Как подготовиться к проверке Роспотребнадзора, ГИТ и ФНС: универсальный чек-лист для бизнеса

Внеплановая проверка государственных органов — это стресс для любой компании. Однако грамотная подготовка позволяет не только пережить это событие с минимальными потерями, но и доказать свою добросовестность. В этой статье — универсальный алгоритм и отдельные чек-листы для самых частых проверок: Роспотребнадзора, Государственной инспекции труда (ГИТ) и Федеральной налоговой службы (ФНС).

Шаг 1: Универсальные действия при получении уведомления о проверке

Как только на пороге вашей компании оказался инспектор или вы получили уведомление о плановой проверке (о ней должны предупредить за 24 часа), действуйте по плану:

1. Проверьте полномочия. Попросите предъявить служебное удостоверение и распоряжение (приказ) о проведении проверки. Внимательно изучите документы:Кто проверяет? ФИО, должность инспектора.
   Что проверяют? Список вопросов, подлежащих проверке.
   Что является предметом проверки? Период, за который проводят проверку.
   Сроки проверки. Дата начала и окончания (для выездной проверки есть строгие лимиты: 20 рабочих дней, для малого бизнеса — 50 часов в год, для микропредприятий — 15 часов).
   Основание. Является ли проверка плановой или внеплановой.
   
2. Уведомьте руководство. Немедленно сообщите о визите проверяющих руководителю компании и юристу.
3. Назначьте сопровождающего. Заранее определите ответственного сотрудника (часто это юрист, руководитель отдела кадров или бухгалтер), который будет сопровождать инспекторов, фиксировать их действия и предоставлять запрошенные документы.
4. Фиксируйте всё. Ведите журнал проверки, где записывайте: кто из инспекторов что запрашивал, какие делал замечания (устные и письменные). По возможности присутствуйте при всех действиях проверяющих.
5. Не предоставляйте лишнего. Предоставляйте только те документы, которые прямо указаны в распоряжении о проверке. Не стоит по собственной инициативе показывать то, о чем не просили.
6. Получите результаты. По окончании проверки вам должны вручить акт проверки. Не подписывайте его, если не согласны с содержанием. Вы имеете право написать возражения и приложить их к акту.

Теперь перейдем к специфике подготовки к каждому виду проверок.

Чек-лист для проверки Роспотребнадзора (надзор в сфере защиты прав потребителей и санитарного благополучия)

Что проверяют: соблюдение санитарных норм, правил продажи товаров (работ, услуг), права потребителей, качество продукции.

Что подготовить:

✅ Документы для потребителей:

• Уголок потребителя с информацией о компании (наименование, адрес, ФИО руководителя), книгой жалоб и предложений (она должна быть прошита, пронумерована и заверена).
• Правила оказания услуг/продажи товаров.
• Образцы правильно оформленных договоров, прейскуранты с печатью и подписью.
• Сведения о сертификации товаров (декларации соответствия, сертификаты).

✅ Санитарно-эпидемиологические документы:

• Действующие медицинские книжки всех сотрудников (с отметками о прохождении регулярных медосмотров).
• Договоры на вывоз мусора, дезинфекцию, дератизацию (уничтожение грызунов), стирку униформы.
• Журналы учета дезинфекционных работ, уборки помещений.
• План производственного контроля (ППК).

✅ Прочее:

• Наличие и исправность средств для измерения веса (весы), их своевременная поверка.
• Сроки годности продукции: правильная выкладка и уничтожение просрочки с оформлением акта.
• Правильная ценовая маркировка товаров.
• Сведения об ароматизаторах, пищевых добавках (для общепита).

Чек-лист для проверки Государственной инспекции труда (ГИТ) (надзор за соблюдением трудового законодательства)

Что проверяют: трудовые договоры, графики работы, оплата труда, охрана труда.

Что подготовить:

✅ Трудовые отношения:

• Трудовые договоры на всех сотрудников (включая срочные и по ГПХ, если они есть). Проверить, чтобы все существенные условия были прописаны.
• Штатное расписание.
• Правила внутреннего трудового распорядка (должны быть с ними ознакомлены под подпись).
• Графики отпусков (актуальные, согласованные).
• Табели учета рабочего времени.
• Приказы (о приеме на работу, переводе, увольнении, отпусках, взысканиях и поощрениях).
• Личные карточки сотрудников (форма Т-2).

✅ Оплата труда:

• Положение об оплате труда.
• Расчетные листки (должны выдаваться ежемесячно).
• Копии ведомостей или выписки из банка о выплате зарплаты.
• Информация о МРОТ: убедитесь, что зарплата не ниже минимального размера.

✅ Охрана труда:

• Инструкции по охране труда для всех должностей.
• Журналы инструктажей (вводный, первичный, повторный и т.д.).
• Приказы о назначении ответственных за охрану труда.
• Протоколы проверки знаний по охране труда.
• Документы о спецоценке условий труда (СОУТ).

Чек-лист для проверки Федеральной налоговой службы (ФНС) (налоговый контроль)

Что проверяют: правильность исчисления и уплаты налогов, полноту учета доходов и расходов.

Что подготовить:

✅ Учетные регистры и отчетность:

• Регистры бухгалтерского и налогового учета (обороты по счетам, главная книга, анализ счетов, регистры налогового учета по НДС, налогу на прибыль и т.д.).
• Налоговые и бухгалтерские декларации за проверяемый период.
• Учетная политика для целей бухгалтерского и налогового учета.

✅ Первичные документы:

• Договоры с контрагентами, клиентами и поставщиками.
• Счета-фактуры, книги покупок и продаж (особенно важно для НДС).
• Акты выполненных работ/оказания услуг.
• Кассовые документы (приходные и расходные ордера, отчеты кассира), Z-отчеты (для онлайн-касс), фискальный накопитель.
• Банковские выписки и платежные поручения.

✅ Прочее:

• Документы по кадровому учету (трудовые договоры, штатное расписание) — ФНС часто запрашивает их для сверки обоснованности расходов.
• Документы, подтверждающие право на применении льгот или спецрежимов (например, патент, уведомление о УСН).
• Анализ сделок с контрагентами: убедитесь в их благонадежности (проверьте ИНН, выписки из ЕГРЮЛ, наличие сайта, реальные адреса). Это защитит от претензий по необоснованной налоговой выгоде.

Общие рекомендации на все случаи

• Держите документы в порядке всегда. Лучшая подготовка — это ежедневная работа по правильному документообороту.
• Проведите внутренний аудит. За 1-2 месяца до предполагаемой плановой проверки (их список публикуется на сайте Генпрокуратуры) пройдитесь по чек-листам самостоятельно и устраните недочеты.
• Настройте взаимодействие между отделами. Бухгалтерия, кадры, юрист и отдел продаж должны работать согласованно.
• Не паникуйте и ведите себя уважительно. Спокойная и профессиональная реакция на замечания часто помогает решить вопрос в досудебном порядке.

Помните: проверка — это не приговор, а routine процедура. Готовность к ней говорит о вашей юридической и финансовой грамотности и значительно снижает риски для бизнеса.

Если статья вам понравилась, помогла в разрешении соответствующей ситуации, не скупитесь на лайки и рекомендации, может быть кому-то информация из этой статьи остро необходима. Благодарю.