В каждой компании рано или поздно образуется «кладбище» старой техники. Сломанные принтеры, устаревшие мониторы и системные блоки, которые гудят как самолет, просто занимают место в подсобке или под столами сотрудников. Выкинуть их в обычный мусорный контейнер нельзя, так как закон предусматривает строгие штрафы за вред экологии.
Офисная техника числится на балансе организации, поэтому просто так избавиться от нее не получится. Бухгалтерия должна отчитаться за каждую мышь и клавиатуру, иначе налоговая проверка обязательно задаст неудобные вопросы. Процесс нужно оформить документально, соблюдая все регламенты и сроки, чтобы и склад освободить, и закон не нарушить.
Порядок действий и документальное оформление
Первым делом необходимо провести инвентаризацию имущества. Комиссия проверяет фактическое наличие оборудования и сверяет его с инвентарными карточками, выявляя расхождения и оценивая состояние активов. Своевременное списание и утилизация оргтехники помогают не платить налог на имущество за хлам, который уже давно не приносит пользы бизнесу.
На основе инвентаризации составляется акт, где фиксируются причины вывода техники из эксплуатации. Это может быть физический износ, моральное устаревание или неустранимая поломка.
Для бухгалтерии потребуются следующие документы:
приказ руководителя о создании комиссии по списанию основных средств;
инвентаризационные описи с перечнем всех объектов;
акт о списании объекта основных средств по установленной форме;
договор с профильной организацией на передачу отходов.
После подписания акта бухгалтерия делает соответствующие проводки. Оборудование снимается с баланса, и только после этого его можно физически передавать переработчикам.
Оценка технического состояния
Бухгалтер не может на глаз определить, что ноутбук больше не подлежит ремонту, ведь для этого нужны специальные знания. Обосновать причину снятия с баланса помогает привлечение специалистов, которые выдают заключение о неработоспособности. Профессиональная экспертиза для списания служит законным основанием для составления акта и защищает компанию от обвинений в растрате имущества.
Специалист осматривает технику, диагностирует узлы и составляет дефектную ведомость. В этом документе подробно описываются неисправности и делается вывод о нецелесообразности ремонта.
В дефектной ведомости обычно указывают:
наименование, модель и инвентарный номер устройства;
характер повреждений и причину их возникновения;
стоимость запчастей и работ по восстановлению работоспособности;
итоговое заключение о необходимости списания.
Без такого заключения налоговая может посчитать, что фирма списала вполне рабочую технику, а это уже нарушение. Акт технического состояния снимает эти риски.
Финальный этап и аффинаж
Когда документы готовы, наступает черед физической ликвидации оборудования. Офисную технику нельзя просто разломать и вывезти на свалку, так как в платах содержатся тяжелые металлы, пластик и опасные химические соединения. Передавать старые компьютеры нужно только лицензированным компаниям, которые занимаются переработкой электронного мусора.
Лицензированный подрядчик разбирает оборудование на фракции: пластик идет на переработку, металл — в переплавку, а опасные компоненты обезвреживаются. Особое внимание уделяется драгоценным металлам — золоту, серебру и платине, которые содержатся в микросхемах. По закону организация обязана вести учет драгметаллов, поэтому после переработки исполнитель предоставляет паспорт-расчет, подтверждающий, сколько ценного сырья было извлечено и сдано в Госфонд.
Правильный подход к ликвидации старых активов формирует имидж ответственного бизнеса. Экологичная переработка снижает нагрузку на окружающую среду и возвращает полезные материалы во вторичный оборот. Компания получает чистый баланс, свободное место в офисе и полный пакет закрывающих документов для любых проверок.