В деловой практике нередко встречаются ситуации, когда сотрудники получают деньги «под отчёт» — на командировочные расходы, мелкие закупки или представительские нужды. Однако за этой рутинной операцией порой скрываются серьёзные риски как для работников, так и для компаний. Подотчётные средства — это сумма, которую работодатель выдаёт сотруднику на конкретные служебные расходы. Все траты должны быть подтверждены документами (чеками, накладными, актами) и отражены в авансовом отчёте. Срок отчётности устанавливается компанией и фиксируется в локальных актах.
Автор: Т.Сергеева, начальник отдела выездных проверок Межрайонной ИФНС России № 29 по РБ.
К сожалению, некоторые компании и предприниматели пытаются превратить подотчётные средства в инструмент обналичивания денег. Схема выглядит так: сотруднику (зачастую номинальному) выдают крупную сумму под отчёт. Он предоставляет фальшивые чеки и накладные, якобы подтверждающие расходы, но деньги фактически не идут на заявленные цели, а обналичиваются и передаются организаторам схемы. В бухгалтерии отражаются «законные» расходы, что позволяет снизить налогооблагаемую прибыль.
Попытки обойти налоговые обязательства через подотчётные средства — игра с огнём. Даже если схема кажется «безопасной», она неизбежно привлекает внимание контролирующих органов. Такие операции могут привести компанию к финансовым и репутационным потерям: доначисления налогов (прибыль, НДС, НДФЛ, страховые взносы); блокировка расчётных счетов; утрата доверия партнёров и клиентов; штрафы за нарушение кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ); уголовная ответственность за уклонение от уплаты налогов (ст. 199 УК РФ) или подделку документов (ст. 327 УК РФ).
Налоговые органы и банки отслеживают подозрительные операции, такие как регулярные крупные выдачи одному сотруднику, чеки с округлёнными суммами и типовыми формулировками, совпадение дат выдачи подотчёта и снятия наличных, отсутствие экономических обоснований трат, низкое качество или дублирование первичных документов.
Так, Межрайонной ИФНС России № 29 по Республике Башкортостан была проведена выездная налоговая проверка ООО «УНК» за 2021-2023 годы, по результатам которой установлено, что под видом выдачи денежных средств в подотчет на лицевые счета руководителя и учредителя общества осуществлялось обналичивание денежных средств с расчетных счетов организации. В подтверждение целевого использования полученных денежных средств в налоговый орган к авансовым отчетам были представлены фиктивные документы, а именно кассовые чеки. В ходе проведения мероприятий налогового контроля налоговым органом установлено несоответствие заводских номеров ККТ, представление кассовых чеков от имени фирм-однодневок, несоответствие наименований товаров и способов оплаты в результате верификации с базой «Проверка чеков ФНС России» по QR-коду. В ходе выездной налоговой проверки установлено обналичивание денежных средств с расчетных счетов организации свыше 49 млн. рублей под видом выдачи денежных средств в подотчет, что привело к доначислению обществу налога на доходы физических лиц, уплачиваемого в качестве налогового агента с доходов, перечисленных на лицевые счета руководителя и учредителя, в сумме 6,5 млн. рублей. Также налогоплательщик привлечен к налоговой ответственности, предусмотренной п. 1 ст. 123 НК РФ, за неправомерное неудержание и неперечисление в установленный НК РФ срок сумм НДФЛ.
Использование подотчётных средств для обналичивания — высокорисковая схема с серьёзными правовыми последствиями. Организации следует выстраивать систему внутреннего контроля и строго соблюдать нормы бухгалтерского и налогового законодательства. Сотрудникам важно осознавать личную ответственность за оформление подотчётных операций. Для компаний единственный устойчивый путь — соблюдение законодательства и выстраивание прозрачной системы учёта. Для сотрудников — осознанное отношение к подотчётным деньгам: любая сомнительная операция может обернуться не только финансовыми потерями, но и уголовной ответственностью. Помните: экономия на налогах сегодня может стоить бизнеса завтра. Берегите репутацию — она не подлежит восстановлению.