В статье разобрано, почему «мертвые» товарные остатки сегодня стали самостоятельным налоговым риском, как ФНС проверяет соответствие учета фактическому наличию имущества через инвентаризацию. Какие способы списания применяются на практике, какие ошибки чаще всего приводят к претензиям инспекции.
Приветствую вас дорогие читатели! С вами вновь Ольга Ульянова, аудитор. Я помогаю бизнесменам законно экономить налоги и проводить анализ бизнеса на предмет налоговых рисков.
Почему мертвые остатки товара сейчас стали реальной проблемой?
Проблема «мертвых остатков» в учете существует не первый год, но до недавнего времени большинство предпринимателей относилось к ней философски. Товар числится на балансе, движения по нему нет, в отчетности он никому не мешает, а значит — можно жить дальше. На практике так и происходило: «бумажные» товары годами висели на счетах 10 и 41.
Ситуация начала меняться именно сейчас. Причина не в том, что бизнес стал чаще нарушать, а в том, что у ФНС постепенно меняется подход к контролю имущества. Инспекторов все меньше интересуют исключительно цифры в декларациях и все больше — соответствие учета реальной хозяйственной деятельности. И если в отчетности компания показывает наличие существенных товарных остатков, логичный следующий шаг — проверить, существуют ли они физически.
Именно поэтому в этом году я все чаще предупреждаю клиентов: инвентаризация больше не формальность и не «бумажная процедура для галочки». Это инструмент контроля, который налоговые органы начинают использовать системно. И в первую очередь он бьет именно по тем, у кого в учете накоплены мертвые, зависшие, давно забытые остатки.
Раньше инвентаризацию могли устроить только в рамках выездной проверки (по ст. 89 НК). Сейчас, как предупреждают налоговики, они активизируют свое право запрашивать данные об остатках во время камералки (на основании подп. 5 п. 2.8 старого, но действующего письма ФНС № АС-4-2/12705) и также проводят инвентаризации.
Что это значит на практике?
Вам придет требование предоставить инвентаризационные описи, акты сверки, документы на списание за определенный период.
Вы можете отказать. Такой шаг налоговая расценит как красную тряпку. Риск выездной проверки вашей компании значительно вырастет. Отказ — это не решение, а лишь отсрочка проблемы во времени.
Инспекторы будут сопоставлять движение товара в декларациях по НДС с вашими же внутренними документами. Нестыковка в 3-5% — уже повод для глубокого анализа. А если у вас висит 15 млн призрачных товаров, как в недавнем кейсе из моей консультации, это уже не проверка, а приговор учету.
Что именно проверяют и почему «мертвые остатки» сразу привлекают внимание
При проведении инвентаризации налоговые органы не ограничиваются простым пересчетом товара. Инспекторов интересует сопоставление трех показателей: данных бухгалтерского учета, первичных документов и фактического наличия имущества. Особое внимание уделяется тем позициям, по которым отсутствует движение, истекли сроки использования, либо которые экономически не вписываются в текущую деятельность компании.
Если товар числится на балансе, но при этом:
- не реализуется годами,
- не используется в производстве,
- не списывается по объективным причинам,
- и при этом компания демонстрирует низкую маржинальность или убытки,
у инспекции закономерно возникает вопрос о реальности такого актива. В этот момент «мертвые остатки» перестают быть технической ошибкой учета и начинают рассматриваться как потенциальное искажение налоговой базы.
Именно поэтому сейчас я все чаще говорю клиентам, что инвентаризацию лучше проводить самостоятельно и заблаговременно, чем ждать, когда это сделает налоговая. Разница не только в контроле над процессом, но и в возможности заранее подготовить документальное обоснование судьбы каждого проблемного остатка, а не объяснять его исчезновение уже в рамках налогового спора.
Как списывают «мертвые остатки» и почему универсального способа не существует
Главная ошибка, которую я вижу на практике, — попытка найти один-единственный «правильный» способ списать все зависшие остатки разом. Обычно это выглядит так: проводят инвентаризацию, получают крупную недостачу и дальше пытаются закрыть ее одним актом списания, надеясь, что этого будет достаточно. К сожалению, именно такой подход чаще всего и приводит к доначислениям.
Причина простая. Для налоговой «мертвые остатки» — это не однородная масса, а совокупность разных ситуаций, каждая из которых должна иметь свое экономическое и документальное объяснение. Где-то товар действительно испортился, где-то морально устарел, где-то был утрачен, а где-то фактически реализован, но не отражен в учете. Когда все это списывается под одно основание, инспекция справедливо задает вопрос: почему судьба столь разного имущества оформлена одинаково.
Именно поэтому безопасное избавление от «мертвых остатков» всегда строится не вокруг одного приема, а вокруг комбинации оснований, естественных для хозяйственной деятельности конкретной компании.
Списание в связи с утратой потребительских свойств
Это один из наиболее рабочих и относительно спокойных вариантов, если речь идет о товаре, который физически существовал, но больше не может быть использован или реализован по назначению. Пример из практики: приборы учета с истекшим сроком государственной поверки, оборудование, морально устаревшее, поврежденные или частично разрушенные материалы.
Ключевой момент здесь — доказать, что товар не «исчез», а был выведен из хозяйственного оборота объективно. Одного внутреннего акта списания недостаточно. Необходима инвентаризация, заключение комиссии о непригодности и, что особенно важно, подтверждение дальнейшей судьбы имущества — утилизации или уничтожения. Именно этот последний этап чаще всего упускают, а затем удивляются претензиям инспекции.
С точки зрения налогообложения, при правильном оформлении списание в связи с утратой потребительских свойств не влечет обязанности по восстановлению НДС, поскольку такая ситуация не поименована в пункте 3 статьи 170 НК РФ. Эта позиция неоднократно подтверждалась судами и поддерживается финансовым ведомством, при условии что реальность утраты и невозможность дальнейшего использования товара документально подтверждены.
Списание недостачи и поиск виновных лиц
Совершенно иная ситуация — когда товар числится в учете, но фактически отсутствует, а документов о его списании, утилизации или реализации нет. Именно сюда попадают товары, проданные за наличный расчет без отражения в балансе, утерянные, либо «списанные по факту» много лет назад.
Здесь важно сразу обозначить: простая недостача без попытки установить причины — самый рискованный вариант. В такой ситуации налоговая почти автоматически начинает рассматривать стоимость недостающего товара как безвозмездную реализацию с соответствующими налоговыми последствиями. Такая логика опирается и на разъяснения ФНС, и на устойчивую судебную практику.
Чтобы снизить риски, компания должна показать, что недостача выявлена в ходе инвентаризации, проведено внутреннее расследование, затребованы объяснения у материально ответственных лиц и предприняты меры по установлению виновных. Если виновное лицо установить невозможно, обращение в правоохранительные органы становится не формальностью, а необходимым элементом доказательной базы. Именно документы из полиции — постановление об отказе в возбуждении уголовного дела либо о приостановлении расследования — позволяют обосновать списание недостачи как внереализационный расход, а не как скрытую реализацию.
Уценка и реализация по цене ниже учетной
Отдельную группу составляют товары, которые физически находятся на складе, но по экономическим причинам больше не могут быть реализованы по первоначальной стоимости. Это неликвиды, устаревшие модели, остатки оборудования, спрос на которое отсутствует, либо товар, пригодный лишь для использования на запчасти.
В таких случаях наиболее логичным решением является уценка с последующей реализацией. Здесь принципиально важно, чтобы снижение цены было экономически обосновано и подтверждено решением комиссии: истек срок поверки, утрачены потребительские характеристики, товар не соответствует текущим требованиям рынка. Реализация в убыток сама по себе не является нарушением, если она объяснима с точки зрения хозяйственной логики.
Налоговые последствия при этом стандартные: НДС начисляется с фактической цены реализации, а убыток от продажи уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль. Для инспекции такой вариант, как правило, выглядит значительно менее подозрительным, чем внезапное списание крупной недостачи.
Типичные ошибки при списании «мертвых остатков» и почему именно они приводят к доначислениям
На практике проблемы при списании «мертвых остатков» возникают не потому, что компания выбрала «не тот» способ, а потому, что действия налогоплательщика выглядят для инспекции нелогично и противоречат обычному ходу хозяйственной деятельности. Налоговые органы давно перестали воспринимать бухгалтерские документы как самодостаточное доказательство, если за ними не просматривается реальное экономическое содержание операций.
Первая и самая распространенная ошибка — попытка списать все одним основанием.
Когда в ходе инвентаризации выявляется крупная сумма зависших остатков, у компании возникает естественное желание закрыть вопрос быстро и окончательно. В результате весь массив товаров, различающихся по назначению, срокам приобретения и фактической судьбе, списывается, например, как «утративший потребительские свойства» или как «недостача». Для инспекции это выглядит как искусственная конструкция, не имеющая отношения к реальности. Именно такие ситуации чаще всего становятся основанием для вывода о том, что товары были реализованы без отражения в учете.
Вторая ошибка — отсутствие подтверждения дальнейшей судьбы товара.
Акты списания, заключения комиссий и приказы руководителя сами по себе не отвечают на главный вопрос налоговой: что произошло с товаром после того, как он был признан непригодным. Если нет документов об утилизации, уничтожении, передаче специализированной организации либо иных подтверждений фактического выбытия, инспекция исходит из презумпции, что товар мог быть использован или реализован. В таких случаях недостача легко переквалифицируется в безвозмездную реализацию с доначислением НДС и налога на прибыль.
Третья ошибка — игнорирование роли материально ответственных лиц.
Во многих организациях инвентаризация проводится формально, без получения объяснений от МОЛ и без попыток установить причины расхождений. Между тем именно отсутствие работы с материально ответственными лицами инспекция расценивает как признак фиктивности списаний. Если компания не затребовала объяснений, не создала комиссию и не предприняла мер по поиску виновных, значит, по мнению ФНС, она не заинтересована в установлении реальных обстоятельств выбытия товара.
Четвертая ошибка — списание недостачи без обращения в правоохранительные органы.
Это особенно критично для товаров, которые физически отсутствуют. Когда компания заявляет, что виновных лиц установить невозможно, но при этом не обращается в полицию, инспекция делает простой вывод: недостача носит формальный характер и прикрывает неотраженную реализацию. Судебная практика в таких спорах, как правило, складывается не в пользу налогоплательщика, поскольку отсутствие обращения в правоохранительные органы лишает списание необходимой доказательной базы.
Пятая ошибка — одномоментное списание значительных сумм в одном налоговом периоде.
Резкое уменьшение активов и одновременное формирование крупных расходов почти всегда привлекает внимание налоговых органов. Для инспекции это выглядит как попытка «зачистки» учета перед проверкой или закрытием бизнеса. Даже если часть списаний экономически обоснована, их концентрация в одном периоде повышает риск детальной проверки каждого основания.
Шестая ошибка — уверенность в том, что входной НДС всегда можно не восстанавливать.
Хотя НК РФ действительно не содержит прямой обязанности восстанавливать НДС при списании товаров в большинстве случаев, инспекция нередко пытается увязать недостачу с использованием товара в операциях, не облагаемых НДС, либо с безвозмездной передачей. Если компания не может доказать, что товар был утрачен или уничтожен, а не использован в иной деятельности, риск доначислений по НДС существенно возрастает.
Седьмая ошибка — отсутствие системного подхода.
Самая опасная ситуация — когда списание «мертвых остатков» проводится разово, без предварительного анализа структуры запасов, их истории и фактического состояния. В таких случаях учет корректируется не для приведения его в соответствие с реальностью, а для устранения проблемы «здесь и сейчас». Налоговые органы такие действия считывают очень быстро, поскольку они не вписываются в нормальную логику хозяйственной деятельности.
В итоге почти все доначисления по «мертвым остаткам» возникают не из-за самого факта списания, а из-за того, что налогоплательщик не может последовательно и документально объяснить судьбу товара. Для ФНС это означает одно, что товар исчез, а объяснений нет, значит, он был реализован «в серую».
👩🏻💻Если вам требуется помощь в разборе вашей ситуации, контакты:
WhatsApp РФ +79185831919 для иностранных клиентов +995599066822
Звонки по РФ +79518309626 💎телеграм только на этом номере
❗️Если не работают мессенджеры, почта: olga@finansypodkontrolem.ru
Отзывы читайте 👉🏼 здесь
Подписывайтесь на нас в телеграм, 🚀там больше фишек и советов по налогам и финансам, которые помогут вам сэкономить время и деньги.
🟢 Все услуги оказываются в удаленном формате
#ольга_ульянова_аудитор #бизнес #финансы_под_контролем