Вопрос пользователя: «В карточке способа обеспечения есть поле «Гарантированный срок обеспечения». Что это такое и зачем его заполнять? Как оно влияет на даты, которые я обещаю клиенту?»
Суть проблемы
При планировании сроков отгрузки клиенту нужно учитывать не только срок изготовления или доставки от поставщика, но и время на внутренние процессы: увидеть заказ, спланировать его обеспечение, согласовать, сформировать заказ поставщику. Если не заложить этот буфер, есть риск сорвать обещанную клиенту дату из-за внутренних задержек, не связанных напрямую с логистикой.
Что может 1С ERP?
Для учета этого времени в карточке способа обеспечения есть параметр «Гарантированный срок обеспечения». Это дополнительный запас времени в днях относительно «Срока исполнения заказа» (например, срока покупки). Он используется для расчета плановой даты отгрузки, когда потребность еще не обеспечена (нет ни запаса, ни сформированного заказа поставщику).
Суть подхода:
- Срок исполнения (например, 7 дней) — это время, за которое поставщик физически изготовит и доставит товар после получения нашего заказа.
- Гарантированный срок (например, +3 дня) — это наш внутренний операционный буфер на то, чтобы обработать заказ клиента, принять решение и оформить заказ поставщику.
- Расчет даты отгрузки: Если товара нет в запасе, система для расчета даты, которую можно пообещать клиенту, берет текущую дату + гарантированный срок + срок исполнения. Полученная дата сравнивается с ближайшей возможной датой по графику поставок (если он есть), и в качестве плановой выбирается более поздняя из двух.
Преимущества подхода:
- Реалистичные обещания: Клиентам называют даты, в которые компания действительно уверена, учитывая свои внутренние процедуры.
- Буфер на планирование: Отдел продаж или менеджеры имеют запас времени на обработку входящего заказа и передачу его в работу отделу закупок.
- Автоматизация планирования: Система сама рассчитывает безопасные даты, исключая человеческий фактор и излишний оптимизм.
Решение и рекомендации
- Проанализируйте внутренние процессы: Оцените, сколько дней в среднем проходит от момента получения заказа от клиента до момента формирования и отправки заказа поставщику.
- Установите реалистичный гарантированный срок: В карточках ключевых способов обеспечения укажите это время (например, 2-3 рабочих дня). Этот срок должен быть с запасом относительно реального времени обработки.
- Используйте при планировании: При создании заказа клиента на товар, которого нет в наличии, система автоматически предложит рассчитанную плановую дату отгрузки, учитывающую гарантированный срок.
- Сравнивайте с графиком: Для товаров с регулярными поставками гарантированный срок поможет «дотянуть» дату отгрузки до следующей плановой поставки, если это выгоднее, чем срочный разовый заказ.
Итог простыми словами
Гарантированный срок обеспечения — это «время на раскачку» для вашей компании. Допустим, поставщик привозит товар за 5 дней после заказа. Но в вашей компании между получением заказа от клиента и нажатием кнопки «Заказать у поставщика» может пройти еще 2 дня на согласования. Вот эти 2 дня и есть гарантированный срок. Настроив его, вы говорите системе: «Когда клиент спрашивает, когда будет товара, которого нет, прибавь к сегодняшнему дню 2 наших дня + 5 дней поставщика и скажи, что через 7 дней». Это честнее и надежнее, чем обещать «через 5», а потом переносить.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Продажа сложного оборудования
Ситуация: Для подтверждения возможности поставки и расчета цены нестандартного оборудования нужна техническая экспертиза от инженерного отдела, на это уходит 3 дня.
Решение: В способе обеспечения для данной категории товаров установлен гарантированный срок 3 дня.
Результат: При создании заказа клиента на такое оборудование система автоматически заложит эти 3 дня в расчет плановой даты. Менеджер даст клиенту реалистичный срок, а у инженеров будет время на подготовку КП. - Сценарий 2: Работа с регулярными поставщиками по графику
Ситуация: Поставки от ключевого поставщика идут каждый вторник. Срок поставки — 1 день (доставка).
Решение: Гарантированный срок установлен в 2 дня.
Результат: Если клиент делает заказ в пятницу на товар, которого нет в остатке, система рассчитает: пятница + 2 гарантированных дня = вторник. Дата поставки по графику — тоже вторник. Система предложит плановую дату отгрузки в ближайший вторник. Это позволяет консолидировать заказы и использовать выгодный график, а не запускать срочную доставку.