электронный документооборот не полностью решает проблемы и при этом порождает кадровый хаос: куча документов, опечатки и другие ошибки при переносе данных из-за человеческого фактора. Быстрое трудоустройство и повышение эффективности тем временем остаются несбыточными мечтами работодателя.
Когда КЭДО — помощник, а не враг?
Совсем иных результатов позволяет добиться автоматический ввод кадровых документов на базе искусственного интеллекта. В этом случае HR-специалисту остается просто отсканировать (или даже сфотографировать на корпоративный смартфон/планшет) документы нового сотрудника или получить результат распознавания документов, из которых ИИ-система уже извлекла все данные.
Такая система превращает процесс оформления сотрудников в автоматизированный цикл, где распознаванием и извлечением данных из документов сотрудников занимается ИИ-агент. Справляется с этим он в разы быстрее и точнее человека, решая тем самым целый ряд бизнес-задач — быстрее нанимать, быстрее допускать к работе, организовать потоковый найм. В такси, логистике, розничной торговле, строительстве и других ключевых областях это просто необходимо.
ИИ-агент от российского разработчика Smart Engines, к примеру, способен за считанные секунды распознавать и извлекать данные из паспорта РФ, трудовой книжки, СНИЛС, ИНН, дипломов и любых других кадровых документов. При этом система одинаково уверенно работает с печатным и рукописным текстом. И даже поддерживает редкие виды аттестатов, медицинские заключения и шаблоны таких документов, как удостоверение сварщика и права тракториста.
Всего решение поддерживает более 3 тысяч типов документов и 5 тысяч уникальных шаблонов. Среди них — удостоверяющие личность документы из всех стран мира. В условиях, когда увеличиваются миграционные потоки, причем не только из стран ближнего зарубежья, но и из дальних направлений — Китая, Индии, Пакистана, искусственный интеллект сильно облегчает обработку. Обычный кадровик может даже не знать, как выглядят документы этих стран — у ИИ этой проблемы нет.
В целом, ИИ-агент — это не просто инструмент с базовым набором правил и документов, а полноценная адаптивная система. Ее можно применять для самых разных задач — и при трудоустройстве специалистов профильных профессий, и при найме мигрантов, и для типовых задач документооборота.
Решение Smart Engines легко интегрируется в ИТ-инфраструктуру компании. ИИ-агента можно как установить на корпоративные серверы, так и встроить в мобильные и веб-приложения. В обоих случаях решение для распознавания документов не требует интернет-соединения. Сами же данные не передаются на сторонние носители или в облака, поскольку система оптического распознавания работает полностью локально. Это обеспечивает надежную защиту данных сотрудников, в первую очередь — персональных. Никаких утечек и проблем с законодательством.
Почему КЭДО без хорошего распознавания — пустой звук?
От качества технологии оптического распознавания, в связке с которой работает система КЭДО или обычная кадровая учетная система КДО, зависит многое. Например, как быстро и точно система считает документ, извлечет из него данные и внесет их в кадровые формы.
При слабой точности распознавания данные из документов сотрудников могут быть перенесены некорректно. А это не просто не сэкономит ресурсы, но и принесет дополнительные издержки: HR-специалистам придется перепроверять информацию и исправлять ошибки.
Эффективность КЭДО напрямую зависит от того, насколько быстро и точно работает встроенный в нее модуль распознавания. Только качественное решение позволяет минимизировать ручной труд и сопутствующие задержки и ошибки ввода и, в конечном счете, полностью автоматизировать процесс найма.
При выборе ИИ-агента Smart Engines можно не переживать за качество: алгоритмы на базе собственной фирменной технологии GreenOCR® 2.0 распознают текст документов с исключительной точностью. Система уверенно работает даже с мятыми, изогнутыми и снятыми под углом документами.
С помощью такого ИИ-помощника трудоустраивать сотрудников можно без бюрократических проволочек, ошибок и раздражения.