Вопрос пользователя: «Нам перечислили предоплату. Когда и как нужно выставить счет-фактуру на аванс? Можно ли это делать автоматически?»
Суть проблемы
При получении аванса (предоплаты) в счет предстоящих поставок продавец обязан начислить НДС и выставить счет-фактуру в течение 5 календарных дней. Ручное отслеживание сроков и оформление счетов-фактур на каждый аванс трудоемко и чревато штрафами за просрочку.
Что может 1С ERP?
Система автоматизирует этот процесс через рабочее место «Оформление счетов-фактур по полученным авансам» и интеграцию с «Помощником по учету НДС». Это позволяет не забывать о сроках и выставлять документы партиями за пару кликов.
Суть подхода:
Центр контроля: Все начинается с «Помощника по учету НДС». Он отображает задание вроде «Выставить счета-фактуры по полученным авансам (3)», где цифра — количество неоформленных предоплат.
Автоматический сбор данных: Из помощника вы переходите в специальное рабочее место. Нажав кнопку «Заполнить авансы», система сама подберет все оплаты от покупателей, по которым прошло 5 дней, но счет-фактура еще не выставлен.
Пакетное создание: Вы видите список таких авансов. Можно отметить галочками нужные позиции (или все сразу) и нажать «Сформировать счета-фактуры». Система массово создаст документы «Счет-фактура выданный (аванс)».
Автоматический учет: При проведении этих счетов-фактур НДС с аванса автоматически начисляется, а запись появляется в книге продаж. При последующей отгрузке НДС с аванса будет автоматически принят к вычету.
Преимущества подхода:
Соблюдение сроков: Система напоминает о необходимости выставить счет-фактуру, исключая просрочку и штрафы.
Эффективность: Массовое создание документов экономит часы рутинной работы.
Точность: Автоматический расчет суммы НДС к начислению.
Сквозная аналитика: Прямая связь между поступлением денег, выставлением счета-фактуры и последующей отгрузкой.
Решение и рекомендации (Пошаговый алгоритм)
- Регулярно проверяйте «Помощник по учету НДС» — это ваш контрольный пункт.
- Перейдите по заданию в рабочее место оформления счетов-фактур на авансы.
- Укажите период (например, текущий месяц) и нажмите «Заполнить авансы».
- Проверьте и отметьте строки в появившемся списке.
- Нажмите «Сформировать счета-фактуры». Документы будут созданы и проведены автоматически.
- Обратите внимание на нумерацию: по умолчанию такие счета-фактуры получают префикс «А» (например, «А-000001»), что четко отделяет их от обычных.
Итог простыми словами
Представьте, что 1С — это ваш личный секретарь по НДС. Как только на счет поступает предоплата, он заводит карточку и ставит будильник на 5 дней. В назначенный день он напоминает вам: «Поступили авансы, нужно выставить 3 счета-фактуры». Вы заходите в его кабинет, видите список, ставите галочки и нажимаете одну кнопку. Секретарь сам готовит и регистрирует все документы. Вам остается только отправить их контрагенту.
Типичные сценарии использования:
Сценарий 1: Ежедневная рутина с предоплатой
Ситуация: Компания работает по модели 100% предоплаты. Ежедневно поступает 5-10 платежей от разных клиентов.
Решение: Бухгалтер раз в день заходит в рабочее место, заполняет список авансов за прошедший день и одной кнопкой формирует все счета-фактуры. Вся процедура занимает 2-3 минуты.
Сценарий 2: Контроль перед сдачей отчетности
Ситуация: Конец квартала. Необходимо убедиться, что на все поступившие авансы выставлены счета-фактуры и НДС начислен правильно.
Решение: В «Помощнике по учету НДС» проверяется, что задача по авансам пуста (нет цифр в скобках). Если есть остатки — они оформляются пакетно. Это гарантирует, что в декларацию попадут все операции.