Как бизнесу устраивать деловые поездки быстрее и дешевле

Разбираем основные сложности и подсказываем решение

Отправить сотрудника в командировку порой не так просто, как кажется. Нужно решить много задач: например, найти билеты и гостиницу, согласовать расходы и составить отчёты. Из-за этого организация поездки нередко превращается в хаос, а бизнес теряет деньги. В статье разберём самые частые проблемы компаний при подготовке командировок и расскажем, как их избежать.

Сегодня любой бизнес может упростить организацию деловых поездок, снизить риск ошибок и затраты компании на командировки

Проблема 1. На организацию командировки уходит много времени

Обычно сотрудникам приходится бронировать билеты на самолёт, номер в гостинице и трансфер из аэропорта в разных сервисах. Чтобы найти подходящие варианты, нужно постоянно переключаться между вкладками, а также сравнивать разные предложения. Из-за этого процесс затягивается, а в информации легко запутаться.

После подбора необходимо согласовать выбор с руководителем. И если цена отеля или билета на самолёт его не устроит, придётся начать поиск заново. В результате эта задача может занять целый день, и времени на другие просто не останется.

Если на организацию каждой командировки уходит по несколько часов, у сотрудников накапливаются усталость и стресс, которые снижают продуктивность в целом

Проблема 2. Перерасход бюджета и сложности в контроле расходов

Часто у компаний нет единой системы, где фиксируются все расходы на командировки. Именно из-за этого фактические траты нередко превышают бюджет.

Представьте: сотруднику выделили 4000 рублей на оплату отеля. Но он забыл об этом, выбрал номер за 5000 рублей и не согласовал свои действия. Бухгалтерия узнала о перерасходе только по возвращении работника, когда он предоставил чеки. Если такие ситуации повторяются регулярно, сумма переплат может значительно ударить по бюджету компании.

Важно, чтобы руководитель или финансовый директор контролировал траты в единой системе, — это позволит исключить перерасход

Проблема 3. Ошибки в отчётах и утерянные чеки

Иногда проблемы начинаются после завершения командировки. Так, сотрудники нередко теряют бумажные чеки, путают даты или просто забывают приложить к отчётам подтверждение платежей. Бухгалтеру приходится постоянно напоминать работнику, чтобы он предоставил информацию.

Кроме того, неточности и утерянные чеки приводят к проблемам с налоговой. Например, если компания долго закрывает авансовые документы и нарушает сроки сдачи отчётности в ФНС, есть риск получить штраф. В итоге поездка выйдет ещё дороже.

Если вводить информацию о расходах вручную, легко допустить ошибки, которые также могут привести к неприятностям с налоговой

Как упростить организацию командировок

С перечисленными в статье неприятностями сталкиваются многие компании. Избежать этого можно, если использовать специальный сервис для организации деловых поездок, например Яндекс Командировки.

В вашем доступе будет экосистема, которая станет единым центром управления командировками. Сможете полностью закрыть все задачи — от покупки авиа- и ж/д билетов до заказа еды с доставкой — в одном месте.

Другие плюсы сервиса Яндекс Командировки:

🟢 Доступность. Неважно, какого размера компания, и как часто вы отправляете сотрудников в командировки. В любом случае сможете воспользоваться сервисом.

🟢 Специальные цены и скидки до 30% на номера в отелях и апартаменты. Такие предложения отмечены бейджем в личном кабинете: вы сразу поймёте, какие варианты наиболее выгодные.

🟢 Отсрочка платежа на 15 дней. Получится сразу забронировать всё необходимое, а пополнить депозит позже.

🟢 Электронная отчётность. Все акты и счета-фактуры формируются автоматически. Бухгалтерам не придётся вручную вносить важные данные: так риск ошибок меньше. Документы можно будет скачать в личном кабинете.

🟢 Связь 24/7. Если возникнут вопросы, обратитесь к персональному менеджеру либо в службу поддержки удобным способом: в чате сервиса или по телефону. Специалисты помогут решить любую проблему — например, переоформить билет, если рейс задержали.

🟢 Нет абонентской платы. Для компаний сервис полностью бесплатный, при этом получится сэкономить благодаря простому и прозрачному контролю за расходами.

Чтобы подключить Яндекс Командировки, заполните форму на сайте. Это займёт пару минут: нужно указать имя, номер телефона, адрес электронной почты и название компании. После этого вы сразу получите доступ к личному кабинету. Останется только заполнить реквизиты, пополнить счёт — и можно планировать командировку.

Листайте дальше, чтобы перейти на сайт Яндекс Командировки и зарегистрироваться в сервисе.