Вопрос пользователя: «В договоре есть поле "Детализация расчетов" с кучей вариантов. Что они означают и как выбрать правильный?» Суть проблемы
Нужно понять, как система будет учитывать авансы от клиентов и зачитывать их против конкретных поставок. Будет ли видно, за какую именно накладную оплачено, или все деньги просто «свалятся» в общий котел по договору? От этого зависит точность учета задолженности и работа с претензиями. Что может 1С ERP?
Настройка «Детализации расчетов» в договоре определяет, на каком уровне система будет вести аналитику (учет) взаимных обязательств с клиентом. От этого выбора зависит, как система будет работать с авансами, зачетами и как формировать отчетность. Суть подхода:
Основные варианты детализации: По договорам: Самый простой вариант. Все платежи клиента и все отгрузки ему учитываются одной общей суммой по договору. Не видно, за какую конкретно накладную оплачено. Подходит для простых схем с постоплатой или разовыми сделками. По заказам: Расчеты детализи
Вопрос пользователя: «В договоре есть поле "Детализация расчетов" с кучей вариантов. Что они означают и как выбрать правильный?»
Суть проблемы
Нужно понять, как система будет учитывать авансы от клиентов и зачитывать их против конкретных поставок. Будет ли видно, за какую именно накладную оплачено, или все деньги просто «свалятся» в общий котел по договору? От этого зависит точность учета задолженности и работа с претензиями.
Что может 1С ERP?
Настройка «Детализации расчетов» в договоре определяет, на каком уровне система будет вести аналитику (учет) взаимных обязательств с клиентом. От этого выбора зависит, как система будет работать с авансами, зачетами и как формировать отчетность.
Суть подхода:
Основные варианты детализации:
- По договорам: Самый простой вариант. Все платежи клиента и все отгрузки ему учитываются одной общей суммой по договору. Не видно, за какую конкретно накладную оплачено. Подходит для простых схем с постоплатой или разовыми сделками.
- По заказам: Расчеты детализируются по каждому заказу клиента. Можно увидеть, по какому заказу есть аванс, а по какому — долг. Удобно для проектной работы.
- По накладным: Наиболее детальный учет. Каждый платеж привязывается к конкретной накладной (счету-фактуре) на отгрузку. Позволяет точно видеть, какие накладные оплачены полностью, какие частично, а какие нет.
- Аванс по договорам, долг по накладным: Гибридный вариант. Предоплаты (авансы) от клиента учитываются общей суммой на договоре. А когда происходит отгрузка, система автоматически зачитывает аванс против этой конкретной накладной, и долг возникает уже по накладной. Самый популярный и удобный вариант для оптовой торговли.
- Аванс по заказам, долг по накладным: Аналогично предыдущему, но авансы привязаны к конкретным заказам.
Преимущества подхода:
- Гибкость: Можно выбрать схему, соответствующую бизнес-процессам компании.
- Прозрачность: Варианты с детализацией по накладным дают максимально четкую картину расчетов.
- Автоматизация зачетов: При вариантах «Аванс по… долг по накладным» система сама правильно проводит зачет предоплаты при отгрузке.
- Упрощение отчетности: Легко получить акт сверки, где видна задолженность по каждому документу.
Решение и рекомендации
- Проанализируйте процесс: Как обычно работаете с клиентами? Часто ли получаете предоплаты? Важно ли знать, за какую отгрузку оплачено?
- Выберите стандарт: Для большинства компаний оптовой торговли оптимален вариант «Аванс по договорам, долг по накладным».
- Настройте в договорах: Установите выбранную детализацию расчетов в типовых шаблонах договоров.
- Проверьте на практике: Оформите тестовые документы, чтобы убедиться, что система ведет учет так, как вам удобно.
Итог простыми словами
Детализация расчетов — это ответ на вопрос: «Как мы будем раскладывать деньги по полочкам?».
- «По договорам» — все деньги сваливаем в одну общую корзину «Договор с Ивановым».
- «По накладным» — для каждой пачки товара (накладной) заводим отдельный конверт и кладем деньги именно в него.
- «Аванс по договорам, долг по накладным» — авансы кладем в общую корзину «Договор». Когда отгружаем товар, берем нужную сумму из этой корзины и перекладываем в конверт конкретной накладной, погашая долг по ней.
Типичные сценарии использования:
Сценарий 1: Оптовая торговля с предоплатой
- Ситуация: Клиенты обычно переводят предоплату на договор, а потом в течение месяца несколькими партиями забирают товар.
- Решение: В договорах установлена детализация «Аванс по договорам, долг по накладным».
- Результат: Клиент перевел 500 000 руб. аванса — сумма отображается в договоре. Затем ему отгрузили три партии на 200 000, 150 000 и 100 000 руб. Система автоматически зачтет аванс против этих накладных. После третьей отгрузки в договоре останется аванс 50 000 руб., а долг по накладным будет нулевым. Все накладные будут отмечены как оплаченные.
Сценарий 2: Работа по 100% постоплате
- Ситуация: С надежными партнерами работа идет по факту отгрузки с оплатой в течение 30 дней.
- Решение: В договорах можно установить детализацию «По накладным».
- Результат: После каждой отгрузки система показывает долг по конкретной накладной. Когда клиент платит, бухгалтер вручную или автоматически (по УИП) указывает, какую накладную он оплачивает. В отчетах видно, какие счета уже закрыты, а какие нет.