Иногда кажется, что бизнес держится на встречах: созвон утром, планёрка днём, «быстрый синк» вечером. Снаружи — бурная деятельность. Внутри — усталость и тихая мысль: «мы опять говорили, но ничего не сдвинули». И тут важно: проблема редко в количестве встреч. Чаще — в качестве. Непродуманные собрания съедают внимание, а внимание — валюта, на которой живёт команда.
Есть и парадокс. Руководители боятся отменять созвоны, будто без них всё рассыплется. Но бывает наоборот: как только вы режете «пустые» встречи, процессы проясняются, решения появляются быстрее, а люди перестают жить от звонка до звонка. Противоречие мнимое: редкая и точная встреча всегда ценнее частой и размытой.
Смысл и цель: ради чего мы собираемся
Перед приглашением задайте себе вопрос: что изменится после разговора? Не «обсудим», а конкретно: принять решение, выбрать вариант, распределить задачи, снять риск. Если ответа нет, встреча почти гарантированно станет тратой времени.
Хорошая привычка — писать цель одной фразой в приглашении: «выбираем подрядчика до конца созвона» или «утверждаем план на неделю и владельцев задач». Люди приходят собраннее, а разговор держится в рамках.
И да: не всё требует звонка. Обмен информацией часто дешевле сделать сообщением или документом. Встречу оставьте для того, что действительно выигрывает от живого обсуждения.
Формат и правила: как провести, чтобы не “выпали” люди
У встреч обычно четыре причины: обмен информацией, принятие решений, обсуждение мнений и эмоций (обратная связь), укрепление отношений в команде. Когда пытаются сделать всё сразу, получается длинная каша. Лучше выбрать главный смысл и под него подобрать формат: информация — аудио плюс экран; решения — видео; обратная связь — видео или очно; конфликты и сплочение — по возможности офлайн.
Второй слой — правила участия. На онлайн-встречах часть людей молчит: перебивают, не успевают, теряются на экране. Исправляют ситуацию простые меры: повестка и материалы заранее, очередь выступлений, поднятие руки, чат (иногда анонимный), и модерация без «размазывания» темы.
Техника тоже влияет на выгорание. Проверьте связь, заряд, возможность показать экран. Отключите уведомления — и ради концентрации, и ради конфиденциальности. Настройте свет и фон. И договоритесь о камерах заранее: вариант «кто-то с камерой, кто-то без» быстро снижает вовлечённость. Добавьте ещё одну мелочь: паузы после мысли на 1–2 секунды — это снижает перебивания из-за разной скорости интернета.
Итоги и фиксация: чтобы встреча не повторялась
Самая дорогая ошибка — выйти без финала. Тогда решения растворяются, задачи расползаются, и через неделю вы снова «обсуждаете то же самое». Закрывайте встречу коротко: что решили, кто владелец, срок, где зафиксировано (задача, документ, чат).
Если планируете запись — предупредите заранее. Но даже с записью протокол полезен: он экономит время тем, кто не был, и уменьшает риск «я понял иначе». И обязательно выходите из конференции: по той же ссылке может начаться другая встреча, и «просто выключить камеру» — плохая привычка.
Защищайте время команды как ресурс — каждая встреча должна давать измеримый результат (решение, задача, срок), иначе заменяйте её документом или коротким сообщением.