Вопрос пользователя: «Покупатели все чаще просят отправить чек на телефон. Как это настроить в 1С, чтобы не печатать бумагу и не нарушить закон?»
Суть проблемы
Закон 54-ФЗ разрешает отправлять чеки покупателям в электронном виде, но это требует правильной настройки в программе и согласия покупателя. Без настройки кассир тратит время на объяснения, что электронный чек отправить нельзя, или, что хуже, нарушает процедуру, отправляя чек «вручную» вне системы.
Что может 1С ERP?
В 1С ERP есть централизованные настройки для работы с электронными чеками. Можно настроить отправку через Оператора Фискальных Данных (ОФД) по SMS или Email. При этом программа может автоматически создавать карточки новых покупателей или обновлять контактные данные существующих, если они назвали телефон или email для получения чека.
Суть подхода:
- Включение опции: Настройки находятся по пути: «НСИ и администрирование» -> «Настройка НСИ и разделов» -> «Продажи» -> «Розничные продажи» -> «Электронные чеки (54-ФЗ)».
- Выбор способа: Администратор выбирает, как отправлять чеки: «Через оператора фискальных данных» по SMS или Email. Отправка через ОФД гарантирует юридическую значимость.
- Настройка поведения: Можно задать важные правила: «Не печатать чек на ККТ при отправке электронного чека» (экономия бумаги), «Создавать партнеров при отправке» (автоматический учет покупателей).
- Работа кассира: В форме предпросмотра чека кассир видит переключатель: «Не отправлять», «Отправить SMS», «Отправить E-mail». При выборе электронного варианта он вносит номер телефона или адрес email (если их нет в карточке партнера). Данные сохраняются для будущих покупок.
Преимущества подхода:
- Законность: Отправка через ОФД — официальный канал, чек хранится в Государственной информационной системе (ГИС).
- Удобство: Покупатель получает чек сразу после оплаты.
- Экономия: Сокращает расходы на кассовую ленту.
- Маркетинг: Автоматическое пополнение базы клиентов с их согласия.
Решение и рекомендации
- Убедитесь, что ваш ОФД предоставляет услугу отправки уведомлений и она оплачена.
- В настройках электронных чеков активируйте нужные способы отправки (SMS и/или Email через ОФД).
- Установите флажок «Не печатать чек на ККТ при отправке электронного чека».
- Обучите кассиров предлагать электронный чек и правильно вносить контакты в форму предпросмотра.
Итог простыми словами
Настройка электронных чеков в 1С – это как подключение услуги «Электронная почта» у вашего почтальона (ОФД). Вы говорите почтальону: «Если получатель хочет, отправляй письма (чеки) не в бумажном ящике, а на email». Кассир лишь уточняет у покупателя: «Куда отправить — в бумажном виде или на телефон?». Если на телефон – вносит номер, и система делает все сама.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Постоянный клиент.
Ситуация: Клиент впервые попросил отправить чек на email.
Решение: Кассир в форме чека выбирает «Отправить E-mail», вводит адрес. 1С автоматически создает карточку этого партнера-физлица с контактом. При следующих покупках email будет подставляться автоматически. - Сценарий 2: Экологичный магазин.
Ситуация: Руководство решило минимизировать расход бумаги.
Решение: В настройках включена опция «Не печатать чек...». Кассиры активно предлагают электронный чек. Бумажные чеки печатаются только по настоятельному требованию покупателя.