Если вы работаете в сфере реставрации объектов культурного наследия, вы наверняка знаете: здесь недостаточно просто уметь восстанавливать старинную лепнину или подбирать исторически точные краски. Чтобы участвовать в государственных закупках, получать допуски и избегать штрафов, нужно выстраивать бизнес так, как требует закон о сохранении ОКН — строго, системно и без пробелов.
Одна из самых частых ошибок компаний — относиться к внутренней документации и расходам на лицензию как к второстепенным вопросам: при таком отношении следуют внезапная проверка Минкультуры, срыв тендера из-за отсутствия аттестованного специалиста или отказ в подтверждении лицензии. Давайте разберёмся, как этого избежать.
Внутренний аудит — защита бизнеса
Согласно Федеральному закону от 25 июня 2002 г. № 73-ФЗ «Об объектах культурного наследия…» выполнение работ по сохранению ОКН (включая реставрацию, консервацию, приспособление) возможно только при наличии действующей лицензии Министерства культуры РФ и аттестованных сотрудников по специальностям, соответствующим видам разрешённых работ.
Хотя реставрационные лицензии и считаются бессрочными, это не совсем так. Их могут приостановить или аннулировать, если выяснится, что организация не соответствует требованиям: например, лицензиаты опоздал с подтверждением соответствия лицензии Минкульта, или при проверке выяснилось, что не хватает квалифицированных кадров или отсутствуют документы по выполненным работам.
Неприятные сюрпризы возможны и при участии в госзакупках. Например, при подаче заявки на выгодный проект выясняется, что вы не можете подтвердить наличие минимального штата специалистов, т.к. ваш главный инженер не прошёл очередную аттестацию, или вы не можете подтвердить наличие выполненных контрактов похожего вида из-за недостатков в документации. В итоге участие срывается, и контракт достаётся менее опытным, но более аккуратным с документами подрядчикам. Обидно?
Поэтому периодический внутренний аудит — это базовая проверка, которую стоит проводить минимум дважды в год, чтобы вовремя исправить недостатки и не рисковать бизнесом. Последний месяц года — самое время, чтобы проанализировать и обобщить деятельность, выявить недостатки и риски и запланировать необходимые мероприятия.
Что проверять в рамках внутреннего аудита:
1. Полный комплект исполнительной документации по каждому объекту.
Это не просто «бумажки для отчёта». В случае претензий со стороны заказчика или органа госохраны именно эти документы будут вашими доказательствами добросовестности.
В перечень входят:
— журналы производства работ,
— акты скрытых работ, акты авторского и технического надзора за реставрацией;
— фото- и видеофиксация до/в процессе/после работ,
— отчёты специалистов,
— разрешения и акты приёмки, согласованные с органами охраны памятников.
Без них вы рискуете не только при проверке, но и при подтверждении лицензии, т.к. Минкульт вправе запросить информацию о выполненных работах и документы, подтверждающие их качество и ввод в эксплуатацию.
Компания ежегодно проводит внутренний аудит + решили дополнительно проверить документацию перед подачей уведомления о подтверждении лицензии. В ходе проверки выяснилось, что по нескольким объектам отсутствует акт выполнения работ, а по двум ключевым проектам нет разрешений на проведение работ от КГИОП — документы «потерялись» при смене прораба.
Команда оперативно запросила дубликаты актов у заказчиков и разрешений у органа госохраны, восстановила фотоархив и подготовила пояснительную записку. При проверке Минкультуры замечаний не возникло — лицензия продлена без вопросов.
2. Актуальность внутренних локальных нормативных актов (ЛНА).
Положения о порядке выполнения реставрационных работ, инструкции для руководства и специалистов, приказы о назначении ответственных лиц — всё это должно соответствовать как текущей практике вашей компании, так и законодательству в области сохранения ОКН.
Устаревшие или противоречивые ЛНА могут вызвать вопросы при проверке, а также стать проблемой при подтверждении соответствия лицензионным требованиям.
3. Кадровая устойчивость.
Хватает ли у вас аттестованных в Минкульте специалистов по каждому виду работ в лицензии? Кто назначен ответственным за направления работы прямо сейчас? Есть ли дублёры на случай отпуска, болезни или увольнения? Эти вопросы нужно задавать себе не только во время ежегодного аудита, а постоянно. Даже временное отсутствие сотрудника, когда такой специалист обязателен в штате компании-реставратора — это нарушение лицензионных требований и риск аннулирования лицензии.
Отсутствие аттестованного специалиста на объекте при действующем контракте — нарушение требований законодательства об охране культурного наследия, которое может повлечь административную ответственность по статье 7.13 КоАП РФ (штрафы достигают от 200 тысяч до 5 миллионов рублей для юрлица).
Статья по теме: Ответственность за нарушение требований к охране объектов культурного наследия
Бюджет на лицензионную деятельность: на что нужны деньги
Многие компании экономят на «невидимых» статьях расходов до тех пор, пока не сталкиваются с авралом. Тогда где-то нужно быстро добыть денег на срочную аттестацию, штрафы, неустойку по контракту… Чтобы избежать этого, заранее планируйте бюджет на профильные затраты.
Планирование расходов на следующий год
После аудита у вас на руках будет список обязательных мероприятий, которые нужны для продолжения работы с лицензией Минкульта. Чаще всего перечень предстоящих дел и затрат выглядит так:
- Получение дополнительных лицензий и допусков для расширения видов работ и услуг;
- Аттестация и переаттестация специалистов (в том числе обучение по программам, соответствующим требованиям Минкультуры);
- Повышение квалификации, подтверждение членства в НРС путём проведения независимой оценки квалификации, если подошёл срок (для СРО требуется не реже одного раза в 5 лет);
- Членские, страховые и обеспечительные взносы в фонды СРО — если вы участвуете в строительстве, реконструкции или капремонте ОКН;
- Юридическое сопровождение — для актуализации ЛНА, проверки договоров, сопровождения при проверках со стороны Минкульта;
- Продление ЭЦП, лицензий на ПО, обновление нормативных баз (например, сводов правил по реставрации).
Важно: большинство этих расходов учитываются при расчёте налога на прибыль как обоснованные и документально подтверждённые. Обсудите детали с вашим бухгалтером заранее, чтобы частично снизить налоговую нагрузку.
Мы поможем провести аудит и покажем риски и возможности роста для вашей компании в деле сохранения объектов культурного наследия. Исправим выявленные недочёты, поможем подготовиться к проверке и подтвердить лицензию Минкульта, а также подготовиться к аттестации и независимой оценке квалификации для СРО. Наш специалист готов ответить на ваши вопросы.
=============
Мы оказываем содействие в получении лицензии Минкультуры, оформлении допусков СРО и подготовке специалистов для соответствия требованиям госзакупок. Профессиональная подготовка позволяет успешно пройти процедуру включения в реестр и получить доступ к перспективным проектам.
☎ 7 (495) 228-30-08
☎ 7 (812) 425-24-11
Источник статьи: наш блог о лицензировании в Министерстве культуры
Ещё по теме: