День пластика, или со стороны все легко
Вам кажется, что провести масштабную выставку может любая команда? Основатель бренда «Формула Рукоделия» и автор книги Элина Федянцева готова с вами поспорить. В этом отрывке она проведет вас за кулисы проекта и покажет без прикрас, как рождается выставка мечты
Книга "Моя Формула Рукоделия: индустрия в историях и лицах" доступна на сайте.
"Могу рассказать про нашу «Формулу рукоделия». Все члены нашей небольшой команды, а их численность варьируется от 15 до 20 человек, задействованы в подготовке к выставке, плюс еще сотрудники магазина, а также 3 человека, которые занимаются интернет-направлением.
Наш проект мы готовим не меньше полугода. Вы скажете много? На самом деле это период, который опять же раскладывается и делится на более интенсивные и менее интенсивные периоды. Первые два месяца очень интенсивны: планирование стендов участников, их расстановка, подготовка описания и идеи спецпроектов, конкурсов, начиная с сопроводительной документации и заканчивая картинками и текстовым сопровождением.
Анализ и планирование маркетинговой составляющей – что, где, как и когда будем рекламировать, сколько это стоит и что необходимо для продвижения.
Если говорим про подготовку к осенней выставке «Формула Рукоделия», то активность в работе с участниками идет с апреля по июнь, а далее все замирает в связи с дачным сезоном, и никто не хочет работать в полную силу, приходится все тащить клещами. А вот уже когда наступает середина августа и уже поджимают все сроки сдачи макетов, согласований по стендам, рекламе, верстке каталога, тогда все начинают просыпаться, и весь вот этот массив активности и работы с участниками с полугода сжимается до 2-3 недель.
И тут начинается! У кого-то поменялся адрес, кто-то хочет другой макет, кто-то вдруг вспоминает, что у него нет логотипа и описания компании, кому-то понадобилось место в самом центре выставки или строго у входа, а ранее согласованное вдруг перестало устраивать. Очнувшись после летнего затишья, люди внезапно понимают, что до выставки остались считанные недели, начинается судорожная активность, на менеджеров обрушивается шквал вопросов… Каждый раз мы стараемся этого избежать – прописываем в условиях каждую мелочь, расписываем все сроки и дедлайны.
А теперь засекаем время… За месяц нужно перелопатить мега-объем информации, сделать множество рекламных макетов, сдать номер журнала перед выставкой, сверстать каталог выставки, собрать спецэкспозиции, сделать сбор конкурсных работ. Ко всему этому еще нужно подготовить этикетки, баннеры, плакаты, провести семинар для новичков-участников, сделать руководство для участников и другие документы в помощь экспонентам, плюс еще 93 задачи согласно плану проведения выставки. А потом начинается самое непростое.
Активизация в соцсетях и везде в интернете, а также на сайте. Например, выкладка плана мероприятий и мастер-классов, с которыми участники, порой, тоже не могут определиться до последнего момента. Сбор офисной техники, оборудования, одежды для промо-персонала, иных вещей и всего нужного для выставки, согласование многих вопросов с экспонентами, участниками «забывашками» и «опоздунами», порой, безответственными, кто в последний момент самоудаляется с выставки и удивляется, почему за отказ от участия в выставке за 3 недели не возвращается предоплата.
Наступают выходные дни перед выставкой, а мы работаем… Весь оргкомитет в сборах: готовим сумки с документами для участников выставки, дипломы подписываем и собираем в отдельные папочки и пакетики, собираем выставочное оборудование, товары из магазина. А еще мы не только организаторы, но и творцы-декораторы, поэтому мы везем «красоту» для оформления экспозиций и фотозон, которую мы специально создаем под каждую выставку, и порой доделываем все это в ночь перед открытием..."
И это не все. Продолжение опубликуем позже. Напишите в комментариях свои впечатления.