Сегодня любой сотрудник, подписывающий документы компании, действует как физическое лицо, подтверждая свои права машиночитаемой доверенностью. Использование связки «личная подпись и МЧД» стало единым стандартом для взаимодействия с контрагентами и госорганами.
В этой статье мы подробно рассмотрим работу уполномоченного представителя с МЧД, разберем действующие форматы доверенностей и расскажем, как не допустить ошибок при наделении полномочиями.
Кто такой уполномоченный представитель в системе МЧД
В контексте электронного документооборота уполномоченный представитель — это любое лицо, которое подписывает электронные документы от имени организации или ИП. Им может быть сотрудник или внештатный специалист, который использует личную квалифицированную электронную подпись (КЭП) физического лица.
Сертификат КЭП содержит только данные человека, а связь с компанией обеспечивает машиночитаемая доверенность для уполномоченного. Это XML-файл, который хранится в едином распределенном реестре ФНС (ЦПРР) и содержит информацию о том, что директор доверил конкретному лицу совершать определенные действия.
Без действующей МЧД подпись бухгалтера, юриста или менеджера на служебном документе (счете-фактуре, договоре, отчете) не имеет юридической силы.
Как оформить МЧД на уполномоченного представителя
Процесс создания доверенности в 2026 году стандартизирован. Оформить документ можно через сервисы операторов ЭДО, например, Астрал Доверенность, или на портале ФНС.
Алгоритм действий:
1. Сбор данных. Вам потребуются реквизиты организации и данные представителя.
2. Выбор полномочий. Используйте единый классификатор полномочий или текстовое описание. Для взаимодействия с ФНС полномочия выбираются строго из справочника.
3. Формирование файла. Система создает XML-файл. На этом этапе можно установить пароль на МЧД для защиты данных.
4. Подписание и регистрация. Руководитель подписывает файл своей КЭП, после чего доверенность отправляется в распределенный реестр ФНС.
Каждая МЧД на уполномоченного получает уникальный идентификатор — GUID. Именно этот номер, а не сам файл доверенности, передается контрагентам и госорганам вместе с подписанными документами.
Как уполномоченному работать с МЧД
Уполномоченное лицо получает МЧД от руководителя организации, подписанную его КЭП, например, юрлица или ИП. При подписании документов своей КЭП физического лица, уполномоченное лицо прикрепляет к ним файл МЧД, подтверждая свои полномочия.
МЧД предоставляется вместе с подписанным документом контрагентам или госорганам. Важно хранить МЧД в надежном месте и следить за сроком ее действия, а также помнить об ответственности за действия, совершаемые в рамках предоставленных полномочий.
КЭП юрлица и ИП можно получить только в УЦ ФНС и доверенных лиц УЦ ФНС. Физические лица обращаются в аккредитованные Минцифры удостоверяющие центры.
Актуальные форматы в 2026 году
При оформлении важно выбрать правильный формат, так как старые версии больше не принимаются к регистрации:
- Формат 003 (EMCHD_1): Единый универсальный формат. Подходит для B2B-документооборота и взаимодействия с большинством ведомств.
- Формат 5.03: Подходит только для сдачи отчетности и взаимодействия с ФНС.
Кто подписывает МЧД на уполномоченных сотрудников
Правом выдачи доверенности обладает единоличный исполнительный орган компании. Это делает руководитель организации или индивидуальный предприниматель. Для подписания используется КЭП руководителя. Это «корневая» подпись, которая легитимизирует все дальнейшие действия представителей.
Если в компании предусмотрена возможность передоверия, то руководители филиалов или заместители также могут выдавать МЧД своим подчиненным. В этом случае оформить МЧД на уполномоченного представителя нужно через нотариуса или в порядке передоверия, если это право зафиксировано в первоначальной доверенности. Нотариальные МЧД также регистрируются в реестре через блокчейн-платформу Федеральной нотариальной палаты.
Вопросы и ответы
Что такое МЧД и зачем она нужна?
МЧД — это электронный документ в формате XML. Она нужна, чтобы сотрудник мог законно подписывать документы компании своей личной подписью физлица. С 1 сентября 2024 года это единственный легальный способ делегирования полномочий в ЭДО.
Нужна ли МЧД генеральному директору?
Не всегда. Руководитель организации и ИП действуют от имени своего бизнеса без доверенности. Но если вы директор аутсорсинговой компании, например, ведете бухгалтерию заказчика, то для подписи документов клиента МЧД вам необходима. В этом случае клиент оформляет доверенность на вас как на уполномоченного представителя, чтобы вы могли законно действовать от его имени.
Можно ли оформить МЧД на человека, который не работает в штате?
Да. Трудовые отношения не являются обязательным условием. Вы можете выдать доверенность внештатному бухгалтеру, юристу-аутсорсеру, представителю управляющей компании или вашему родственнику.
Какие данные представителя обязательны в 2026 году?
Обязательно указывать ФИО, дату рождения, СНИЛС и ИНН представителя.
Какие форматы доверенности использовать?
Используйте универсальный формат 003. Старые форматы, например, 5.02, являются архивными: новые доверенности в них не создаются, но старые, выданные до марта 2025 года, действуют до конца своего срока.
Как проверить МЧД контрагента?
Проверка осуществляется автоматически сервисом ЭДО при получении документа. Также можно проверить вручную на портале ФНС (m4d.nalog.gov.ru). Для проверки нужно знать GUID доверенности, ИНН доверителя и ИНН представителя.
Как отозвать доверенность при увольнении сотрудника?
Руководитель должен сформировать заявление на отзыв МЧД в той же системе, где она создавалась. После регистрации отзыва доверенность теряет силу мгновенно. Это действие необратимо.
Что делать, если МЧД не регистрируется в реестре?
Частые ошибки:
- Неверный ИНН представителя или доверителя.
- Опечатки в ФИО (например, «е» вместо «ё» в соответствии с паспортом/СНИЛС).
- Истекший срок действия КЭП руководителя.
- Использование устаревшего формата XML. Проверьте эти данные и повторите отправку.
На какой срок можно выдать МЧД?
Законодательство не ограничивает максимальный срок. Обычно выдают на 1–3 года. Если срок в доверенности не указан, она действует 1 год (ст. 186 ГК РФ).
Нужна ли МЧД для сдачи отчетности в Росстат?
Да, с 1 мая 2025 года Росстат ввел обязательную проверку МЧД при приеме статистической отчетности. Отправка отчетов без валидной доверенности приведет к отказу в приеме.