С 1 сентября 2026 года вступает в силу обязанность использовать электронную транспортную накладную (ЭТрН) при большинстве автомобильных перевозок грузов. Это — не просто формальная замена бумажного документа на цифровой файл, а системная трансформация логистического взаимодействия: от трёхсторонней координации до регламентации мгновенных решений «на месте» — в поле, на складе, у погрузочной рампы.
Федеральный закон № 140-ФЗ, принятый в 2022 году, задал чёткий горизонт планирования. Однако, как показывает практика пилотных внедрений, сроки не всегда соответствуют реальной готовности участников рынка — особенно в сегменте малого и среднего бизнеса.
Почему электронная транспортная накладная сложнее бумажного документа
В отличие от бумажного документа, который можно оперативно скорректировать на месте, завизировать задним числом или восстановить при утере, ЭТрН требует строгого соблюдения цифровых процедур: каждый этап — от создания до аннулирования — фиксируется в системе и имеет юридическую силу.
Если сравнивать с бумажным вариантом, ключевые причины повышенной сложности ЭТрН следующие:
- Бумажный документ можно поправить на месте, завизировать после факта или восстановить при утере. В ЭТрН каждый этап — оформление, подписание, изменение, отмена — это строгий цифровой процесс с юридической силой.
- Зависимость от инфраструктуры: требуется интернет, устройство (ПК/смартфон), электронная подпись и работающее ПО. Бумажный документ функционирует автономно — всегда и везде.
- Отсутствие неформального взаимодействия: при бумажном обмене водитель и кладовщик могут оперативно согласовать отклонения (например, повреждение упаковки). В электронном формате все действия регламентированы, и любое отклонение от сценария (обрыв связи, отсутствие подписанта) приводит к сбою.
При этом эти «барьеры» одновременно становятся преимуществами: рост прозрачности, сокращение споров и исключение потерь/подделок документов.
Эта особенность создаёт принципиально иной уровень координационной сложности, подчёркивает Андрей Пасечников, исполнительный директор «Грузовичкоф»:
«Бумажная транспортная накладная — устоявшийся инструмент, и взаимодействие по ней давно отлажено между тремя сторонами: отправителем, перевозчиком и получателем. ЭТрН же сохраняет эту трёхстороннюю структуру, но переводит её в цифровую среду, где каждая роль — особенно перевозчик, часто представляющий отдельную компанию с собственной ИТ-системой и оператором ЭДО — требует более жёсткой координации».
Три ключевых вызова: не техника, а процессы
По наблюдениям Екатерины Мухиной, коммерческого директора «Грузовичкоф», наибольшие трудности возникают не в подключении операторов ЭДО или API-интеграции, а в согласовании операционных сценариев. В рамках внутренних проектов и диалога с партнёрами выделены три системных барьера:
- Экспедиторские схемы
В классической экспедиции участвуют: грузоотправитель, экспедитор, перевозчик, получатель — и, возможно, субподрядчик. ЭТрН пока не предусматривает четкого юридического и технического оформления таких цепочек. Как подписать документ, если в нём должен быть указан реальный перевозчик, а не посредник? Как учесть цепочку ответственности? - Нерабочее время и мобильность
«Более 40 % заборов и доставок в рамках договорных логистических схем происходят до 9:00 или после 18:00, — отмечает Мухина. — В это время на стороне получателя или отправителя зачастую отсутствуют сотрудники с правом электронной подписи, либо ключи ЭП находятся в центральном офисе. Возникает вопрос: как оперативно подписать документы Т2/Т4? Как зафиксировать факт приёмки с расхождениями, если ответственное лицо не может оперативно подключиться?» - Приёмка с расхождениями
Бумажная ТН позволяет внести замечания от руки — «коробка помята», «вес на 5 кг меньше». В цифровом формате такой сценарий требует либо дополнительных полей (не во всех операторах реализованы), либо отдельного акта — что нарушает принцип «одного документа на перевозку».
«Мы видим, что компании, которые начали формализовать эти процессы до подключения техники, переходят на ЭТрН в 2–3 раза быстрее», — резюмирует Мухина.
Реинжиниринг, а не просто цифровизация
Елена Волкова, директор по организационному развитию «Грузовичкоф» и эксперт в области автоматизации и оптимизации бизнес-процессов, подчёркивает: успех внедрения определяется не ИТ-инструментами, а пересмотром самих процессов:
«Мы наблюдаем: компании, которые рассматривают ЭТрН как “цифровую копию бумажной ТН”, сталкиваются с ростом нагрузки на персонал и увеличением ошибок. А те, кто подходит к внедрению как к реинжинирингу — пересматривают роли, точки контроля, триггеры действий — получают эффект уже на этапе пилота.
Например, если раньше кладовщик вручную сверял накладную и вес, а потом вызывал водителя на подпись, то в цифровом сценарии фото груза, геолокация и подпись фиксируются одновременно — и этот момент нужно заложить в регламент заранее. Автоматизация здесь не замена человека, а перераспределение его внимания с рутины на контроль исключений».
Что могут сделать компании уже сейчас
На основе анализа более 150 пилотных внедрений Александр Чистов, директор операционного блока «Грузовичкоф», предлагает поэтапную стратегию подготовки:
Этап 1. Аудит цепочек и выбор пилота (декабрь 2025 — январь 2026):
Оценка ключевых маршрутов, выявление контрагентов, готовых к тестированию. Цель — запустить пилот до февраля, чтобы выявить слабые места за 6–7 месяцев до дедлайна.
Этап 2. Согласование регламентов (февраль — март 2026):
Совместная проработка с партнёрами: как фиксируются расхождения, порядок действий при отсутствии связи или недоступности ответственного лица с ЭП.
Этап 3. Техническая интеграция и обучение (март — май 2026):
Подключение к оператору ЭДО, настройка мобильных инструментов, обучение водителей, кладовщиков и ответственных за документооборот.
Этап 4. Пилот и корректировка (апрель — июнь 2026):
Запуск ЭТрН на 5–10 маршрутах, сбор обратной связи, фиксация сбоев, доработка регламентов.
Этап 5. Масштабирование (июль — август 2026):
Постепенный переход основных объёмов, мониторинг метрик (время оформления, доля ошибок, частота споров), резервирование бумажного варианта на случай сбоев.
«Сейчас — последнее окно для запуска осмысленного пилота, — подчёркивает Александр Чистов, директор операционного блока «Грузовичкоф». — Компании, которые начнут тестировать в январе–феврале, успеют адаптироваться. Те, кто отложит до апреля, будут вынуждены работать в условиях “боевой” нагрузки — и риски роста простоев и ошибок резко возрастут».
Экономический эффект: не только 170 млрд
Прогнозируемый совокупный эффект в 170 млрд рублей по оценкам правительства — снижение административных издержек, рост скорости оборота автопарка, минимизация ошибок — это макрооценка. На уровне компании выигрыш проявляется иначе:
- Сокращение времени подготовки и обмена транспортной накладной — с 20–30 минут (включая распечатку, поиск шаблонов, ручное заполнение, подписание и копирование) до 5–7 минут (выбор шаблона в системе, автозаполнение, ЭП в один клик). Эффект достигается за счёт исключения ручного оформления и стандартизации шаблонов со стороны грузоотправителя.
- Снижение споров по документам на 60–80 % (за счёт фотофиксации и цифровых подписей);
- Ускорение сверки с контрагентами — от недель до часов;
- Повышение управляемости — сквозной трекинг статуса груза и документа в одном интерфейсе.
Заключение: переход как точка роста
Переход на ЭТрН — не обязанность, которую нужно пережить, а возможность пересмотреть и оптимизировать логистические процессы в целом. Как показывает практика, компании, которые рассматривают его как проект цифровой трансформации (а не просто замену бумажки), получают конкурентное преимущество уже на этапе внедрения.
Эксперты единодушны: начинать стоит сейчас. Не ради того, чтобы «успеть к дедлайну», а чтобы влиять на то, как будут устроены логистические взаимодействия в следующем десятилетии.