«Поспешишь - людей насмешишь»
Смысл потери заключается в том, что когда мы совершает ошибку, несоответствие, брак в своей работе, то нам нужно переделывать ее.
Именно в том, что нам нужно заново сделать ту же самую работу – в этом и кроется потеря.
По большому счету, мы удваиваем свое время на выполнение, переделку, работу с браком, и иногда даже этого не замечаем, особенно когда работаем в потоке, на скоростях.
Плохие результаты – тоже результаты, но они никому не нужны.
Время и ресурсы потрачены зря, процесс становиться более дорогим.
В основном причинами ошибок являются:
- спешка (торопимся и совершаем ошибки);
- незнание (торопимся и не погружаемся в детали);
- неумение (не научились делать правильно).
Почему мы совершаем ошибки:
52% потому что торопимся;
47% потому что не знаем всех деталей;
15% не умеем правильно сделать с первого раза.
Примеры ошибок в офисе:
редактирование и исправление данных в документах;
ошибки при внесении данных;
переделывание презентаций или текстов докладов
Есть понятия допустимого уровня ошибок, который не превышает 2-3%.
Однако, даже такой небольшой процент может обходиться дорого для компании.
К примеру, если взять 8-часовой рабочий день, и допустимый уровень ошибок (я взяла 3%) составляет 14 минут. Как правило, мы такие ошибки исправляем в течение рабочего дня и на нашу производительность эта переделка особо не сказывается.
Но если уровень ошибок в вашем графике дел больше и составляет, к примеру, 10%, то время на исправление ошибок составит 48 минут. Это много или мало? Особенно, когда вы хотите уйти домой вовремя.
Второе, что важно понимать, это время и ресурсы на исправление самой ошибки.
В процессе исправления ошибок очень важна скорость, потому как необходимо быстро соорганизоваться и встроить в свой уже запланированный рабочий график исправление ошибки.
Самая лучшая стратегия, особенно если в вашем процессе много ошибок, организовать так рабочий процесс, чтобы исполнитель не смог совершить ошибку. Такой метод называется «Защита от дурака».
Суть «защиты от дурака» в том, чтобы организовать так процесс, что ошибиться просто не получится, или как минимум будет очень затруднительно. К примеру, если в системе нужно ввести текст, то вы уже не сможете ввести цифру, а значит дальше не продвинетесь, не совершите ошибку.
Хорошие примеры реализации метода «Защита от дурака»: пазлы, конструктор, оконтуривание и маркировка, обозначение линиями, цветами.
Такие несложные приемы помогают не делать ошибок.
Но если ошибка уже совершена и нужно быстро ее исправить, то учитывайте два критерия:
- уровень критичности: критично (нужно обязательно исправить, так как эта ошибка будет влиять на итоговый результат) и приемлемо (такая ошибка соответствует приемлемому качеству, на итоговый результат не повлияет, но моет повлиять на ваш имидж);
- время на исправление – мало или много необходимо времени, чтобы исправить эту самую ошибку.
Исходя из этого, можно выделить 4 стратегии работы над ошибками, когда они уже вернулись к вам, в ваш рабочий график в виде незапланированных и нежданных дел.
Разберем каждую стратегию:
Стратегия «Запланировать слот» для исправления критичной ошибки, которая требует много времени, это самая дорогая ошибка. Важно быстро пересобрать свой рабочий график. Поэтому в рабочем графике нужно предусматривать свободные слоты на исправление ошибок и незапланированных поручений.
Для значительных ошибок, но быстрых на исправление, лучше всего подойдет стратегия «исправить сразу».
Для незначительных (приемлемых) ошибок, но требующих много времени, подойдет стратегия делегирования. Делегируйте исправление ошибок, но обязательно проконтролируйте правильность исправления.
Для незначительных ошибок и не требующих много времени лучше всего подойдет стратегия «исправить сразу» либо оставить как есть.
По сути, организация рабочих процессов с помощью приемов «Защита от дурака» самая результативная стратегия. Старайтесь организовывать процессы так, чтобы не создавать ошибок и не планировать время на их исправления. Ведь ошибки становятся причинами многозадачности.
Продолжение следует ...