Вот вы руководитель предприятия, или направления или проекта. Можете формулировать задачи, декомпозировать цели в мероприятия. Прописываете все четко, умеете донести смыслы до исполнителя. Но одно страдает, это сроки.
И вы не понимаете, почему, когда все разжевав, исполнитель не может сделать вовремя.
Причина может быть в том, что вы забываете поставить конкретные сроки.
Вы говорите где-то на этой неделе, пока подумай под этим вопросом или вообще не берете во внимание срок (дедлайн), так как считаете, что исполнитель сам должен этот срок знать.
Но на практике не так.
Нет срока выполнения задачи, нет движения к этой задачи.
Поэтому важно обозначать сроки, даже если вы сами точно не знаете какой дедлайн поставить.
Дедлайн – дата выполнения задачи или какой-либо работы, это может быть также и определенный промежуток времени, к которому должна быть достигнута цель или выполнена задача.
Дедлайн появляется в письменной форме в 1917 году как печатный термин для «руководства на станине печатного станка, за пределами которого текст не будет печататься».
С 1920 году встречается в печати в значении «ограничения по времени» в издательской индустрии, указывая время, по истечении которого материал не попадёт в газету или периодическое издание.
В русском языке слово появилось в начале 1990-х годов и писалось в орфографическом варианте как «дэдлайн».
Вариант написания «дедлайн» был зафиксирован в орфографическом словаре под редакцией В.В. Лопатина
В общем, первоначальное понимание дедлайна как мертвой линии, вполне задает определенную метафору при использовании дедлайнов в рабочем графике.
В определении дедлайнов важна оценка трудоемкости выполнения задач потому, как нереалистичные дедлайны обесценивают не только сами задачи, цели, но и обнуляют сами себя.
Рассмотрим виды дедлайнов:
1. Жесткий дедлайн. Это конкретная дата, и она не гибкая. Это может быть важное совещание, защита проекта, даты сдача отчета заказчику и тд. Двигать жесткий дедлайн вам не получиться, у вас на это нет инструментов, нет ресурсов, нет властных полномочий. Двигая жесткий дедлайн можно существенно лишиться имиджа, заказчика.
2. Мягкий дедлайн. Это дата, которая может быть подвинута в силу уточнения каких-либо факторов, или выполнение задачи зависит не только от вас, но и от других лиц (заказчика, эксперта, юриста и тд.). Как правило, в таких случаях есть два дедлайна: мягкий, который был озвучен и промежуточный, который нужен чтоб сверить на каком этапе задача.
3. Нет дедлайна. Это когда у задачи нет дедлайна. К примеру, сделать отчет как будет время, подумать над вот этой задачей и так далее в таком темпе. Задача с таким дедлайном, а именно отсутствием его, решаться не будет. Знайте это. Поэтому старайтесь если задача неактуальна, лучше ее не поручать без дедлайна.
Если взять три вида дедлайна, о которых я рассказала выше, и уровень важности задачи, то получиться вот такая матрица:
6 стратегий в зависимости от дедлайна и важности задач.
Сначала про важные задачи:
Задачи важные со жестким дедлайном – ставим в график, контроль этапов Задачи важные с мягким дедлайном - быстрее передаем запрос стороне, от которой зависит выполнение задачи
Задачи важные и без дедлайна – запланирую свободный слот
Теперь про неважные задачи:
Когда речь идет о неважных задачах, то лучше конечно пересобрать приоритеты этих задач, выяснить нет ли у вас слепого пятна.
Если все-таки задачи неважны, то
Неважные с жестким дедлайном - автоматизируем выполнение;
Неважные с мягким дедлайном - экологический отказ или делегируем;
Неважные без дедлайна – игнорирование.
Какие задачи обычно неважные – мелкая рутина, не приносящие ценность, бесперспективные, задачи с ложной ценностью, пожиратели времени.
Каким образом можно обозначать дедлайны:
Для системно повторяющихся задач – обозначать мероприятия в одно и то же время. К примеру, совещание в понедельник в 8 ч.;
Дедлайн по проектным задачам можно отсчитывать исходя из конечной даты сдачи отчета заказчику;
В сроках готовности можно учитывать:
время на согласование;
форс-мажор;
технологическое время готовности самих задач.