Пандемия COVID-19 сделала отмену рабочих поездок частой ситуацией. Сегодня на перенос или отмену деловой поездки могут влиять различные обстоятельства: заболевание сотрудника или его близких, изменение карантинных правил в регионе назначения, приостановка авиасообщения или закрытие границ. В материале разберём ключевые причины отмены командировок в текущем году, а также расскажем о корректном оформлении отмены и возврате средств за бронирования.
Причины для аннулирования служебной поездки
Если поездку отменяют из-за коронавирусных ограничений (внезапный карантин, прекращение авиарейсов и подобное), такие ситуации можно расценивать как непреодолимые обстоятельства.
При подготовке документов необходимо чётко указать причину и при возможности сделать ссылку на официальные источники — приказы о введении противоэпидемических мер.
В случаях, когда командировку отменяют из-за болезни сотрудника или его семьи, основанием считают состояние здоровья работника либо семейные обстоятельства.
Процедура оформления отмены
Как правильно оформить отмену запланированной командировки?
- Первым шагом сотрудник или руководитель составляет служебную записку с указанием причин отмены.
- На основании записки издаётся распоряжение об аннулировании поездки. Документ оформляется в произвольной форме, но с обязательным указанием: конкретных причин отмены (можно сослаться на официальные постановления), ФИО и должности сотрудника, номера исходного приказа о командировке. Если уже были выданы суточные или оплачены билеты с гостиницей, прописывают порядок возврата средств.
- Работник должен ознакомиться с приказом и подтвердить это подписью.
Аннулирование бронирования и возврат средств
После подписания приказа требуется отменить гостиничное бронирование и вернуть билеты — это должен сделать тот, кто их оформлял. Многие авиакомпании в связи с пандемией разрешают возврат даже билетов по невозвратным тарифам.
Однако вернуть полную сумму обычно не удаётся — удерживаются сервисные сборы. Также возможны штрафы за отмену брони отеля, особенно при позднем аннулировании. В налоговой отчётности такие расходы учитываются как внереализационные (без НДС).
В трёхдневный срок после издания приказа сотрудник обязан подать авансовый отчёт с документами о потраченных средствах. В случае успешного возврата денег к отчёту прилагают подтверждающие бумаги (чеки, уведомления).