Выполнили срочный заказ в другом городе, прокатали машину, жили в гостинице, а теперь заказчик морщится, увидев отдельный счёт за расходы? Знакомая история?
Часто именно командировочные расходы становятся камнем преткновения между исполнителем и клиентом. Недовольные фрилансеры чувствуют себя обманутыми, а заказчики — что их «разводят» на лишние траты.
Правда в том, что компенсировать такие расходы — нормально и законно. Но только если подойти к вопросу системно. Как бухгалтерский сервис для самозанятых и ИП, мы в «Петрикс Сервис» расскажем, как оформить всё чисто, чтобы деньги вернули быстро, а налоговая не задала вопросов.
📌 Главное правило: договариваемся ДО, а не после
Всё начинается не с чека из гостиницы, а с документа, на котором строится ваше сотрудничество.
Что должно быть в договоре (или допсоглашении):
· Чёткое указание, что поездка необходима для выполнения работ.
· Фраза о том, что фактические расходы на командировку компенсируются заказчиком отдельно.
· Предел или порядок компенсации суточных (например, «1000 руб. за каждый день нахождения в командировке»).
Без этих пунктов требовать компенсацию — как играть в рулетку. Заказчик будет в своём праве отказать, ссылаясь на то, что это были «ваши личные издержки».
📂 Золотой фонд: какие документы собирать
Забудьте фразу «я потратил примерно 15 тысяч». Всё должно быть подтверждено. Сохраняйте оригиналы (или как минимум качественные фото/сканы) всего:
1. Проезд: Электронные билеты на самолёт/поезд/автобус + посадочные талоны.
2. Проживание: Счёт из отеля (hotel bill) с печатью или договор аренды жилья и чек об оплате.
3. Прочее: Чеки ККТ или БСО на расходы, напрямую связанные с работой (аренда оборудования на месте, платный вход на объект для съёмки и т.д.).
4. Суточные: Не требуют чеков, но их сумма и условия выплаты должны быть прописаны в договоре.
Совет: Создайте отдельную папку в телефоне и скидывайте туда фото всех чеков сразу, на кассе. Оригиналы храните в конверте до полного закрытия финансовых вопросов.
🧑💻 Сценарий 1: Вы — фрилансер (ИП или самозанятый)
Вы не сотрудник, а подрядчик. Поэтому вместо авансового отчета вы действуете как профессионал.
Ваш алгоритм действий:
1. Собрали все чеки.
2. Составили Акт об оказании услуг. Это ключевой документ! В нём, помимо описания основной работы, сделайте отдельный раздел:
«Компенсация расходов, связанных с выполнением работ»
· Авиабилет Москва-Сочи, №XXX — 8 400 руб.
· Проживание в отеле «Восход», счёт №YYY — 22 500 руб.
· Суточные (3 дня × 1000 руб.) — 3 000 руб.
· Итого к компенсации: 33 900 руб.
3. Приложили к акту сканы всех документов из п.1.
4. Выставили счёт. В назначении платежа укажите: «Оплата по договору №123, в том числе компенсация командировочных расходов 33 900 руб. согласно акту №45 от 25.10.2023».
Важный нюанс: Компенсация фактических затрат — это не ваша выручка. Для ИП на УСН (доходы) эти деньги обычно не облагаются налогом. Но этот момент лучше заранее обсудить с заказчиком и вашим бухгалтером, чтобы не было разночтений.
🏢 Сценарий 2: Вы — сотрудник компании
Здесь всё идёт по внутренним рельсам, но заказчику всё равно нужно обоснование.
1. Вы едете в командировку по приказу, где указана её цель.
2. Получаете в бухгалтерии аванс под отчёт.
3. По возвращении сдаёте авансовый отчет (форма АО-1) с подшитыми оригиналами чеков.
4. Ваша бухгалтерия проверяет и утверждает отчёт.
5. Компания выставляет заказчику счёт, куда включает сумму ваших расходов. Основанием для счёта будут договор и ваш утверждённый авансовый отчёт. По запросу заказчика компания может предоставить копии ваших билетов и счетов.
⚠️ Что делать нельзя: топ-3 ошибки
1. «На словах договорились». Нет записи в договоре — нет гарантий. Всегда фиксируйте.
2. Собирать неполный пакет документов. Нет счёта из отеля — расходы на проживание могут не принять.
3. Включать личные траты. Ужин в ресторане, билеты в кино, сувениры — это ваша личная ответственность, если иное не согласовано специально.
✅ Чек-лист для идеальной компенсации
· Пункт о компенсации — в договоре.
· Все оригиналы билетов и чеков собраны.
· Составлен акт или авансовый отчёт с покрупёжной расшифровкой.
· Счёт выставлен с прозрачной формулировкой.
· Заказчику передан полный пакет документов (акт + сканы подтверждений).
Компенсация командировочных — это не милость заказчика, а часть профессиональных отношений. Грамотное оформление защищает обе стороны: вы получаете деньги за реальные затраты, а клиент — полную финансовую ясность и документы для его собственной бухгалтерии.
Делитесь в комментариях, сталкивались ли вы со сложностями в возврате денег за командировки? Какие лайфхаки можете посоветовать?
Статья подготовлена специалистами «Петрикс Сервис» — мы помогаем самозанятым и ИП вести учёт, сдавать отчётность и работать с документами без головной боли.