Вопрос пользователя: «Бухгалтерия просит указать в договоре УИП. Что это такое в 1С и как он помогает?»
Суть проблемы
Клиент при оплате может не указать или некорректно указать в назначении платежа, за какой именно договор, заказ или счет он платит. Это создает огромную проблему для бухгалтера: приходится вручную разбирать платежки, звонить клиенту, уточнять. Это трудоемко и ведет к ошибкам в зачете авансов и учете задолженности.
Что может 1С ERP?
УИП (Уникальный Идентификатор Платежа) — это специальный код, который 1С ERP автоматически генерирует для договора при его записи, если заполнены номер и дата договора. Этот код затем используется для автоматического «опознавания» входящих платежей и их правильного зачета в систему.
Суть подхода:
- Автоматическая генерация: При создании и сохранении договора система сама формирует УИП на основе его реквизитов. Этот УИП становится постоянным атрибутом договора.
- Использование в документах: УИП договора автоматически проставляется во всех «нижестоящих» платежных документах, которые можно к нему привязать: в счетах на оплату, в актах и т.д.
- Автоматический зачет платежей: Когда из банк-клиента загружается выписка о поступлении денег, программа автоматически ищет в назначении платежа УИП. Найдя его, система понимает: «Эти деньги пришли по договору №Х от такой-то даты» и автоматически заполняет в платежном документе основание платежа и объект расчетов (договор). Бухгалтеру остается только провести документ.
- Иерархия идентификаторов: У каждого счета на оплату, созданного на основании договора, генерируется свой собственный УИП, отличный от УИП договора. Однако если в платежке указан УИП счета, система по нему найдет счет, а через счет автоматически определит и договор.
Преимущества подхода:
- Автоматизация рутины: До 90% входящих платежей разносится автоматически, без участия бухгалтера.
- Точность зачетов: Исключаются ошибки привязки платежа к неверному договору или документу.
- Скорость закрытия авансов: Оплаты быстро и правильно зачитываются против конкретных отгрузок.
- Требование для госзаказчиков: Использование УИП обязательно при работе с бюджетными организациями.
Решение и рекомендации
- Всегда заполняйте номер и дату договора: Это обязательное условие для генерации УИП.
- Сообщайте УИП клиенту: Укажите сгенерированный УИП в ваших счетах на оплату и в реквизитах. Попросите клиента указывать его в назначении платежа.
- Настройте загрузку выписок: Используйте механизм загрузки выписок из клиент-банка. Он умеет распознавать УИП.
- Обучите бухгалтеров: Объясните, что при ручном вводе платежки нужно также обращать внимание на поле УИП и проверять предложенную системой автоматическую привязку.
Итог простыми словами
УИП договора — это как QR-код или штрихкод, наклеенный на папку с делами клиента. Когда клиент присылает деньги, он как бы «сканирует» этот штрихкод в назначении платежа (указывает цифры УИП). Ваша система-«сканер» (1С), увидев этот код, сразу понимает: «Ага, эти деньги для папки №15 (договор №Х)» и аккуратно кладет их туда. Бухгалтеру не нужно читать длинные описания в платежке и гадать — система уже все сделала.
Типичные сценарии использования:
Сценарий 1: Массовая загрузка ежедневных платежей
- Ситуация: В день поступает 50-100 платежей от разных клиентов.
- Решение: Бухгалтер загружает выписку из банка в 1С. Система автоматически обрабатывает каждую строку, находит УИП в назначении платежа и создает документы «Поступление на расчетный счет», уже привязанные к правильным договорам и счетам.
- Результат: Вместо нескольких часов ручной работы бухгалтер тратит 15 минут на проверку автоматически созданных документов. Производительность отдела возрастает в разы.
Сценарий 2: Оплата нескольких счетов одним платежом
- Ситуация: Клиент одним платежом оплачивает долг по трем разным накладным, которые относятся к одному договору.
- Решение: В назначении платежа клиент указывает УИП самого договора (или УИП одного из счетов).
- Результат: Система, найдя УИП договора, зачислит всю сумму как аванс по этому договору. Затем бухгалтер вручную или с помощью механизма автоматического зачета распределит этот аванс по трем конкретным накладным. Ключевое — платеж изначально правильно привязан к договору.