Подготовка к корпоративу должна проводится четка и последовательно — особенно, если в команде несколько сотен сотрудников. Чем раньше HR-отдел начнет готовиться, тем спокойнее пройдут финальные недели перед праздником. В этой статье разберем, что нужно сделать, чтобы организовать крупное мероприятие без спешки и лишних расходов.
1. Уточнение условий
Первым делом уточняют количество сотрудников, предполагаемый формат праздника, дату и потолок расходов. Это нужно для того, чтобы сократить количество вариантов площадок и поставщиков, а также сразу понимать реальные возможности команды. Чем точнее собрана начальная информация, тем быстрее удастся перейти к следующему этапу.
2. Подбор площадки и согласование условий
Дальше определяют варианты мест проведения. Проверяют вместимость зала, расположение, наличие оборудования и требования по безопасности. Это помогает избежать ситуаций, когда программа не помещается в зал, а подрядчики вынуждены менять планы из-за нехватки технических ресурсов. До бронирования площадки фиксируют расписание доступа в помещение, время монтажа и график работы кухни, чтобы каждый участник процесса понимал свои задачи.
3. Составление программы вечера
После выбора площадки переходят к структуре события. Продумывают последовательность блоков: музыкальная часть, интерактивы, выступления, поздравления, награждение. Это делает вечер цельным, а переходы между активностями плавными. Также учитывают скорость обслуживания гостей, работу звука и света, чтобы программа шла без задержек.
4. Работа с подрядчиками
Когда сценарий готов, HR уточняет состав команды: ведущий, звукорежиссер, фотограф, артистические группы, декораторы. С каждым подрядчиком согласуют объем задач, список оборудования, время приезда и порядок оплаты. Это дает возможность избежать разночтений и снизить риск спорных моментов в день мероприятия. Все договоренности фиксируют в рабочем документе, к которому могут обратиться и HR, и организаторы.
5. Коммуникация с сотрудниками
Чтобы сотрудники чувствовали себя вовлеченными в процесс, заранее отправляют рассылку о дате, месте и программе. Отдельно собирают данные о присутствии, предпочтениях по меню и особенностях здоровья. Это помогает точнее планировать рассадку, количество порций и нагрузку на площадку. Ремарки по дресс-коду и времени начала дают возможность гостям заранее подготовиться.
6. Логистика и навигация
Следующий этап касается перемещения гостей. Организаторы продумывают схему входа, регистрацию, расположение зон отдыха, фотозоны и помещение для хранения верхней одежды. Это делает движение людей более удобным и уменьшает очереди. Если праздник проводится вне офиса, стоит подумать о трансфере.
7. Финальный контроль перед мероприятием
Накануне события проверяют готовность площадки, оборудование, работу света, звука и наличие всех материалов. Благодаря этому можно исключить неполадки, которые могут повлиять на тайминг. Отдельный чек-лист нужен координатору, который будет присутствовать на месте: он отслеживает работу кухни, соблюдение расписания и взаимодействие между подрядчиками.
8. Координация в день праздника
Когда гости начинают прибывать, координатор контролирует регистрацию, следит за своевременным стартом программы, общается с ведущим и технической командой. Это удерживает структуру вечера в нужных рамках и снижает вероятность накладок. Наличие одного ответственного человека помогает всем участникам процесса действовать согласованно.
Каждый шаг влияет на результат
Грамотное планирование, четкая коммуникация и контроль ключевых этапов формируют основу удачного праздника. Чтобы понять, как подготовиться к корпоративу без лишних рисков, достаточно опираться на этот чек-лист и последовательно распределять задачи между участниками процесса.
Если хотите выбрать пространство для новогоднего вечера и заранее продумать, как подготовиться к корпоративу, переходите на сайт Amprio и оставьте заявку — менеджеры предложат подходящие варианты.