Нас просили разобрать тему перехода на единый универсальный передаточный документ в электронном документообороте. С 1 января 2026 года работа в ЭДО меняется: для подтверждения отгрузки товаров, работ и услуг останется только один официальный формат - УПД версии 5.03, утверждённый ФНС России.
Новые требования затрагивают не только бухгалтерию, но и договорную работу, налоговые риски и ИТ-инфраструктуру компаний. Разбираемся в теме вместе с Смоловой Екатериной (партнер и руководитель налоговой и таможенной практики компании CLS) - для юристов, финансовых служб и всех, кто работает с электронным документооборотом и оформляет первичные документы.
Новая «монополия» УПД в электронном документообороте
С 1 января 2026 года универсальный передаточный документ (УПД) становится единственным официальным документом для подтверждения отгрузки товаров (работ, услуг) при использовании электронного документооборота (ЭДО). Формат УПД уже утвержден ФНС России и обязателен к применению.
Как было раньше
До конца 2025 года в системе ЭДО могли использоваться различные виды первичных документов:
- товарная накладная по форме ТОРГ-12;
- акт выполненных работ (оказанных услуг);
- универсальный передаточный документ (с 01.04.2025 применяется форма версии 5.03).
На практике некоторые налогоплательщики оформляли несколько первичных документов по одной операции - например, УПД вместе с товарной накладной или УПД вместе с актом оказания услуг. Такой подход применялся либо для дополнительного подтверждения реализации, либо для компенсации недостатков одного из документов.
В результате при налоговых проверках контролирующим органам приходилось сверять сразу несколько первичных документов, что существенно усложняло налоговый контроль, особенно если в документах содержались противоречия.
Как будет с 2026 года
С нового 2026 года:
- использование в ЭДО форм товарной накладной и акта выполненных работ (услуг) запрещается;
- единой формой первичного документа становится УПД версии 5.03;
- пользователям ЭДО необходимо заранее обеспечить переход на единый формат передаточного документа.
Нововведение в первую очередь направлено на упрощение работы налоговых органов, которым больше не потребуется сопоставлять несколько документов в рамках налогового контроля.
Важно:
Изменения не затрагивают бумажный документооборот, не имеют обратной силы и не влияют на возможность учета расходов, оформленных по старым формам.
Для кого это особенно актуально
Новые правила обмена документами в ЭДО важны для всех компаний, использующих электронный документооборот. Однако наиболее критичны изменения для организаций, работающих с прослеживаемыми товарами, поскольку операции с такими товарами подлежат обязательному оформлению через ЭДО.
В остальных случаях применение ЭДО и, соответственно, новой формы УПД остается добровольным и осуществляется по договоренности сторон - через отдельное соглашение об ЭДО либо включением соответствующего раздела в основной договор.
Алгоритм работы с прослеживаемыми товарами по новым правилам
Какой алгоритм работы по новым правилам при работе с прослеживаемыми товарами?
Для компаний, совершающих операции с прослеживаемыми товарами, новый порядок документооборота предполагает алгоритм действий:
1) Проверить, относится ли товар к прослеживаемым;
2) Проверить, что компания и контрагент подключены к системе ЭДО, а их программное обеспечение позволяет формировать УПД по новой форме 5.03.
3) В день отгрузки прослеживаемого товара продавец формирует УПД по форме 5.03 и направляет его покупателю в системе ЭДО.
При формировании УПД необходимо выбрать его «статус». УПД со статусом «1» выступает одновременно счет-фактурой и передаточным документом. Данный статус необходимо выбрать, если операция подлежит налогообложению НДС. На основании такого УПД можно принять «входящий» НДС к вычету.
УПД со статусом «2» является только передаточным документом и не является основанием для принятия НДС к вычету. Дополнительно к такому УПД можно составить счет фактуру, однако при выявлении расхождений между УПД и счетом-фактурой существует высокий риск отказа в принятии НДС к вычету, в связи с чем составление двух отдельных документов не рекомендуется.
Помимо заполнения обязательных реквизитов УПД в отношении прослеживаемых товаров подлежит обязательному заполнению графа «РНПТ» - регистрационный номер партии товара, присвоенный системой отслеживания.
4) При получении товара покупатель подписывает УПД в системе ЭДО с использованием электронной подписи.
Таким образом, между сторонами договора составляется единый документ о поставке прослеживаемого товара, который обеспечивает прозрачность его движения для контролирующих органов, а также простоту применения для целей бухгалтерского учета и исчисления налогов.
Что бизнесу стоит сделать уже сейчас:
В свете грядущих изменений бизнесу следует незамедлительно:
1) утвердить локальный нормативный акт организации об утверждении нового порядка ЭДО и оформления первичных документов по договорам;
2) провести инструктаж работников, в чьи должностные обязанности входит обмен с контрагентами документами посредством ЭДО, ознакомить работников с изданным локальным нормативным актом под роспись;
3) проверить, что программное обеспечение, используемое организацией, позволяет оформлять УПД по новым формам, при необходимости – осуществить доработку программы либо сменить программное обеспечение;
4) провести аудит действующих договоров с контрагентами, заключить дополнительные соглашения об изменении порядка оформления приемки-передачи товаров (работ, услуг) путем оформления УПД.
5) провести аудит действующих соглашений об ЭДО с контрагентами, заключить дополнительные соглашения об изменении порядка обмена электронными документами, в случае наличия противоречий с новым порядком ЭДО.
