Это статья для тех, кто устал считать налоги в уме и спать с документами под подушкой
Здравствуйте, я Маргарита Кирилловна Бескровная, эксперт по налоговому учёту и бухгалтерскому сопровождению бизнеса.
Пару лет назад я встретила владельца небольшого интернет-магазина, который каждое утро начинал с вопроса — «что на этот раз не так в учетe?» Это была не шутка, это был хронический страх перед письмом от налоговой и внезапной блокировкой счета.
Почему «учет интернет-магазина» не должен быть тем, что вы делаете ночью
Он рассказывал о потерянных актах, о перекосах в остатках и о ситуации, когда обороты есть, а чистой прибыли почти нет. Это типично для сегмента, где операционная скорость важнее порядка, но цена ошибки — штрафы и потерянная маржа.
Первые симптомы, которые мы чаще всего видим у клиентов
Пропущенные УПД, несовпадение остатков на платформе и в 1С, отсутствие сверок с банком, недопонимание, какие расходы допустимы при разных налоговых режимах. Всё это формирует риск-профиль компании и приводит к непредсказуемой налоговой нагрузке.
Многие предприниматели чувствуют себя один на один с бухгалтерией, потому что предыдущий бухгалтер вел учёт формально, без объяснений, и ничего не делал для того, чтобы минимизировать риск проверок. Я пришла в эту отрасль, чтобы это менять — системно, прозрачно и законно.
Ниже — чек-лист из 7 практических шагов, который мы применяем у клиентов интернет-торговли, чтобы сократить ошибки и потери до 60%. Это не теоретический список, это рабочая последовательность, проверенная на реальных кейсах.
Если хотите посмотреть, как мы управляем оборотным капиталом клиента, посмотрите наш материал про управление сезонным бизнесом — управление оборотным капиталом. Там есть конкретные шаги, которые перекладываются и на интернет-магазины.
Как автоматизация превращает хаос первички в управляемую историю
Ошибки ручного ввода, которые стоят дороже, чем кажется
Когда заказы вбиваются вручную, растут расхождения между платформой, складом и бухгалтерией. Ошибка в цене — и вы теряете маржу. Ошибка в количестве — и у вас брак в отчетах, который превратится в доначисления при проверке. Поэтому первый шаг — не вера в идеальную ручную работу, а переход на автоматизированную систему учета товаров, заказов и платежей.
Что именно автоматизируем и зачем
Мы интегрируем систему интернет-магазина с учётной программой и онлайн-кассой, настраиваем обмен по УПД и сверки с банком. Это уменьшает ручные операции, ускоряет обработку и даёт ту самую прозрачность, которая нужна владельцу бизнеса.
Практически это выглядит так:
- связка магазина — WMS — учётная система для синхронизации остатков;
- интеграция с онлайн-кассой для корректной кассовой дисциплины и верных чеков;
- автоматическая сверка поступлений с банком и платёжными агрегаторами.
Результат — меньше ошибок в первичной документации, меньше вопросов от контроля и реальная экономия времени. Часто это даёт немедленный эффект: закрываются «утечки» денег и падает налоговая нагрузка за счёт корректной классификации расходов.
Типичная ловушка при интеграции касс
Многие подключают онлайн-кассу формально, но не выстраивают процесс — кто пробивает чек, кто контролирует возвраты, как отражаются комиссии платёжных агрегаторов. Это приводит к нарушениям кассовой дисциплины и неприятным требованиям от банка. Наша задача — прописать процесс и настроить контрольные точки.
Что мы делаем, когда приходим в проект — 5 рабочих шагов и их смысл
Надо ли бояться аудита на старте
Честно: мы ожидаем, что найдём недочёты. Главное — их не скрывать, а исправлять по плану. Первый этап — восстановительная работа с первичной документацией и договорной базой, чтобы документы были юридически корректны и понятны проверяющим.
Пять практических действий, которые дают результат
- Внедрение автоматизированной системы учета — чтобы исключить ручные ошибки и ускорить обработку заказов.
- Регулярный внутренний аудит — контроль движения денежных потоков и своевременная корректировка ошибок.
- Обучение персонала — чтобы и кладовщик, и менеджер понимали, как оформлять первичку правильно.
- Система управления запасами — чтобы избежать списаний и потерь на складе.
- Интеграция с банком и платёжными сервисами — автоматические сверки и прозрачность потоков.
Каждый шаг мы сопровождаем чек-листом документальной безопасности и учётной политикой, адаптированной под налоговый режим клиента. Это снижает риск доначислений и штрафов, и делает бизнес предсказуемым.
Пять советов, которые мы даём каждому интернет-магазину
Совет, который экономит деньги уже в первый квартал
1. Проверьте режим налогообложения и налоговую стратегию — часто переход на оптимальный режим или корректная классификация расходов даёт моментальную выгоду. Налоговая стратегия — это план, как платить меньше в рамках закона.
Как избежать проблем с зарплатами и ГПХ
2. Убедитесь, что договоры с сотрудниками оформлены корректно. Ошибки в ГПХ приводят к доначислениям страховых взносов и НДФЛ. Легальное оформление и табель рабочего времени — простые вещи, которые стоят недёшево при ошибке.
Профессиональный лайфхак по первичке
3. Настройте стандарт шаблонов УПД и актов. Единый формат позволяет избегать фатальных ошибок в первичной документации и упрощает подготовку под проверку.
Мы используем профессиональные термины, но объясняем их простым языком. Например, кассовая дисциплина — это набор правил по пробиву чеков и учёту наличных, первичная документация — все бумаги, которые подтверждают сделку, а документальная безопасность — это когда документы собраны так, чтобы у проверяющих не было вопросов.
Продолжите изучение темы
Начните прямо сейчас, чтобы перестать терять прибыль
Если вы узнали свои симптомы в этих строках, начать можно с трёх простых шагов. Это не займёт месяцы, а даст видимый эффект уже в ближайшем квартале.
Три простых шага к результату:
🎯 Закажите быстрый аудит документальной безопасности — мы проверим первичку, договора и кассовую дисциплину
📊 Получите план налоговой стратегии — законные точки экономии и корректировки режима
🚀 Подключите базовую автоматизацию — интеграция магазина с учётом и онлайн-кассой для прозрачности потоков
Налоговый иммунитет: Защитите бизнес от 99% рисков за 21 день. Запуск программы через 48 часов! Инвестируйте в спокойствие бизнеса — закажите комплексное бухгалтерское сопровождение ⬇️