📂 1С:Архив – электронный архив для вашей организации

Цифровизация документооборота стала неотъемлемой частью деятельности современных организаций. Электронные документы активно используются как во внутренней работе предприятий, так и при взаимодействии с контрагентами, государственными органами и гражданами. При этом возникает новая задача – обеспечить надежное, юридически значимое и долговременное хранение электронных документов, независимо от жизненного цикла используемых информационных систем.

Именно для решения этой задачи был разработан продукт «1С:Архив», ориентированный на централизованное архивное хранение электронных и оцифрованных документов с соблюдением требований законодательства Российской Федерации.

📂 Назначение продукта «1С:Архив»

В организациях документы создаются и обрабатываются в различных учетных и управленческих системах, которые, как правило, не предназначены для длительного хранения. При наличии нескольких систем поиск нужного документа со временем усложняется, а риски утраты или искажения информации возрастают.

Ведение электронного архива позволяет:

• создать единое структурированное хранилище документов;
• обеспечить соблюдение установленных сроков хранения;
• контролировать процессы передачи документов в архив и их последующего уничтожения;
• снизить нагрузку на рабочие информационные системы;
• гарантировать достоверность, целостность и аутентичность документов, в том числе при использовании их в качестве доказательств в суде.

«1С:Архив» – универсальное решение для долговременного хранения электронных документов, рассчитанное на малые, средние и крупные организации, а также государственные учреждения. Продукт предназначен для архивистов, сотрудников служб делопроизводства, ИТ-специалистов и руководителей, отвечающих за архивное хранение.

📂 Нормативная база, учтенная в «1С:Архиве»

Функциональность системы разработана с учетом требований действующего законодательства, стандартов и методических рекомендаций, в том числе:

• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
• Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 – правила организации архивного хранения документов;
• Приказ Росархива от 15.06.2020 № 69 – типовые функциональные требования к СЭД и системам хранения электронных документов;
• Приказ Росархива от 22.05.2019 № 71 – правила делопроизводства в государственных и муниципальных органах;
• Методические рекомендации Росархива (2016 г.);
• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Управление документами. Понятия и принципы».

📂 Основные возможности «1С:Архив»

1. Комплектование архива

Система обеспечивает прием электронных документов в установленном законодательством формате архивных контейнеров, включающих:

• основной контент документа;
• метаданные (реквизиты, даты, сведения о согласовании, персональные данные и др.);
• файлы электронных подписей;
• визуализированную копию документа в формате PDF/A.

Поддерживаются следующие функции:

• загрузка документов из zip-контейнеров;
• импорт нормативно-справочной информации из систем-источников;
• интеграция с «1С:Документооборот 3.0»;
• прием документов с простой, усиленной квалифицированной и неквалифицированной электронной подписью;
• загрузка карточек бумажных документов и связанных файлов;
• перенос связей между документами, виз, резолюций;
• учет сведений о персональных данных;
• автоматическая проверка целостности пакетов и корректности ЭП;
• преобразование подписей в архивный формат CAdES-A v3;
• формирование сдаточных описей и автоматическое распределение документов по делам;
• распознавание текстов для полнотекстового поиска;
• присвоение архивных шифров;
• формирование ответных файлов для систем-источников.

2. Хранение документов

В процессе хранения «1С:Архив» выполняет:

• регулярную проверку соответствия метаданных карточкам документов;
• контроль хеш-сумм файлов;
• проверку и продление актуальности электронных подписей;
• добавление новых архивных меток времени по мере истечения сертификатов;
• ведение фондов, описей и журналов передачи документов;
• формирование сводных и годовых архивных описей.

3. Использование архива

Пользователям доступны:

• доступ к архивным документам из интерфейса «1С:Документооборота» с учетом прав;
• скачивание архивных контейнеров через веб-сервисы;
• поиск документов по реквизитам и содержимому;
• выгрузка документов в файловую систему;
• просмотр структуры архива в иерархии «Фонд – Опись – Раздел – Дело»;
• формирование обязательных печатных форм архивного учета;
• протоколирование всех действий с документами.

4. Уничтожение документов

Система поддерживает:

• автоматический отбор дел с истекшими сроками хранения;
• ручное оформление процедур уничтожения;
• передачу информации об уничтожении в системы-источники;
• физическое удаление файлов документов из «1С:Архива» и «1С:Документооборота».

📂 Поддержание актуальности электронных подписей

Сертификаты электронной подписи имеют ограниченный срок действия (как правило, один год). После его окончания стандартные подписи формата CAdES-BES не могут быть проверены.

Для решения этой задачи в «1С:Архиве» используется архивный формат подписи CAdES-A v3, который позволяет сохранять проверяемость подписи неограниченно долго за счет добавления архивных меток времени.

При приеме документов система автоматически выполняет усовершенствование подписи до формата CAdES-A v3, если исходная подпись не соответствует требованиям архивного хранения.

📂 Заключение

«1С:Архив» – это современное и нормативно выверенное решение для долговременного хранения электронных документов. Продукт помогает организациям не только упорядочить архивное хранение, но и обеспечить юридическую значимость документов на протяжении всего срока их существования. Использование «1С:Архива» снижает риски утраты информации, упрощает контроль сроков хранения и делает электронный архив полноценным элементом корпоративной информационной инфраструктуры.

🚀 Хотите навести порядок в документах и сохранить их юридическую значимость на годы вперёд? Мы поможем!

✅ Хранить документы в одном месте?
✅ Обеспечить их сохранность, целостность и юридическую силу?
✅ Соблюдать требования законодательства по срокам хранения и архивированию?
✅ Снизить нагрузку на рабочие системы и упростить поиск документов?

👉🏻 Всё это возможно с «1С:Архив» от INREAL! 👈🏻

🔧 Кто мы?
INREAL – официальный партнер 1С, сертифицированный интегратор и надежный эксперт в автоматизации документооборота. Мы не просто внедряем программные продукты – мы помогаем компаниям сохранять документы безопасно, удобно и надолго.

💼 Что INREAL делает для вас?

⚙️ Внедрение и настройка под задачи вашей организации:
➥ Настройка структуры электронного архива (фонды, описи, дела).
➥ Интеграция с «1С:Документооборот» и другими системами.
➥ Перенос и загрузка документов в архив.
➥ Настройка прав доступа и сценариев работы сотрудников.
➥ Помощь в адаптации сотрудников.

🔐 Поддержка и сопровождение:
➥ Качественная техническая поддержка.
➥ Консультации от сертифицированных специалистов 1С.
➥ Регулярные обновления и доработки под ваши потребности.

📲 Готовы создать надежный электронный архив и забыть о рисках потери документов? Свяжитесь с нами прямо сейчас – мы подберем и внедрим решение, которое подойдет именно вашей организации!

КОНТАКТЫ ДЛЯ СВЯЗИ 👇🏻

📱 + 7 (933) 333-02-23

🌐 САЙТ

📣 TELEGRAM КАНАЛ

🚀 INREAL – порядок в документах сегодня и уверенность в будущем!