Несмотря на напряженный период в конце года, наш ежегодный новогодний корпоратив остается неизменным событием, проходящим в последние дни декабря. Но для сотрудников бухгалтерии это время не только для празднования, но и для кропотливой работы, требующей точных проводок.
В этой статье я поделюсь секретами организации бухгалтерского и налогового учета корпоративных мероприятий. Ответственность за организацию праздника распределяется между руководителями, кадровиками и общественниками, но именно бухгалтерам предстоит разобраться в нюансах отражения расходов.
В то время как первые отвечают за логистику и развлекательную часть, вторые должны обеспечить безупречный учет, чтобы исключить вопросы со стороны проверяющих.
Когда компания решает устроить пышный новогодний корпоратив, это может вылиться в немалые расходы. Разумный руководитель или главный бухгалтер, конечно, задумается: а можно ли эти траты на праздник отнести к представительским расходам, чтобы уменьшить налог на прибыль?
По закону (статья 252 НК РФ), чтобы учесть расходы при налогообложении прибыли, они должны быть экономически оправданы, иметь подтверждающие документы и, самое главное, быть связаны с вашей основной деятельностью, то есть помогать зарабатывать деньги. Но представьте, что в документах на корпоратив вы найдете пункт: "Услуги аниматора или ведущего – 30 000 рублей". Будет ли налоговая инспекция считать, что это помогает вашему бизнесу? Скорее всего, нет. И Минфин с ФНС об этом говорят уже давно, начиная с 2005 года. Получается, если такие расходы нельзя списать для уменьшения налога на прибыль, то и сделать с этим ничего нельзя.
Но на самом деле не все так просто. Есть расходы, которые, признаются экономически оправданными и уменьшают налогооблагаемую прибыль по правилам п. 22 ст. 264 НК РФ. Это представительские расходы.
Чтобы правильно списать затраты на праздник как представительские, нужно учитывать лимит: разрешено потратить на праздник не более 4% от фонда оплаты труда. Все, что сверх этого, списывается только за счет прибыли. Для этого необходимо составить смету расходов на проведение вечера, которую должен утвердить руководитель. В чем же разница, позволяющая это сделать? На представительских мероприятиях присутствуют не только ваши сотрудники, но и приглашенные бизнес-партнеры. Этого достаточно, чтобы налоговый учет юрлица на общей системе налогообложения увидел в этом представительские расходы, а не просто корпоратив. В результате налог на прибыль уменьшается, что выгодно для компании.
В отличие от налогового учета, в бухгалтерском учете расходы на корпоративное мероприятие признаются в момент их возникновения как прочие расходы. Однако, способ отражения этих затрат зависит от формата мероприятия: проводится ли оно для широкого круга лиц или носит представительский характер.
Если корпоратив организован для всех сотрудников, то бухгалтерский учет предписывает отражать расходы по дебету счета 91 ("Прочие расходы") в корреспонденции с другими счетами. Например, расчеты с поставщиками и подрядчиками отражаются проводкой Дт 91.2 Кт 60.
В большинстве случаев, после отражения всех расходов на корпоратив в бухгалтерском учете, возникает постоянная налоговая разница, приводящая к постоянному налоговому расходу.
Рассмотрим, как учитываются расходы на праздничные мероприятия при применении УСН, что важно для компаний, отслеживающих свои затраты и налоговые обязательства. Согласно ПБУ 10/99, затраты на корпоративы считаются прочими расходами. Однако, в рамках УСН, уменьшить налог на эти расходы нельзя, так как они не предусмотрены статьей 346.16 Налогового кодекса РФ. Таким образом, проводки, связанные с оплатой новогоднего банкета при УСН, не влияют на налогооблагаемую базу. Бухгалтер занимается исключительно отражением этих операций в бухгалтерском учете.
В отличие от налогового учета, в бухгалтерском учете праздничные расходы признаются по факту их осуществления как часть прочих расходов. Конкретные бухгалтерские проводки зависят от формата мероприятия: для широкого круга лиц применяется дебет счета 91. Например, для учета расчетов с поставщиками используется проводка Дт 91.2 Кт 60.
Подводя черту: Для того чтобы расходы на фуршет были учтены как положено и помогли снизить налог на прибыль, нужно строго следовать всем правилам:
- Официально оформить корпоративное мероприятие с партнерами для обсуждения будущих планов приказом по организации.
- Убедиться, что сумма затрат не превышает 4% от реальных расходов на оплату труда.
- Иметь полный пакет документов, подтверждающих все расходы на мероприятие (договоры, акты, сметы представительских расходов).
- Провести мероприятие в статусе представительского, пригласив гостей из других компаний.
- Помнить, что возмещаются только расходы на официальную часть (банкет, доставка гостей, аренда зала), а развлечения в расчет не берутся.
- После проведения мероприятия подготовить отчет о его итогах.
Я являюсь работодателем уже почти 12 лет и скажу сразу, что корпоративные мероприятия однозначно оказывают положительное влияние на команду в целом, дают пообщаться между собой в нерабочей расслабленной обстановке и даже проявить себя в каких-то сторонних талантах.