Декабрь — это время не только для предновогодних подготовок, но и для сдачи важных годовых отчетов, таких как справки 2-НДФЛ. Однако многие бухгалтеры совершают критическую ошибку, не проверив данные перед началом формирования отчетности. Неверно учтенные суммы НДФЛ, например, излишне удержанный налог, часто переносятся в отчеты, что приводит к необходимости пересдачи документов и штрафам. В новой статье от команды проекта 42Clouds рассмотрим, как избежать таких ошибок и подготовить корректные отчеты.
Основные ошибки при подготовке НДФЛ
Многие бухгалтеры начинают формировать справки 2-НДФЛ, не устранив ошибки в данных, которые уже были внесены в программу. Это может привести к распространению ошибки в итоговую отчетность, которая будет сдана в налоговую и предоставлена сотрудникам.
Пример проблемы: Если в расчетном листе за сентябрь указана излишне удержанная сумма НДФЛ, эта ошибка будет перенесена на все последующие отчеты, включая годовой 6-НДФЛ и справки 2-НДФЛ. В результате мы получаем искаженные данные, претензии от сотрудников и вопросы от налоговой.
Почему нельзя игнорировать проблему
Если не устранить ошибки на начальном этапе, это может привести к серьезным последствиям:
- Автоматическое копирование ошибок. Некорректные данные из оперативного учета переносятся в официальные отчеты.
- Сложности исправления ошибок позже. Исправить уже поданные документы гораздо сложнее и требует больше времени.
- Риски финансовых потерь. Излишне удержанный НДФЛ может создать задолженность перед сотрудником, что потребует возврата суммы.
- Нарушение сроков сдачи отчетности. Поиск и исправление ошибок в отчетах забирает драгоценное время, особенно в момент близости дедлайнов.
Как правильно подготовить НДФЛ: пошаговый процесс
Чтобы избежать ошибок, важно следовать проверенному процессу. Применяя специализированные инструменты, можно значительно упростить задачу. Речь идет о двух сервисах:
Эти два инструмента обеспечивают безошибочную подготовку отчетности и минимизируют риски ошибок.
Шаг 1. Диагностика: что проверять в первую очередь
Перед тем как сформировать отчет, нужно провести проверку всех данных. Важно понять, что и где нужно исправить.
- Отчет «Анализ состояния налогового учета по НДФЛ». Этот отчет из 1С:ЗУП или 1С:БП даст полную картину по налоговым данным: сколько было начислено, удержано и перечислено, есть ли задолженность или переплата.
- Что должно насторожить:
- Отрицательные суммы удержанного налога — это может быть признак ошибки.
- Не сходящиеся итоги: сумма удержанного налога не совпадает с перечисленной за тот же период.
- Непонятные остатки: они могут быть результатом ошибок в учете.
- Углубленная проверка. Если отчет показал проблемы, нужно проверять:
- Регистр «Расчеты с бюджетом по НДФЛ» — ищите странные суммы или ошибочные проводки.
- Регистр «Доходы физических лиц» — проверьте, все ли доходы внесены правильно, нет ли дублей.
Проверяйте, чтобы данные из этих регистров совпадали с уже сданными отчетами 6-НДФЛ. Если есть расхождения, нужно устранять их до того, как приступать к формированию справок 2-НДФЛ.
Шаг 2. Если найдено расхождение с 6-НДФЛ
Этот шаг — наиболее критичный. Если данные в базе компании отличаются от информации в уже сданном 6-НДФЛ, это станет очевидным для налоговой при проверке.
Что делать:
- Корректировка отчетности. Используйте обработку «Создание 2-НДФЛ на основании 6-НДФЛ (ЗУП)». Эта обработка поможет вам:
- Сравнить данные из регистра с теми, что были использованы при сдаче отчетности.
- Провести анализ и увидеть, где возникли расхождения.
- Сформировать уточненный отчет 6-НДФЛ, который отражает все исправления.
Золотое правило: сначала приводим в порядок квартальные отчеты, а только затем формируем годовые справки.
Шаг 3. Если расхождений с 6-НДФЛ нет
В этом случае, скорее всего, проблема возникла из-за ошибки ввода или отмены ошибочной проводки. Например, в расчетном листе за сентябрь могла оказаться запись об излишне удержанном НДФЛ, которой не должно быть.
Что делать:
- Исправление ошибок в регистрах. Используйте обработку «Устранение излишне удержанного НДФЛ». Это поможет вам:
- Удалить ошибочные записи без воздействия на правильные данные.
- Создать корректировочные проводки для устранения ошибок.
Предупреждения:
- Работайте с копией базы или сделайте архивную выгрузку данных.
- Задокументируйте, какие ошибки вы исправляете, и на основе чего.
Шаг 4. Формируем справки 2-НДФЛ и 6-НДФЛ за год
После исправления ошибок и очистки данных из регистров, можно приступать к формированию годовых отчетов.
- Контрольный прогон. Прежде чем приступать к окончательному формированию отчетности, еще раз проверьте данные с помощью отчета «Анализ состояния НУ по НДФЛ».
- Формирование 6-НДФЛ. Этот отчет должен корректно подхватить все исправления. Обратите внимание на даты удержания и перечисления, чтобы они совпадали с периодом выплаты дохода.
- Формирование 2-НДФЛ. Выгрузите все справки и проверьте их вручную, чтобы суммы в них точно соответствовали расчетным данным.
Итоговый чек-лист для подготовки НДФЛ в декабре
Для того чтобы все прошло гладко, следуйте этому плану:
- Архивация: сделайте полную выгрузку базы — это ваша «страховка».
- Диагностика: проверьте отчет «Анализ состояния НУ по НДФЛ».
- Сверка с отчетностью: если есть расхождения с 6-НДФЛ — используйте обработку для сверки данных.
- Очистка данных: если есть технические ошибки, используйте обработку «Устранение излишне удержанного НДФЛ».
- Контроль: проверяйте чистоту данных после каждого этапа.
- Финальное формирование: после всех проверок формируйте 6-НДФЛ и 2-НДФЛ.
Следуя этому плану и используя специализированные инструменты, вы сможете подготовить все отчеты без лишних проблем и в срок.
Заключение
Сделайте подготовку НДФЛ простой и безошибочной, начиная с диагностики и исправления исходных данных. Использование правильных инструментов поможет вам избежать ошибок и задержек в сдаче отчетности. Важно помнить, что качественная проверка и корректировка данных — ключ к успешной подготовке годовых отчетов.