Электронный документооборот (ЭДО) давно стал частью бизнес-реальности. Цифровые счета, акты и договоры — это привычно и удобно. Но для многих компаний сегодня использование ЭДО — это строгое требование закона. Игнорирование его грозит не неудобствами, а вполне реальными штрафами. Бухгалтер Азбука Консалт разберется кому необходимо ЭДО в 2026 году.
Кому ЭДО обязателен в любом случае в 2026 году
Следующие категории бизнеса обязаны работать с налоговой и контрагентами в цифре без исключений:
- Крупнейшие налогоплательщики (КНП)
- Все организации и ИП, где средняя численность сотрудников за прошлый год превысила 100 человек
- Новые компании (в том числе созданные при реорганизации), изначально имеющие штат более 100 сотрудников
Обязательный электронный формат для конкретных документов
Даже если ваша компания не входит в списки выше, закрепить за собой ЭДО придется в определенных ситуациях:
- Декларация по НДС (за редкими исключениями для агентов-неплательщиков)
- Расчет 6-НДФЛ, если доходы в отчетном периоде получили больше 10 человек
- Журнал учета счетов-фактур — для посредников, которые выставляют или получают счета-фактуры от своего имени
Важно: Компании с численностью до 100 человек по-прежнему могут выбирать — сдавать отчетность на бумаге или в электронном виде.
Особый случай: страховая отчетность
Здесь свои правила, и их легко нарушить:
- Расчет по страховым взносам (РСВ) — в электронном виде, если выплаты были больше чем 10 физлицам
- Форма СЗВ-СТАЖ (ЕФС-1) — электронно, если средняя численность работников превышает 10 человек
План действий: как избежать штрафов в бухгалтерии в 2026 году
Чтобы не столкнуться с санкциями из-за формата документов, предпримите три основных шага:
1. Проведите аудит. Точнее определите среднесписочную численность персонала и подсчитайте количество физлиц, которым вы платили доходы
2. Уточните свой статус. Проверьте, являетесь ли вы плательщиком НДС или выступаете посредником по сделкам.
3. Подготовьтесь заранее. Если вы подпадаете под обязательный ЭДО, немедленно выберите оператора электронного документооборота и протестируйте отправку отчетности до дедлайна.
Этот простой алгоритм — ваша гарантия от ошибок, просрочек и финансовых потерь из-за штрафов.
#эдо #бухгалтерия #бухгалтернааутсорсинге #аутсорсингбухгалтерии #консалтинг #азбукаконсалт #azbukaconsalt