Представьте: отдел кадров в конце года. Столы завалены папками, срочно нужно собрать недостающие подписи на десятках приказов, а бухгалтерия уже требует документы. Ошибка в одной цифре — и начинается долгий поиск исходного документа. Знакомо? Эта картина — ежедневная реальность для многих компаний, где кадровый документооборот до сих пор живет в эпохе бумаги.
Но времена меняются. Сегодня бизнес хочет не просто электронные документы, а цифровую экосистему, которая убирает рутину, сводит ошибки к нулю и дает руководителям реальный контроль. Давайте разберемся, какие процессы в кадровом электронном документообороте (КЭДО) компании стремятся оцифровать в первую очередь и как это меняет бизнес.
ТОП-5 запросов бизнеса на цифровизацию в КЭДО
Запросы заказчиков давно вышли за рамки простого электронного подписания документов. Всем нужны сквозные автоматизированные процессы.
1. «Бесконтактный» онбординг и удаленный прием на работу.
- Что хотят: Новый сотрудник, находясь в другом городе или стране, может полностью оформиться дистанционно: подписать офер, заполнить анкету, загрузить документы, ознакомиться с локальными актами.
- Пример: IT-компания нанимает разработчика из другого региона. Через личный кабинет он за 40 минут проходит все этапы ввода. В день выхода ему уже готово рабочее место, а в 1С автоматически создан сотрудник с документами.
2. Цифровое согласование и подписание кадровых приказов.
- Что хотят: Устранить «бумажную пробку» в виде сбора виз согласующих по кабинетам. Получить прозрачный онлайн маршрут согласования, где виден каждый шаг, и юридически значимую подпись (УКЭП).
- Пример: Заявление на отпуск инициируется самим сотрудником в системе, автоматически идет на согласование к руководителю, затем в HR и бухгалтерию, после чего ему поступает на ознакомление сам Приказ. Весь процесс занимает час вместо трех дней.
3. Автоматическое формирование и хранение «цифрового досье» сотрудника.
- Что хотят: Чтобы все документы по каждому сотруднику — от резюме и заявления до приказов и допсоглашений — собирались в единую, защищенную базу автоматически, по мере их создания в системе.
- Пример: При изменении персональных данных сотрудник отправляет заявление в своём личном кабинете с загруженными сканами. Документ поступает кадровику. Все данные хранятся учетной системе компании. Аудиторская проверка больше не наводит панику в архиве.
4. Массовые и регулярные процессы «в один клик».
- Что хотят: Избежать авралов при оформлении ежегодных отпусков, согласовании графиков работы, обновлении инструкций.
- Пример: Кадровик одним действием запускает процесс коллективного ознакомления со всеми сотрудниками с новым Положению об оплате труда. Система сама рассылает уведомления, фиксирует факт и время ознакомления каждого и формирует отчет для руководства.
5. Интеграция КЭДО с другими системами (1С:ЗУП, Битрикс24, CRM).
- Что хотят: Убрать двойной ввод данных. Создать единое информационное пространство.
- Пример: Кадровик в учетной системе создает документ Кадровый перевод, запускает его на согласование и подписание в систему электронного документооборота, после чего сотруднику он поступит на ознакомление в его личный кабинет.
Готовое решение по ТОП-запросам: 1С:Кабинет сотрудника
Для комплексного закрытия всех этих запросов одним из лучших решений на рынке является сервис КЭДО «1С:Кабинет сотрудника», интегрированный с учётной системой.
Что это дает?
- Единая среда: Сотрудники работают в привычном веб-интерфейсе или мобильном приложении, а кадровая служба — в конфигурации 1С.
- Полный цикл: От оформления сотрудника до его увольнения — все этапы в цифре.
- Юридическая значимость: Поддержка квалифицированной подписи и хранение данных в учетной системе.
- Автоматизация: Приказы формируются на основе заявлений сотрудника в 2 клика.
Однако успех внедрения зависит не от купленной лицензии, а от того, насколько решение «заточено» под ваши бизнес-процессы.
Наша компания ООО "НЭП" специализируется на внедрении и сопровождении решений на базе 1С, с глубокой экспертизой в области кадрового ЭДО. Мы не просто устанавливаем систему — мы проводим детальное обследование ваших процессов, выявляем «узкие места» и адаптируем сервисы 1С под уникальные задачи вашего бизнеса.
Наши услуги по КЭДО:
- Аудит и описание существующих кадровых процессов.
- Разработка локальных нормативных актов.
- Внедрение и настройка «1С:Кабинет сотрудника» и/или 1С:Персонал с интеграцией в вашу ИТ-инфраструктуру.
- Обучение сотрудников и HR-службы.
- Техническая и консультационная поддержка.
Цифровизация — это стратегия, а не функция
Цифровизация кадрового документооборота — это инвестиция в скорость, безопасность и комфорт работы всего коллектива. Она высвобождает время сотрудников для значимых бизнесу задач.
Этот путь эффективнее проходить с профессионалами. Попытка внедрить сложный инструмент без глубокого аудита и настройки часто приводит лишь к оцифровыванию существующего хаоса. Доверьте анализ и внедрение экспертам, которые помогут не просто купить софт, а выстроить отлаженный цифровой процесс, который станет конкурентным преимуществом вашей компании.
Готовы перейти от бумажного прошлого к цифровому будущему?
👉Обращайтесь к нам для проведения демонстрации сервисов!