С 1 апреля 2026 года в России вступают в силу новые правила электронного документооборота, которые заменят действующий порядок обмена, утвержденный приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н. Переход должен был состояться еще в октябре 2025, но сроки перенесли.
Основное изменение связано с введением формата универсальных сообщений (УС). Все участники обмена должны использовать единый формат сообщений при передаче документов через операторов ЭДО. Новый порядок обмена распространится на счета-фактуры, универсальные передаточные документы (УПД) и другие виды электронных документов.
Что такое универсальное сообщение
Универсальное сообщение (УС) – это единый формат служебного электронного документа, который заменяет извещение о получении (ИОП), уведомление об уточнении (УОУ) и отказ в подписи. В отличие от прежних форматов универсальное сообщение не нужно подписывать сертификатом ЭП, также для него не требуются ПДО (Подтверждение даты отправки) и ПДП (Подтверждение даты получения).
УС представляет собой простой XML-файл, структура которого утверждена ФНС. Документ содержит сведения о том, к какому файлу он относится, идентификаторы сторон обмена, коды ответов и контактные данные участников.
В формате предусмотрен классификатор кодов и сценариев работы с контрагентами:
- 1999 – извещение о получении
- 2999 – уведомление об уточнении
- 3999 – отказ в подписи
- 4002 – дополнительная информация к электронному документу (файлу)
В будущем классификатор может быть расширен в зависимости от потребностей бизнеса. Как указывает ФНС, участники обмена могут прописать дополнительные правила к кодам причин направления УС и определить круг должностных лиц, которые могут их направлять.
Как будет проходить обмен
Согласно новому порядку, при получении счета-фактуры или необходимости указать дополнительные сведения стороны формируют универсальное сообщение и передают его через оператора ЭДО. Подписание сообщения не требуется. Количество отправляемых УС не ограничено.
Обмен осуществляется в рамках утвержденной технологии взаимодействия, опубликованной на сайте ФНС.
Какие преимущества у новых универсальных сообщений
Основным преимуществом универсальных сообщений является то, что их не требуется подписывать квалифицированной электронной подписью (КЭП). В ФНС отметили, что благодаря этому ускоряется обработка документов и повышается эффективность взаимодействия контрагентов. Также уменьшается нагрузка на бухгалтеров и специалистов по документообороту.
Но некоторые минусы всё же есть.
До полного перехода на новый формат, который завершится 1 апреля 2026 года, операторы ЭДО будут работать с двумя системами одновременно – старыми форматами (ИОП и УОУ) и новыми универсальными сообщениями. Отказываться от прежних форматов пока не рекомендуется. Это может привести к некоторым техническим ошибкам. В большинстве случаев обрабатываться будут только те ИоП и УоУ, для которых прописана соответствующая логика.
Кроме того, всем участникам электронного обмена необходимо обновить программное обеспечение и адаптировать внутренние процессы под новый формат. Однако пользователям 1С волноваться не стоит – разработчики уже готовят обновления, которые обеспечат корректную работу с универсальными сообщениями в ближайших релизах.
Для чего вводят универсальные сообщения и как это повлияет на бизнес
Ранее процесс обмена между контрагентами был довольно сложным: для служебных документов нужна КЭП, для подтверждения и уточнения документов – разные форматы. Всё это задерживало интеграцию между операторами и внутренними системами учета.
Новый формат позволяет заменить несколько видов служебных сообщений одним универсальным документом, что упрощает взаимодействие между участниками ЭДО и ускоряет обмен данными.
Переход к универсальным сообщениям потребует адаптации от всех участников рынка.
- Операторы ЭДО должны внедрить в свои системы новый порядок обмена, включая поддержку работы в роуминге.
- Налогоплательщики обязаны применять обновленные правила передачи электронных счетов-фактур.
Для компаний, которые работают со счетами-фактурами в 1С и других системах документооборота, переход на УС означает обновление программного обеспечения и настройку интеграции с операторами. Несмотря на временные затраты, в долгосрочной перспективе бизнес получит ощутимые преимущества – меньше бюрократических процедур, выше скорость обмена и прозрачность документооборота.
_________________________________________________________________________
Еще больше полезной информации и видео на наших страницах, подписывайтесь:
- Сообщество в ВК: vk.com/buh_1sovet
- Канал в Телеграм: https://t.me/+1xd0thYonfI1MWY6
- Бесплатная рассылка "Прогрессивный бухгалтер": https://clck.ru/35MEL6